Digitales Projektmanagement
Digital-agiles Projektmanagement als Weg in die Zukunft (Symbolbild)

Die Führung von virtuellen, multikulturellen Unternehmen und Teams gehört zur Königsdisziplin der Projektführung. Für den neuen, digital-agilen Projektmanager heisst es, mit unterschiedlichen Mentalitäten, Auffassungen und Arbeitsweisen umgehen zu können. Je nachdem kommen noch Unterschiede in den Zeitzonen hinzu, was ein zeitversetztes Denken voraussetzt. Wie ist es möglich, diese Herausforderungen zu meistern und das Projekt zum ersehnten Erfolg zu führen?

Umgang mit Prozessen: Potenzial für Konflikte und Synergien erkennen

Schauen wir das MIPO-Modell (Köppel 2008) an. MIPO steht für das multikulturelle Input- Prozess-Output-Modell.

MIPO-Modell
Abbildung: Die Logik des MIPO-Modells (nach Köppel, 2008a)

Nach meinem Verständnis möchte Köppel hier darstellen, dass, egal aus welchen Input-Kanälen, sei es Organisation, Team oder ein einzelnes Individuum, Prozesse in Form von Konflikten und Synergien entstehen können, die sich im Endeffekt auf die Leistung und Zufriedenheit (Output) der involvierten Personen auswirken. Wenn zum Beispiel in einem interkulturellen Team zu wenig oder schlecht kommuniziert wird (Input) , kommt es dadurch zu Verzögerungen und Fehlern ebenso zu virtuellen Konflikten und emotionalen Belastungen. Die Leistung und die Zufriedenheit der Teammitglieder werden dementsprechend sinken (Output).

Andererseits natürlich, kann man durch gezielte Kommunikation interkulturelle Synergien hervorrufen. Wenn man die ethischen und digitalen Grundprinzipien der Kommunikation mit multikulturellen Partnern beachtet, fühlen sich die Teammitglieder verstanden. Die Leistung und die Zufriedenheit (Output) werden dementsprechend höher sein.

Demnach kann man sagen, je nachdem wie dediziert die betriebsinterne Kommunikation unter Einhaltung der digitalen Ethik egal aus welchem Inputkanal zum Empfänger transportiert wird, kann sie einmal interkulturelle und virtuelle Konflikte auslösen - oder aber auch interkulturelle und virtuelle Synergien erzeugen. Sozusagen wie in einer Positiv-negativ-Matrix.

Umgang mit Menschen: Keine Angst vor dem Unbekannten

Virtuelle Teams, die auch als "Peopleware des 21. Jahrhunderts" (Lipnack und Stamps, 2000) bezeichnet werden, haben einen grossen Stellenwert in der digitalen Arbeitswelt erlangt und sind nicht mehr wegzudenken. Als virtuelle Teams bezeichnet man Teams, die jegliche Begrenzungen einer Firma überschreiten und neueste Technologien im Bereich Cloud, SaaS sowie weitere Tools zur Kommunikation einsetzen, um die Zusammenarbeit auf Entfernung zu gewährleisten. Multikulturelle, virtuelle Teams werden so genannt, wenn mindestens drei Teammitglieder eine unterschiedliche, nationale Herkunft haben.

Das Managen virtueller, multikultureller Teams stellt eine grössere Herausforderung an den Projektmanager dar als das Managen statischer Teams vor Ort. Das bedeutet zum einen mit der Sprache zurechtzukommen, die ja zum Glück zu 80 Prozent Englisch ist. Zum anderen gilt es, mit verschiedenen kulturellen Identitäten zusammenzuarbeiten, dies mit der zugehörigen Portion Einfühlungsvermögen sowie Durchsetzungskraft. Es erfordert sehr ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen, die der Projektmanager mitbringen muss. Die persönlichen Skills stehen hierbei im Vordergrund.

Umgang mit Tools: Die Nadel im Heuhaufen finden

Im früheren Projektmanagement hatte man Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio und wenn richtig viel Geld vorhanden war, MS Project. Inzwischen hat sich die die Suche nach dem genau richtigen Tool um 25‘000+ neuen Tools erweitert. Für welche soll man sich nun entscheiden, worin muss man sich auskennen?

