Hände mit Spielfiguren
Wie schafft man den optimalen Ressourceneinsatz? (Symbolbild)

Das Projekt ist verspätet, der Kunde drängt, die Not ist gross. Was macht das Management? Richtig, es priorisiert das Projekt und teilt zusätzliche Ressourcen ein. Endlich bekommt Ihr Projekt die nötige Aufmerksamkeit und mit zwei KollegInnen, die an einem Projekt arbeiten, dauert es nur halb so lang. Also können es doch drei KollegInnen in einem Drittel der Zeit schaffen. Vier in einem Viertel. Die Kosten für den erhöhten Personaleinsatz sind zweitrangig, schliesslich muss der Kundenwunsch erfüllt werden und die Strafzahlungen oder der Imageverlust sind deutlich teurer. Wissen Sie was? Setzen Sie fünf Mitarbeitende ein, fünf ist die optimale Zahl. Bestimmt! Oder etwa nicht?

Ressourcenmanagement als eine der Kernaufgaben des Projektmanagements

Bei einem Projektplan denken die meisten von uns erst einmal an ein sogenanntes GANTT-Chart / einen Balkenplan und wenn das GANTT-Chart erstellt ist, dann läuft das Projekt. Doch das ist ein Irrglaube. Es regelt zwar die zeitliche Abfolge, allerdings müssen Projektleitende sicherstellen, dass sie zum jeweiligen Zeitpunkt auch die richtigen Ressourcen zur Verfügung gestellt bekommen. Deshalb sind eine detaillierte Ressourcenplanung und der Einbezug der Vorgesetzten aus der Linie erforderlich.

Projektmanagementsoftware bietet die Funktionalität, dass zu den einzelnen Aufgaben auch die Ressourcen benannt werden. Des Weiteren kann eingetragen werden, ob die Ressource z.B. nur 50 Prozent der Zeit zur Verfügung steht. Dieses Einpflegen kostet zwar etwas Zeit, ermöglicht es jedoch, dass eine Ressourcenplanung über das Projekt entwickelt wird. Mit dieser ersten Ressourcenplanung ist es jetzt nicht nur möglich, dass Projektleitende mit den Projektteammitgliedern ins Gespräch kommen („Weisst du, dass du am 15. Juni für etwa drei Wochen das Arbeitspaket XY bearbeitest?“, „Schau mal bitte, ob du zu diesen Zeiten im Urlaub bist?“ usw.) und die gemeinsame Planung durchgehen, sondern auch die Linienvorgesetzten bekommen ein genaues Bild, wann ihre Mitarbeitenden mit den Projektaufgaben beschäftigt sind.

Ressourcenmanagement als iterative Aufgabe im Projekt

Ressourcen werden folglich nicht nur einmal geplant. Mit der Erstellung des Ablaufplans erhält das Team zwar einen ersten Ressourcenplan. Doch diese Planung muss bestätigt werden („Commitment“). Projektleitende müssen von den einzelnen Linienvorgesetzten die Bestätigung erhalten, dass die Ressourcen nicht anderweitig für Aufgaben mit höherer Priorität zur gleichen Zeit eingeplant sind (hierbei kann auch ein Projektportfoliomanagement hilfreich sein, was ein übergeordnetes Ressourcenmanagement durchführt, doch dies ist nicht Teil des vorliegenden Blogartikels). Sollte es der Fall sein, müssen die Rückmeldungen Eingang in die Ressourcenplanung finden, die sich dann wiederum auf den Ablaufplan und die Termine auswirkt. Damit verschieben sich andere Aufgaben und deren zugeordneten Ressourcen usw. Deshalb muss – wie die Ablauf- und Terminplanung – auch die Ressourcenplanung regelmässig überprüft werden.

Helfen zusätzliche Ressourcen bei zeitlichem Verzug?

Unabhängig von den Gründen, die zu einem zeitlichen Verzug im Projekt führen, ist es niemals sinnvoll, das Projekt auf einmal mit Ressourcen zu „überschütten“. Tritt eine Verspätung ein, werden vermehrt Ressourcen beigestellt. Dabei kann die Situation eintreten, dass Sie als Projektleitende/r Ihrem/r Vorgesetzten erklären, dass Ihnen die Ressourcen jetzt nichts mehr nützen:

  • Sie benötigen Frau Meier, denn Frau Meier hat das nötige Fachwissen. Sie wurde jedoch für ein anderes Projekt abgezogen. Herr Müller und Herr Schmitt sind zwar nette Kollegen, doch unerfahren. Sie müssten sich in die Materie erst einarbeiten. Gegebenenfalls sparen Sie also Zeit und die Qualität ist höher, wenn Sie auf Frau Meier ein bis zwei Wochen warten. Zwar ist das Projekt weiterhin verzögert, aber die Kosten für zwei Mitarbeitende fallen nicht an, beide Herren können bei anderen Projekten sinnvoller eingesetzt werden und die Qualität stimmt.
  • Herr Deliac entwirft für Sie einen Teil einer Maschine. Aufgrund von technischen Schwierigkeiten benötigt er mehr Zeit und muss sich mit der Fachabteilung Dokumentation abstimmen, die aufgrund von Ausfällen derzeit überlastet ist. Herr Hugentobler wird als weiterer Designer zur Seite gestellt. Tatsächlich kann aber nur eine Person das Teil designen. Es geht also nicht schneller. Stattdessen benötigt die Dokumentation eine Entlastung.
  • Frau Schmitt und Herr Neuner können die Teile parallel einer Qualitätskontrolle unterziehen, damit stehen sie früher einem Folgeprozess zur Verfügung. Dies macht jedoch nur Sinn, wenn sie im Folgeprozess auch anschliessend bearbeitet werden können. Ist dies nicht der Fall, reicht es aus, wenn eine Person die Prüfung vornimmt und länger braucht.

An diesen Beispielen können Sie erkennen, wie wichtig die Kommunikation im Vorfeld innerhalb der Abteilungen, aber auch gegenüber dem Projektlenkungsausschuss ist. Es bedarf nicht nur einer einmaligen Ressourcenplanung, sondern ein stetiges Ressourcenmanagement ist erforderlich. Konsequenzen aufgrund von fehlenden Ressourcen müssen früh kommuniziert werden. Dies kann auch damit verbunden sein, dass der/die Projektleitende den Mut aufbringen muss, Ressourcen abzulehnen, wenn sie dem Projekt zum gegebenen Zeitpunkt nicht (mehr) nützen. Nicht jede Aufgabe eignet sich für verstärkten Ressourceneinsatz. Schon meine Oma wusste: „Viele Köche verderben den Brei!“

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