Digitale HR-Transformation: Wie sie ganzheitlich gelingt (4/4) HR-Systeme und -Projekte Teil 3

Im letzten Blogbeitrag «HR Road Map» habe ich erläutert, wie man zu einem realistischen Umsetzungsplan zur Erreichung des angestrebten «HR-Zielbildes» kommt. Leider erfolgt die Umsetzung des Zielbildes, angefangen mit der Auswahl der passenden HR-Systeme, oft wenig strukturiert und faktenbasiert. Auch wird meist unterschätzt, welche Ressourcen und Skills notwendig sind, um die geplanten HR-Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen. Dieser Eindruck wird  vielfach durch die Anbietendenden von HR-Systemen zusätzlich untermauert. Sie suggerieren ihren potenziellen Kunden und Kundinnen ganz nach dem Motto «Plug an Play», dass sie mit dem Kauf einer neuen HR-Software auf einen Schlag über «state-of-the-art» digitale HR Prozesse verfügen. Dem ist leider nicht so!

Basierend auf der Business-Engineering-Methodik PROMET und meiner langjährigen Erfahrung habe ich eine praxiserprobte Tool-Box entwickelt, um eine solide technische Infrastruktur zu gestalten, HR-Systeme zielführend zu evaluieren und Projekte erfolgreich zu Ende zu bringen. Was es braucht und welche Stolpersteine es zu umschiffen gilt, damit die HR-Transformations-Reise von Erfolg gekrönt wird und das Unternehmen nachhaltig profitiert, wird in diesem Beitrag erläutert.

HR-IT-Architektur

"Die Investition in ein leistungsfähiges HR-System ist nicht nur eine kurzfristige Ausgabe, sondern eine langfristige Einlage in das wichtigste Kapital eines Unternehmens – die Mitarbeitenden."

Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung bildet eine ganzheitliche HR-IT-Architektur. Darauf aufbauend folgt die Auswahl der passenden HR-Systeme und deren Einbettung in die Ziel-IT-Landschaft des Unternehmens. Last but not least gilt es, die richtigen Personen / Skills zusammenzustellen und zu einem schlagkräftigen Team zu formen.

Selten kann man bei der Einführung von neuen IT-Systemen auf der grünen Wiese starten. Umso wichtiger ist es zu wissen, welche IT-Systeme für welche HR-Prozesse bereits im Einsatz sind und wie eine zukünftige HR-IT-Zielarchitektur aussehen soll. Eine klassische HR-IT-Architektur besteht oft aus diesen drei Systemtypen:

• Administrationssystem: deckt die klassischen administrativen Prozesse wie Payroll und Zeitwirtschaft ab.
• Talentsystem: deckt sämtliche Prozesse des Employee Lifecycle ab und dient als HR-Portal für alle Mitarbeitenden.
• Archivsystem: bietet eine rechtssichere digitale Archivlösung für sämtliche Personalakten.

To Do

• Dokumentieren Sie mit einer Prozess- / IT-System-Matrix, welche HR-Prozesse bereits mit welchen HR-Systemen unterstützt werden.
• Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrer IT ein umfassendes Bild Ihrer zukünftigen HR-IT-Architektur und dokumentieren Sie es sorgfältig. Identifizieren Sie unveränderliche Rahmenbedingungen und legen Sie die wesentlichen Kriterien fest, die neue IT-Systeme erfüllen müssen, um sich nahtlos in die IT-Landschaft Ihres Unternehmens zu integrieren.
• Definieren Sie klar, ob Sie eine „Best of Suite“-Architektur anstreben, bei der ein umfassendes HR-System sämtliche HR-Prozesse abdeckt, oder ob Ihre HR-IT-Zielarchitektur eher auf eine „Best of Breed“-Strategie hinausläuft. Bei Letzterer wird Ihr bestehendes HR-System gezielt durch integrierte HR-Lösungen für spezifische HR-Prozesse ergänzt.

Es ist entscheidend, dass diese Überlegungen in Zusammenarbeit mit Ihrer IT erfolgen, um sicherzustellen, dass die gewählte Architektur nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch flexibel genug ist, um künftige Entwicklungen und Anforderungen zu berücksichtigen zu können.