Fest steht, dass nicht alle Standardtools den heutigen Standard erfüllen und/oder ausreichen, um Projekte in der Digitalisierung zu managen. Allein die Tools als SaaS (Software as a Service) sind in der Anzahl enorm gewachsen, und webbasierte Tools, welche die Daten in der Cloud speichern genauso. Ebenfalls steht fest, dass man keine eindeutigen Empfehlungen bezüglich adäquater Tools geben kann. Lediglich kann ich meine persönlichen Favoriten nennen und die Wahl begründen. Meine absoluten Spitzenreiter sind in Kursivschrift wiedergegeben. Legen wir also los:

Klassische Tools

  • MS Visio – sehr gutes Tool zur Ablauf- und Prozessdarstellung
  • Atlassian Jira/Confluence – mit Confluence kann man eine komplette Wiki-Struktur erstellen
  • BCS Projektron – massives Tool mit Prince2, Scrum und weiteren integrierten Methoden
  • MS Power Point – bewährt und okay, ja, es gibt bessere, jedoch bin ich damit zufrieden
  • MS Excel – eventuell mit Power-BI ersetzen, jedoch ist Excel ein Klassiker
  • MS Outlook mit Google Calendar-PlugIn – weit verbreitet und immer noch gut
  • MS Project – erwähnenswert, aber Agantty ist schlanker und verständlicher

Webbasierte Tools

  • Draw.io – sehr gutes Visio-Ersatz-Tool, lizenzfrei
  • Google Calendar – super Kalender mit vielen Verbindungsmöglichkeiten
  • LinkedIn – DAS Berufsnetzwerk schlechthin
  • Agantty.com – klasse Visio-Ersatz ohne Lizenzkosten
  • Atlassian Confluence – gutes Funktionstool mit Wiki, Mailfunktion und mehr

Apps

  • Adobe Photoshop – Flatrate-Powertool zum Grafiken erstellen, bearbeiten, usw.
  • Doodle – Termine und Kurzumfragen in kürzester Zeit eintüten – genial
  • MS Teams – die Confluence Konkurrenz von MS – ziemlich gut, schwerere Handhabung
  • Skype – Skype for Business ist Bestandteil von MS Teams
  • Zoom – sehr gutes Onlinemeeting-Tool mit vielen Funktionen
  • Cisco WebEx – wie Zoom, aber eben Cisco 😊
  • Inkscape - Photoshop in klein
  • WhatsApp – schnellstens Nachrichten und wichtige Infos kommunizieren
  • WeTransfer – grosse Datenmengen sicher transferieren

Zu empfehlen wäre da noch Onepoint, allerdings ist dies mit verschiedenen Lösungsbausteinen ähnlich wie ServiceNow.

Mit Sicherheit gibt es weitaus bessere und schnellere Tools. Das schreit förmlich nach einem weiteren Blogbeitrag über Tools, die das Projektleben erleichtern, ohne eine Freikarte für den Schuldenberg zu lösen. Das war es erst einmal von mir zum Thema digital-agiles Projektmanagement und wie sich der zukünftige Projektmanager aufstellen sollte. Ich bin gerne für Fragen und Anregungen offen, schätze auch den Austausch über Zoom und WhatsApp. Vielen Dank für Ihr Interesse und ich darf an der Stelle auf mein Fachbuch hinweisen, welches im November erscheinen wird, mit dem Titel "Projektmanagement und Agilität". Bis dahin alles Gute und bleiben Sie gesund.

Euer
Torsten Hollerbach

Lesen Sie auch:

Teil 1: Der neue, digital-agile Projektmanager – Managen virtueller Unternehmen und Teams im Projekt
Teil 2: Der neue, digital-agile Projektmanager – Kompetenzenmix

Quellen und weiterführende Informationen

App, S. (2013). Virtuelle Teams. Freiburg: Haufe-Lexware.

Arnold, O. & Härtling, M. (1995). Virtuelle Unternehmen: Begriffsbildung und -diskussion. Inst. für Wirtschaftsinformatik.

Köppel, P. (2008a). Empirische Modellbildung: Das MIPO-Modell. In: Konflikte und Synergien in multikulturellen Teams: Virtuelle und face-to-face-Kooperation (S. 275–300). Wiesbaden: Springer Gabler Verlag.

Köppel, P. (2008b). Konflikte und Synergien in multikulturellen Teams. Wiesbaden: Springer Gabler Verlag.

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