Das Büro der Zukunft nach der Pandemie Ein Workhack der Kalaidos Fachhochschule

Die Frage stellt sich seit Corona immer mehr: Wie wollen wir künftig arbeiten und wo? In der Tat haben viele Menschen während de Pandemie ihre Prioritäten neu sortiert. Während die einen ihre Tätigkeitsfelder verlassen, um sich ganz neu zu verwirklichen, haben andere es schätzen gelernt, ihre Arbeit im Homeoffice oder an x-beliebigen Orten zu verrichten. Dass es sich dennoch lohnt, ins Büro zu kommen, ist klar, denn Ideen für Innovationen entstehen oft erst durch zufällige und absichtslose Begegnungen. Hierfür müssen Unternehmen Raum schaffen. Wie dieser aussehen kann und welcher Nutzen sich daraus für Arbeitnehmende und Arbeitgebende ergibt, zeigte Dr. Annina Coradi, Expertin für New Work, Innovationsmanagement und Workspace Design, am kürzlich online durchgeführten Workhack der Kalaidos Fachhochschule.

Die zentralen Fragen von New Work

Coradi verfügt sowohl über einen PhD in Architektur und Innovation der ETH Zürich als auch über langjährige Erfahrung in der Begleitung von Unternehmen bei der Gestaltung von Arbeitsumfeldern. Und sie weiss worauf es ankommt, damit New-Work-Projekte gelingen. Am Anfang stehen drei zentrale Fragen: "Wie wollen wir zukünftig arbeiten?", "Was fehlt uns, wenn wir nicht im Büro sind?" und "Wie sollten Orte gestaltet sein, an denen man innovativ sein kann?" Denn Raum für effizientes Arbeiten findet sich meist genug.

Die Relevanz der Selbstbestimmung

"Abwechslungsreich", "selbstbestimmt" und "im Austausch mit Menschen", so lauten die Antworten der Workhack-Teilnehmenden auf die Frage, wie sie am liebsten arbeiten würden. Das erstaunt Coradi nicht. Schon die Selbstbestimmungstheorie (SDT) von Deci und Ryans in den 80er Jahren hat gezeigt, dass Wissensarbeitende nicht nur autonom arbeiten und den Zugang zu Wissen haben wollen, sondern auch Feedback zu ihrer Arbeit erhalten und ein Gefühl der menschlichen Verbundenheit spüren möchten. Sind diese Faktoren gegeben, fühlen sie sich intrinsisch motiviert und sind mit Freude bei der Arbeit. Dass die Teilnehmenden auch "orts- und zeitunabhängig" sowie "flexibel" als Antwort nennen, hat mit den Vorteilen der Digitalisierung und Remote Work sowie einem agilen Mindset zu tun.

Partizipativer Ansatz und iterative Vorgehensweise

Wie Coradi betont, ist die Einbindung und Mitwirkung der Mitarbeitenden aller Geschäftsbereiche in der Gestaltung des künftigen Arbeitsumfeldes von zentraler Bedeutung: Von der Personalentwicklung und Führung über das Business Development bis hin zum Marketing. "Workspace" ist ein Thema, das von allen in geteilter Verantwortung in einem iterativen Prozess und nach einem partizipativen Ansatz geführt werden soll. Dabei sind Feedbackschlaufen und gemeinsames Lernen einzuplanen.

Mit New Work dem Fachkräftemangel begegnen

Eine partizipative Gestaltung von neuen Workspaces scheint vor dem Hintergrund des prognostizierten Fachkräftemangels umso wichtiger. Unter den "Remote Workers" gibt es viele resignierte Arbeitnehmende, die ihren Job kündigen, weil die Unternehmen sich nicht genügend darum gekümmert haben, sie in interne Kommunikationswege einzubinden. Studien zufolge wechselt die Generation Y alle zwei Jahre den Arbeitgeber und nur jede/r siebte Vertreter/in dieser Generation würde gerne in einem Grossunternehmen arbeiten (Bersion, 2016 und Zukunftsinstitut, 2013).

