Wie Unternehmen Smart Working einführen

Alles deutet darauf hin, dass der Arbeitsplatz der Zukunft kein fester Ort mehr ist, sondern flexibel wählbar sein wird. Video-Kollaborationen ermöglichen schon jetzt eine ortsunabhängige Zusammenarbeit, flexible Arbeitszeiten, ja sogar Arbeiten aus flexiblen Destinationen. Eine von Steelcase durchgeführte Studie vermutet, dass ein positiver Zusammenhang zwischen Engagement und Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung besteht. Ein Grund mehr für Unternehmen, über die Einführung von sogenannten Smart Working Areas nachzudenken, das heisst, den Mitarbeitenden eine Art tägliche freie Platzwahl zu ermöglichen.

Pilotprojekt bei der Credit Suisse

Die Credit Suisse hat bereits vor einigen Jahren ein "Smart Working"-Pilotprojekt gestartet und Teile ihrer Arbeitsflächen in verschiedene „Zonen“ umgestaltet und damit eine neue Kultur geschaffen. So befinden sich die Teammitglieder in der Regel in ihrer farblich gekennzeichneten „Homebase“. Jederzeit kann man aber zum Beispiel im „Business Garden“, ein Bereich, der in verschiedenen Grüntönen und mit vielen Pflanzen gestaltet ist, in der „Quiet Area“ (wie der Name vermuten lässt, eine Ruhezone), in der Projekt-Area, in der gemütlichen Lounge, am „Töggelikasten“ oder in der „Coffee Area“, welche einer Bar gleicht, seiner Kreativität freien Lauf lassen.

Was verändert sich für Mitarbeitende in "Smart Working"-Zonen?

• Arbeitsplatz: Es wird kein fester Arbeitsplatz mehr zugeteilt, ebenso erfolgt keine Arbeitsplatzvergabe mehr aufgrund von Status und Hierarchie.
• Neue Einstellung: Es gibt kein „mein Arbeitsplatz“ mehr, nur noch „unser Büro“.
• Freie Platzwahl: Jeder wählt den Arbeitsplatz, der am besten zur jeweiligen Aufgabenstellung passt.
• Papierlos: Diese Flexibilität setzt voraus, dass auch der Arbeitsstil angepasst wird. In der Regel befindet sich nur noch ein Drucker in der Mitte der Räumlichkeiten.
• Ablage: Ein kleiner Schrank dient für Persönliches, für das Team stehen ein paar Teamschränke zur Verfügung, welche man sich teilt.

Was bedeutet das für die Mitarbeitenden?

•  Änderung der Kommunikation: Spontane Kommunikation wird vereinfacht (etwa durch interne Chatprogramme), traditionelle Kommunikation hingegen muss neu überdacht werden.
• Technologie: Neue IuK-Technologie wird verstärkt eingesetzt. Outlook, Kommunikation via Lync, VoIP, OneNote etc. sind Standard, zudem verfügt jede/r Mitarbeitende über Laptop und Headset.
• Verhaltensregeln: Einige Regeln müssen erstellt und befolgt werden, damit das gemeinsame Arbeiten erfolgreich funktioniert. Zum Beispiel muss die „Quiet Area“ als solche respektiert und die Lautstärke angepasst werden.
• Führungsstil: „Führen auf Sicht“ hat ausgedient. Geführt wird mehrheitlich dezentral und bilateral und mit permanentem Zielmonitoring.

Quelle: Arbeiten 4.0 – virtuelle Teams der Zukunft

Wie gelingt ein erfolgreicher Kulturwandel in Richtung Smart Working?

Insgesamt vollzieht eine Firma durch eine solche Veränderung nicht nur einen Umzug sondern vielmehr einen Kulturwandel. Für das Gelingen eines solchen Projektes bedarf es daher zunächst eines gemeinsamen Verständnisses für die Profitabilität und einer Vision von neuen (und mutmasslich auch besseren) Arbeitsumgebungen. Das Management sollte als massgeblicher Treiber und Kommunikator („Top Down Approach“) fungieren. Es ist zudem essentiell, die betroffenen Mitarbeitenden zu Beteiligten zu machen und sie beispielsweise durch regelmässige Informationsveranstaltungen miteinzubinden und ihnen auch ein umfassendes Mitspracherecht zu gewähren. So kann die neue Raumgestaltung und auch das Regelwerk gemeinsam erarbeitet werden. Für den Einsatz von neuen Technologien eignen sich Coaching oder Reverse Coaching besonders gut.

Auch empfiehlt es sich, ein vollzogenes Projekt nicht mit dem Einzug in das neue Arbeitsumfeld als abgeschlossen zu betrachten. Bindet man die Mitarbeitenden in Form von Feedbackrunden ein, können Optimierungen umgesetzt, beziehungsweise die Key Learnings auch für Folgeprojekte (zum Beispiel in anderen Abteilungen) genützt werden.

Auch wenn Konzepte wie Smart Working mit viel Begeisterung vorangetrieben werden, wird das Thema durchaus kontrovers diskutiert. Studien, die angebliche Vorteile flexibler Arbeitsplätze klar bestätigen, stehen noch aus.

Quellen

• Work Smart Initiative: http://work-smart-initiative.ch/media/36147/work-smart_leitfaden-fuehrungskraefte_de.pdf
• Steelcase Global Report: http://www.wsa.ch/de/wissen/steelcase-global-report

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Schauen Sie sich ein spannendes „Smart Working“-Konzept live an! Erleben Sie mit uns einen Mix aus Expertenvortrag zum Thema Smart Working, eine Führung durch die Smart Working Area der Credit Suisse sowie einen gemeinsamen Workshop. Wir freuen uns auf Sie an unserem nächsten Praxisgespräch „Digitalisierung in der Arbeitswelt & Smart Working“ im Rahmen des CAS FH in Organisationsentwicklung und –beratungam Freitag, 07.04.2017 von 13:00 bis 16:30 Uhr mit anschliessendem Apéro.