Evaluation HR-System

Die Auswahl der richtigen HR-Systeme ist im heutigen äusserst dynamischen HR-Tech-Markt sehr komplex und anspruchsvoll. Zahlreiche Anbietende buhlen um die Gunst der Kunden und Kundinnen und neue HR-Tech-Start-ups schiessen wie Pilze aus dem Boden. Diese Dynamik wird durch den aktuellen KI-Hype noch massiv verstärkt.

Aus Anwenderoptik wünscht man sich meist einen einzigen Anbietenden, welcher Lösungen für sämtliche HR-Prozesse bietet. Obwohl in den vergangenen Jahren die Zahl der sogenannten «Best of Suite»- oder «All in One»-Anbietenden durch Weiterentwicklungen oder Akquisitionen stetig gewachsen ist, muss man leider konstatieren, dass die vielzitierte «eierlegende Wollmilchsau» auch bei den HR-Systemen nicht existiert. So hat jeder Anbietende bezogen auf die Abdeckung der grossen Vielfalt an HR-Prozessen seine Stärken und Schwächen.

Es gibt nicht das beste HR-System. Es gibt nur HR-Systeme, welche besser oder weniger gut zum Unternehmen und zur Umsetzung des definierten HR-Zielbildes passen. Dies macht eine fundierte, strukturierte Evaluation umso wichtiger.

To Do

• Erstellen Sie ein Pflichtenheft mit einem strukturierten Anforderungskatalog mit den wichtigsten funktionalen und technischen Anforderungen. Es lohnt sich, etwas Aufwand in einen fundierten Evaluationsprozess zu stecken. Holen Sie sich bei Bedarf extern Unterstützung. Ein falscher Entscheid wird Sie später ein Vielfaches teurer zu stehen kommen. Hier können Sie ein Template eines Pflichtenheftes mit einer klassischen Struktur herunterladen und mit Ihren spezifischen Anforderungen ergänzen.
• Erstellen Sie ein Bewertungsschema, indem Sie die Hauptkriterien gewichten und die einzelnen Anforderungen zwischen «need to have» und «nice to have» differenzieren. So können Sie Ihre subjektive persönliche Einschätzung mit einer quantitativen, objektiven Bewertung zu ergänzen.
• Definieren Sie den Evaluationsprozess. Ein klassisches Vorgehen startet mit einer Longlist von fünf bis sechs Anbietenden. Daraus wird aufgrund der Beurteilung der eingereichten Angebote und der Beantwortung des Pflichtenheftes eine Shortlist von drei bis vier Anbietenden erstellt. Diese werden dann zu Präsentationen eingeladen. Definieren Sie, welche Stakeholder zur Beurteilung der Lösungspräsentationen eingeladen werden. Es empfiehlt sich, wichtige Vertreter:innen ihrer HR-Kundschaft miteinzubeziehen. Hier finden Sie eine Übersicht über HR-Lösungen im deutschsprachigen Raum grob kategorisiert nach dem Abdeckungsgrad der HR-Prozesse (Speziallösung vs. Komplettlösung) und der Zielgruppe in Bezug auf die Unternehmensgrösse (kein Anspruch auf Vollständigkeit).

Im Bereich der Speziallösungen ist, wie bereits erwähnt, der HR-Tech Markt sehr dynamisch und es gibt unzählige Tools angefangen beim Zeugnisgenerator über E-Learning, Mitarbeiterempfehlung, Candidate Relationship Management, asynchrone Videointerviews, Assessments, CV-Scoring bis hin zur KI-basierten Führungsunterstützung und Feedback-Tools. Hier empfehle ich, sich im Internet über die aktuellsten Tools zu informieren und ausführlich Research zu betreiben.

HR-Projektmanagement und Change Management

Werden Sie sich bewusst, dass Ihre HR-Organisation aus zwei grundsätzlich unterschiedlichen Bereichen besteht: die Alltags-Arena (Run the Business), welche das operative HR-Tagesgeschäft sicherstellt und die Transformations-Arena (Change the Business), welche die HR-Transformationsreise gestaltet, begleitet und gemeinsam mit dem operativen HR-Team umsetzt. In diesen beiden Arenen sind grundsätzlich unterschiedliche Skills und Kompetenzprofile gefragt. Verfügen Sie in Ihrem Team über die notwendigen Ressourcen in Form von Kapazität und Skills, um die HR-Transformationsreise erfolgreich zu gestalten?