Sieben Prinzipien, die Ihren Workspace kreativer machen

Wenn Unternehmen mehr Innovationen schaffen wollen, braucht es Räume, in denen Kreativität entstehen kann, so Coradi. Dazu zitiert sie die sieben Prinzipien für ein kreatives Arbeitsumfeld, die sie im Rahmen ihrer Dissertation entwickelt hat:

1. "Spaces must provide nodes." Räume müssen ungeplante, informelle Begegnungen ermöglichen, denn Innovation entsteht in der Interaktion.
2. "Spaces must provide flexibility." Räume müssen flexibel verändert werden können – beispielsweise mit verschiebbaren Wänden.
3. "Spaces must allow for identification." Menschen müssen ihren Arbeitsplatz bzw. ihre Arbeitsumgebung verändern und personalisieren können, nur dann werden sie sie auch für Ihre Arbeit nutzen.
4. "Spaces must have rules." Räume müssen Regeln haben wie die Dos & Don'ts bezüglich zwischenmenschlichen Verhaltens. Darüber hinaus braucht es Räume für den gemeinsamen Austausch, etwa in Projektteams oder für ein kraftvolles Brainstorming in flexibel zusammengesetzten Gruppen. Ebenso sind Räume gefragt, die individuelles Arbeiten oder Studieren erlauben. Dafür kann sich beispielsweise eine Bibliothek eignen.
5. "Spaces must connect floors." Die Arbeit eines Unternehmens muss im besten Fall auf einer einzigen Ebene stattfinden. Wenn sich die Arbeit über mehrere Stockwerke verteilt, müssen diese gut miteinander verbunden werden, beispielsweise mit einer offenen Wendeltreppe. So kann das Wissen sowohl horizontal als auch vertikal fliessen.
6. "Spaces must foster visualization." Räume müssen Möglichkeiten für Visualisierungen enthalten wie Flipcharts, Whiteboards, etc. Visualisierungen sind zentral für das Teilen von Wissen, Lösen von Problemen und Kreieren von Ideen.
7. "Spaces must ensure proximity." Räume müssen Nähe gewährleisten. Mitarbeitende, die eng miteinander arbeiten, sollten nicht mehr als 25 Meter voneinander entfernt sein. Alle Mitarbeitenden sollten einfachen Zugang zu allen gemeinsamen Räumen, digitalen Plattformen und Arbeitsdokumenten haben.

Mit der Flexibilisierung des Workspace auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden eingehen

Nicht vergessen werden darf, dass es mit einer ausgeklügelt konzipierten Zonenwelt noch nicht getan ist. Natürlich gibt es Mitarbeitende, die sich gerne gezielt von Zone zu Zone bewegen, etwa um Teamsitzungen effizienter zu gestalten oder gemeinsam agile Projekte weiterzuentwickeln. Coradi verwendet für diese Präferenz zu arbeiten den Begriff "Club". Dagegen gibt es auch diejenigen, die das Büro als "Hub" verstehen und sich an einem fixen Arbeitspatz am besten fokussieren können. Andere wiederum arbeiten am liebsten zuhause ("Home") und können so ihre Work-Life-Balance am besten halten. Dann gibt es noch Mitarbeitende, die weder im Büro noch zuhause arbeiten wollen, sondern vorzugsweise unterwegs sind ("Roam"). Diese können genauso produktiv sein und Innovationen von aussen ins Unternehmen bringen.

Kurz gesagt: Eine Patentlösung für das optimale Büro nach der Pandemie gibt es nicht. Ein Raum mit einer Vielfalt an Nutzungsmöglichkeiten auf hoher Dichte deckt schon sehr viele Bedürfnisse ab. Nach wie vor braucht es auch Arbeitsräume losgelöst vom fixen Büro, damit Mitarbeitende glücklich und produktiv arbeiten. Je früher die Belegschaft in die Gestaltung des Workspace eingebunden wird, desto grösser die Chance auf eine gelungene Realisation. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und fragen Sie: "Was macht unser Unternehmen für das erfolgreiche Büro der Zukunft?"

Bersion, J. (2016). The Future Of Work: It's Already Here - And Not As Scary As You  Think. Forbes.

Zukunftsinstitut (2013). Generation Y Das Selbstverständnis der Manager von morgen.

Doorley, S. & Witthoft, S. (2011). Make Space. How to Set the Stage for Creative Collaboration. Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons.