Wenn Mitarbeitende im Homeoffice bleiben wollen (1/2)

Was passiert mit dem Konzept Homeoffice, wenn Angestellte mit der schrittweisen Lockerung nach und nach wieder ins Büro zurückkehren dürfen? Löst sich dieses Arbeitsmodell wieder auf? Oder wird es womöglich zum neuen Standard?

Eins ist klar: Was lange vielerorts als eine Art "Sonderstatus" für bestimmte Beschäftigtengruppen und Tätigkeitsbereiche galt, wurde praktisch über Nacht zur weitverbreiteten Arbeitsform – das Arbeiten im heimischen Büro. Während der Hochblüte von Corona arbeiteten in der Schweiz gemäss einer Online-Befragung (vom 3. bis 20. April 2020) der Universität St. Gallen mehr als die Hälfte der Befragten fünf Tage in der Woche von zu Hause aus. Vor der Krise waren es lediglich vier Prozent. Und: Nur fünf Prozent der Befragten arbeiteten während dieser Zeit gar nicht von zu Hause aus

Trotz Lockerungen ist vielerorts immer noch Homeoffice angesagt

Trotz der schrittweisen Lockerung des Bundesrates - auch bezüglich Homeoffice - arbeiten zurzeit längst nicht alle wieder vor Ort. So gibt es Unternehmen, in welchen abwechslungsweise jeweils nur ein Teil der Belegschaft im Büro und der andere Teil von zuhause aus arbeitet. Anderorts wird Homeoffice vom Arbeitgeber gar bis Ende Jahr verordnet. Natürlich gibt es Arbeiten, die nur vor Ort ausgeführt werden können. Hier gilt es, Absprachen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden zu treffen und darauf zu achten, dass Schutzkonzepte inklusive Hygiene- und Vorsichtsregelungen eingehalten werden.

Haben Mitarbeitende Homeoffice schätzen gelernt?

Vermutlich gibt es Mitarbeitende, die es kaum erwarten können, wieder ins Büro zurückkehren zu dürfen und sich von Angesicht zu Angesicht ohne den Filter des PC-Bildschirms auszutauschen. Als grösste Herausforderung im Homeoffice wird nämlich der Mangel an persönlicher Interaktion gesehen, wie eine Umfrage von Deloitte (2020) zeigt. Obwohl die meisten (70 Prozent der Befragten) das Arbeiten von zuhause aus als genauso produktiv oder noch produktiver beurteilen, halten es weniger als die Hälfte (40 Prozent) für ziemlich bis sehr wahrscheinlich, dass sie nach Corona mehr von zuhause aus arbeiten werden.

Demgegenüber offenbart eine Studie der FHNW und ZHAW, dass ein grosse Mehrheit (70 Prozent) sich im heimischen Büro wohl oder sehr wohl fühlt und auch nach der Krise daheim arbeiten möchte. Gründe dafür sind die gewonnene persönliche Autonomie und die enge Einbindung ins Team.

Was heisst das für Unternehmen, wenn Angestellte nicht mehr ins Büro kommen wollen?

Wo das Arbeitsmodell Homeoffice während der Krise funktioniert hat, wird es wahrscheinlich auch nachher funktionieren. Für Arbeitnehmende gibt es zwar keinen gesetzlichen Anspruch, ihre Arbeit im heimischen Büro leisten zu dürfen. Dennoch tun Unternehmen gut daran, die positiven Effekte der verordneten Homeoffice-Arbeit sich zunutze zu machen und zu überlegen, ob sie diese Arbeitsform bzw. Mischformen auch nach Corona ermöglichen wollen. Werden Sie sich also klar:

• Was genau wollen Sie vom Corona-Homeoffice-Modell übernehmen und wovon möchten Sie sich verabschieden?
• Welche Arbeiten können nach wie vor im Homeoffice ausgeführt werden?
• Trauen Sie den Mitarbeitenden (nach wie vor) zu, dass sie eigenverantwortlich arbeiten?
• Mit welchen Arbeitsformen lässt sich Zeit sparen bzw. die Produktivität und Zufriedenheit erhöhen?
• Sollen Mitarbeitende nur an festgelegten Wochentagen oder komplett zu Hause arbeiten dürfen?
• Bieten Sie eine flexible Lösung an mit einen Kontingent an frei wählbaren Homeoffice-Tagen?
• Können Sie begründen, warum manche Mitarbeitende unabhängig von Ort (und Zeit) arbeiten dürfen und manche nicht?
• Passt Ihre Führungskultur zum gewählten Arbeitsmodell? Können Führungskräfte trotz physischer Distanz Mitarbeitende für gemeinsame Ziele begeistern und ein Gefühl der Nähe vermitteln?

Homeoffice mündlich oder schriftlich regeln?

Theoretisch können Arbeitgeber mit Arbeitnehmenden Homeoffice-Regeln mündlich vereinbaren. Je mehr geregelt werden muss bzw. je individueller die Vereinbarungen mit einzelnen Mitarbeitenden, desto eher empfiehlt sich aus rechtlichen Gründen sowie aus Gründen der Transparenz, das Homeoffice-Modell schriftlich festzuhalten. Dies nicht nur als Grundsatz in einem Personalreglement oder Gesamtarbeitsvertrag, sondern auch in Form von Rechten und Pflichten im Arbeitsvertrag der einzelnen Mitarbeitenden:

• Fester oder geteilter Arbeitsplatz
• (Maximales) Pensum, das im Homeoffice geleistet wird
• Arbeitstage/-zeiten m Homeoffice
• Einhaltung Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Pausenzeiten, Verbot der Arbeit an Sonn- und Feiertagen
• Bereitstellen von Arbeitsgeräten (Laptop, Drucker, Büroeinrichtungsgegenstände) und Material (Papier, Druckerpatronen)
• Allfällige finanzielle Entschädigung für Arbeitsmittel
• Geheimhaltungspflicht
• Erreichbarkeiten
• Teilnahme an Sitzungen
• Reaktionszeiten auf E-Mails, Telefonate

Haben Sie Homeoffice als Arbeitsmodell im Unternehmen implementiert, heisst das noch lange nicht, dass es zum Selbstläufer wird. Erst gilt es, die spezifischen Herausforderungen in der Führung von örtlich voneinander getrennten Mitarbeitendnen zu meistern. Mehr dazu lesen Sie im zweiten Teil diese Beitrags: Wie Sie gleichzeitig analog und digital führen.

Quellen und weiterführende Informationen

Bruch, H. & Meifert, M. (2020). Nur das Naheliegende wird umgesetzt. Zukunft Personal.

Buch, H. & Meifert, M. (2020). New Work und New Culture Index vor und während der Corona-Krise.

Deloitte. (2020). Wie COVID-19 unseren Alltag beeinflusst: Das Virus sorgt für einen starken Home-Office-Schub.

Klopfer, R. (2020). Coronavirus und Arbeitsrecht. Kalaidos Blog.
 
Schulte, V. Steinebach, C., Verkuil A., Hübenthal, S. (2020). Zur Umstellung auf Homeoffice in der Schweiz während der Covid19-Krise. Studie der FHNW und ZHAW.

SECO (2019). Arbeiten zu Hause – Homeoffice.

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