Von Meilenbojen und verfehlten Zielen in Projekten
Anne-Kathrin Bolender
Meilenbojen sind ein häufiges Problem im Projektmanagement. Haben Sie schon mal was von Meilenbojen gehört? Nein? Aber Sie kennen sie, bestimmt!
Gemeinsamkeiten von Meilensteinen und Gates
Meilensteine sind Ereignisse, die in der Projektplanung entweder zu Beginn oder am Ende von Projektphasen oder Aufgaben stehen. Das heisst, sie markieren entweder den Start- oder Endpunkt einer einzelnen oder mehrerer Tätigkeiten und kennzeichnen beispielsweise eine Go-/No-Go-Entscheidung oder ähnliches. Sie sind nicht über eine Dauer angelegt und werden in Plänen in der Regel durch eine Raute gekennzeichnet. Meilensteine geben der Planung eine Struktur und können auch als Zwischenziele auf dem Weg zum übergeordneten Projektziel verstanden werden. Ferner sind sie zu einem fest definierten Datum eingeplant. Meilensteine können nur von einzelnen Teammitgliedern oder Abteilungen erreicht werden, die an der jeweiligen Tätigkeit beteiligt sind. Andere Teammitglieder oder Abteilungen passieren diese Meilensteine nicht, sondern laufen sozusagen um sie herum.
Gates sind eine besondere Form von Meilensteinen, denn sie sind wie ein "Tor", durch das das gesamte Projektteam zusammen gehen muss, um mit der nächsten Projektphase starten zu dürfen. Verzögert sich das Erreichen eines Meilensteins, verfehlen Sie ein gesetztes Zwischenziel!
Bojen als besondere Form der Meilensteine
Bojen scheinen auf dem offenen Wasser zu treiben, mal hierhin, mal dahin – je nach Strömung und Wellengang kann es auch mal turbulent zugehen. Unter der Wasseroberfläche sind Bojen an langen Ketten mit dem Meeresboden verankert.
Bei „Meilenbojen“ handelt es sich eigentlich um Meilensteine, die am Ende einer Aufgabe oder Phase stehen, im Projektplan verankert und damit zu einem festen Datum eingeplant sind. Jedoch „dümpeln“ sie zeitlich ein wenig in der Terminplanung herum und niemand der involvierten Personen scheint es zu stören oder ihnen Beachtung zu schenken. Woher kommt das?
Dies kann unterschiedliche Gründe haben, beispielsweise ein nicht auf Stand gehaltener Projektplan oder eine mangelnde Priorisierung der vorangehenden Aufgabe, im Extremfall sind ihr noch nicht einmal Ressourcen zugeteilt. Vielleicht ist mit dem Meilenstein auch ein Ereignis hervorgehoben, was als Zwischenziel von untergeordnetem Interesse ist. Fakt ist, solche Meilenbojen stellen ein Risiko für ein Projekt dar. Denn bei einem richtig aufgesetzten Projektplan sind alle Aktivitäten miteinander verknüpft, vom Startmeilenstein des Projekts bis zum Endmeilenstein des Projektabschlusses. Sollte dieser Meilenstein nicht erreicht werden, wird er sich also früher oder später zum Problem für das Projektteam entwickeln. Nachfolgende Aufgaben können nicht starten und schliesslich verzögert sich das ganze Projekt. Haben Sie also eine Meilenboje entdeckt, denken Sie nicht: „Das macht ja nichts, das merkt ja keiner… .“
Was mache ich als ProjektleiterIn mit Meilenbojen?
Verschweigen Sie die Meilenboje nicht. Es ist Zeit, aktiv zu werden, je früher Sie eingreifen und diese Abweichung managen, je geringer sind die Auswirkungen auf das Gesamtziel. Aufgabe der Projektleitung ist es, dieses auftretende Desinteresse an einem Meilenstein zu hinterfragen und Massnahmen zu ergreifen, um zurück „auf Plan“ zu gelangen. So gilt es, den Projektplan zu aktualisieren und gegebenenfalls einen Projektänderungsantrag bei der Governance einzureichen.
Sollten Sie feststellen, dass eine bestimmten Aufgabe, die mit einem Meilenstein verbunden ist, nicht für das Projektziel benötigt wird, dann haben Sie auch ein Ergebnis: Ihr Plan muss überarbeitet werden, denn irgendetwas stimmt nicht und Sie verfehlen als Projektteam gesetzte Ziele. Fest steht: Meilenbojen haben im Projekt nichts verloren.
Können Sie sich erinnern, was ich Sie zu Beginn dieses Artikels gefragt habe? Sehen Sie, auch Sie kennen Meilenbojen – und jetzt haben Sie auch einen Namen dazu. Wundern Sie sich aber nicht, wenn Sie ihn nicht in der Literatur finden. Dieser Begriff ist im Rahmen eines meiner früheren Projekte entstanden, um das Phänomen klar bezeichnen zu können. Gern leihe ich Ihnen die „Meilenbojen“ aus. Viel Erfolg!
Quellen und weiterführende Informationen
Kerzner, H. (2015). Projekt Management – Ein systemischer Ansatz zur Planung und Steuerung (3. Aufl.). Wiesbaden: Vieweg und Teubner Verlag.
Kraus, G. & Westermann, R. (2014). Projektmanagement mit System: Organisation, Methoden, Steuerung (5. Aufl.). Wiesbaden: Gabler Verlag.
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