Organisationsberatung bei der Zollverwaltung [CAS-Arbeit]

Im Rahmen ihrer Abschlussarbeit zum Studiengang zum CAS FH in Organisationsentwicklung und -beratung (CAS OE) hat Christine Wälchli in der Rolle als Beraterin einen Stellenabbau im Verarbeitungszentrum der Zollverwaltung begleitet. Im Interview mit Irene Willi, Content Managerin des Instituts für Leadership und HR, berichtet Wälchli, wie sie ihr neu erworbenes Wissen aus dem Studiengang praktisch anwenden konnte. Dabei stellt sie fest, wie wirksam ein nach den Grundsätzen der Organisationsentwicklung (OE) strukturierter Veränderungsprozess sein kann – und insbesondere, wie wertvoll sich die Zusammenarbeit für die betroffenen Mitarbeitenden und Führungskräfte mit der OE-Beraterin gestaltet hat.

Christine Wälchli, was ist der Hintergrund dieses Veränderungsprojekts und was ist Ihr persönlicher Bezug dazu?

Im Verarbeitungszentrum der Zollverwaltung fällt durch die Umstellung auf den elektronischen Versand die Arbeit für den Output und den Versand von Belegen in Papierform komplett weg. Sämtliche Stellen der 13 Mitarbeitenden des Verarbeitungszentrums werden darum abgebaut. Der Arbeitgeber bietet ihnen andere Stellen im Aussendienst an (siehe Abbildung 1). Diese sind nicht mehr im Bürobereich sondern an Grenzübergängen (siehe Abbildung 2) angesiedelt, mit unregelmässigen Arbeitszeiten, komplett anderen Aufgabenbereichen und Anforderungen. Für die betroffenen Mitarbeitenden bedeutet diese Massnahme, trotz der Aussicht auf ein neues Stellenangebot, eine einschneidende Veränderung, der sie ablehnend gegenüberstehen.

Grenzzollstelle: In diesen Kabinen werden Zollassistentinnen und Zollassistenten unter anderem eingesetzt (Abbildung 2).

Als HR-Verantwortliche bin ich bei der personalrechtlichen und administrativen Umsetzung dieses Projektes involviert. Weil ich zeitgleich das CAS OE besuchte, konnte ich mich auch als OE-Beraterin einbringen. Mein Ziel war es, die betroffenen Mitarbeitenden so zu begleiten, dass sie in der beruflichen Veränderung eine Chance erkennen können.

Wie haben Sie es geschafft, die Ängste und Widerstände der Mitarbeitenden abzubauen und eine vertrauensvolle Atmosphäre zu erzeugen?

Veränderungen brauchen Zeit. Diese haben sich Führungskräfte, der Projektverantwortliche, ein Mitarbeiter einer Grenzzollstelle sowie die Mitarbeitenden des Verarbeitungszentrums für eine gemeinsame Kick-off-Veranstaltung genommen. Ein wichtiger Teil der Veranstaltung war die umfassende Information über das Projekt und die geplante Umsetzung.

Besonders eindrücklich waren die Verbundenheit und der positive Einfluss auf die Atmosphäre, die durch eine kurze Intervention zur gemeinsamen Geschichte aller Anwesenden entstand. Konkret war das eine Aufstellung aller Teilnehmenden auf einer Timeline, je nachdem an welchem Zeitpunkt sie zum ersten Mal mit dem Verarbeitungszentrum in Kontakt getreten waren. Die Teilnehmenden erhielten so Stimmen und Gesichter. Es entstand ein gemeinsames Bewusstsein und eine Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Kader.

Nach dem Grundsatz „Betroffene zu Beteiligten machen“ konnten die Mitarbeitenden des Verarbeitungszentrums anschliessend ihre Ängste äussern und ihre Bedürfnisse für einen erfolgreichen Wechsel in die neuen Funktionen in einer Gruppenarbeit aufschreiben. Damit gelang es, die Energie in die Zukunft zu richten und eine eigenverantwortliche und aktive Rolle zu übernehmen.

Die individuellen Zukunftsvorstellungen legten die Mitarbeitenden einige Tage nach der Kick-off-Veranstaltung in Einzelgesprächen dar.

Welches sind die zentralen zwei, drei Erkenntnisse Ihrer Arbeit?

Die Begleitung und Gestaltung eines Veränderungsprozesses nach den Grundsätzen der OE hat sich auf eindrückliche Weise bewährt. Die Art und Weise, wie Unternehmen Veränderungsprozesse begleiten, widerspiegelt deutlich ihre Kultur und insbesondere den Stellenwert, den sie ihren Mitarbeitenden einräumen. Die erzielte Innen- und Aussenwirkung ist erheblich.

Was haben Sie anhand dieses Beratungsprojekts für Ihre zukünftige Rolle als OE-Beraterin gelernt?

Die Begleitung des Veränderungsprojekts hat mir den praktischen Nutzen der Weiterbildung konkret vor Augen geführt. Es wurde mir aber auch bewusst, wie vielschichtig und komplex Organisationsentwicklung sein kann und wie wichtig deshalb der Austausch mit Mitstudierenden und erfahrenen Beratenden ist. Das Bewusstsein für die Bedürfnisse von Menschen in Veränderungen hat mich neben dem beruflichen Nutzen auch in meiner persönlichen Entwicklung weitergebracht.

Ich danke Ihnen herzlich für das Gespräch.

Christine Wälchli, Absolventin CAS FH in Organisationsentwicklung und -beratung