Je kleiner die HR-Organisation, desto grösser ist die Herausforderung, dieser Tatsache gerecht zu werden. Über die richtigen Ressourcen in Form von Kapazität und Skills zu verfügen, bleibt jedoch der zentrale kritische Erfolgsfaktor, egal wie gross das Unternehmen ist.

Ein professionelles Projektmanagement ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Umsetzungsprojekt. Dieses steht und fällt mit der Kompetenz des Projektleiters bzw. der Projektleiterin und des ganzen Projektteams.

Wichtiger Teil der Transformationsreise ist es, mittelfristig technologie- und projektaffine Ressourcen aufzubauen, welche nach der Einführung der neuen HR-Systeme die Ownership für den Unterhalt und die Weiterentwicklung im operativen Betrieb übernehmen.

To Do

• Stellen Sie sicher, dass Ihre HR-Organisation über die notwendigen Kompetenzen für eine erfolgreiche Reise in die digitale HR-Welt verfügt.
• Versichern Sie sich selbstkritisch, ob Sie die Rollen der Projektleitung und der zukünftigen Systemverantwortung aus Ihren eigenen Reihen kompetent besetzen können. Holen Sie sich bei Bedarf externe Unterstützung, um anstehende Projekte zu coachen und die notwendigen Skills schrittweise intern aufzubauen. Es gibt genügend gute Gründe, um für das entsprechende Budget zu argumentieren.
• Steuern und überwachen Sie Ihre HR-Transformationsprojekte mit einem professionellen Projektportfolio-Management. So behalten Sie den Überblick über den Fortschritt und kritische Abhängigkeiten auf Ihrer Transformationsreise.
• Last but not least vergessen Sie nie Ihre HR-Kunden bzw. -Kundinnen und Stakeholder. Eine regelmässige und transparente Kommunikation an Mitarbeitende und Führungskräfte sowie der stetige Einbezug der zentralen Stakeholder stellt sicher, dass die geplanten Veränderungen positiv aufgenommen werden und die Erwartungshaltung richtig gesetzt wird. Denn nur Veränderungsvorhaben, welche im Unternehmen auf grosse Akzeptanz stossen, werden nachhaltig Nutzen generieren und den Unternehmenserfolg sicherstellen.

Fazit

Die Blogbeiträge HR-Zielbild und HR Road Map haben aufgezeigt, wie Sie die zentralen Grundsteine für Ihre HR-Transformationsreise erarbeiten. Mit diesem Beitrag schliesse ich die Blogbeitragsserie «HR-Transformation, wie sie ganzheitlich gelingt» mit folgendem Zitat ab.

"Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige, die am besten auf Veränderungen reagiert.“

Besser als mit diesem berühmten Zitat von Charles Darwin kann man die Wichtigkeit, die digitale HR-Transformation rechtzeitig und konsequent anzupacken nicht ausdrücken.

Eine ganzheitliche, zielgerichtete und professionell umgesetzte digitale HR-Transformation ist der Schlüssel zu einer starken Arbeitgebermarke. Kein Unternehmen wird sich künftig noch leisten können, in Bezug auf Arbeitgeberattraktivität nur medioker zu sein.

Falls nicht schon geschehen, packen Sie das Thema lieber früher als später an, holen Sie sich bei Bedarf externe Unterstützung, diese wird sich mehrfach auszahlen und starten Sie Ihre Reise in die digitale HR-Welt jetzt.

Hier finden Sie alle bisherigen Beiträge der Serie «Digitale HR-Transformation: Wie sie ganzheitlich gelingt»:

HR-Transformationskompass schafft Orientierung Teil 1  

HR-Zielbild (Big Picture / Vision) Teil 2

HR Road Map Teil 3

Wie packen Sie, liebe Leserin, lieber Leser, das allgegenwärtige Thema digitale HR-Transformation an? Ich freue mich auf Ihr Feedback. Gerne gehe ich auf Ihre Fragen ein und freue mich auf einen inspirierenden Austausch.