Wie Sie die Effektivität virtueller Teams erhöhen

Wir alle sind digital agiler geworden, versierter und vermutlich auf mehreren Plattformen unterwegs sowie vertrauter mit dem Tool der Stunde: den Videokonferenzen. Alle Unternehmen haben ihre Mitarbeitenden digital ausgerüstet, damit sie produktiv von zu Hause aus arbeiten können. Von technischer Seite wurde Grossartiges geleistet, in hohem Tempo und Ausmass wurde IT-Infrastruktur aufgebaut. Bisherige Herausforderungen wurden mit der Verlegung von Teams in den virtuellen Raum jedoch nicht weggezaubert. Ein virtuelles Toolkit hilft, die Herausforderungen als Chancen zu sehen und erfolgreich zu meistern.

Herausforderungen in der virtuellen Führung

In der virtuellen Führung stellen sich etwa folgende Fragen:

• Wie können Sie den Beziehungen und Befindlichkeiten innerhalb des Teams auch im virtuellen Raum angemessen Rechnung tragen?
• Wie sollen Sie Sitzungen moderieren ohne die Möglichkeit, die kleinen Rückmeldungen aufzugreifen, wie Sie es im realen Raum tun würden?
• Wie können Sie virtuelle Teams unterstützen, möglichst schnell gute Leistungen zu erbringen?

So erweitern Sie Ihr virtuelles Toolkit

Es gibt sechs Bedingungen für Teameffektivität. Diese können Sie als Führungskraft positiv oder negativ beeinflussen. Sie bestimmen also mit, ob Ihr Team für Erfolg aufgestellt ist oder nicht, wie im ersten Teil dieses Beitrags zum Thema Teamcoaching ausgeführt wurde. Die Verlegung ins Virtuelle bietet für jede Bedingung neue Chancen. Wenn Sie Ihr Führungs-Toolkit entsprechend ausbauen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Chancen zu Teamerfolgen werden:

1. Zusammenhalt des Teams aktiv fördern

Die Verlegung von realen Teams in den virtuellen Raum bietet die Chance für jedes Team, mehr zu spüren, dass ein Team immer ein Team ist, weil das Team nicht auf seine Sitzungen im realen Sitzungszimmer reduziert ist. Check-ins zum momentanen Befinden der Teammitglieder fördern den Zusammenhalt im Team sowie zwischen den Sitzungen.

Drei Ideen für Check-In-Runden:

• nach einem Wort fragen, das umschreibt, wie die gegenwärtige Befindlichkeit der Teilnehmenden ist - ohne dies zu kommentieren.
• das Wetter als Metapher nutzen und kurz beschreiben, in welchem inneren Wetterzustand die Teilnehmenden sich gerade befinden.
• Check-in-Runden für kurze Mindfulness-Übungen nutzen, um die Präsenz der Teilnehmenden zu erhöhen (Atemübung, Dankbarkeitsübung, etc.)

Der Zusammenhalt des Teams kann auch über die gesamte Sitzung beobachtet werden: Ist insgesamt mehr positive oder negative Stimmung vorhanden? Gab es einen bestimmten Zeitpunkt, wo sie gekippt ist?

2. Zweck und Ziels des Teams visualisieren.

Folgende ausgewählte technische Tools unterstützen Führungskräfte bei der Visualisierung und verhelfen zu mehr Interaktivität in den Sitzungen:

• Padlet.com oder trello.com: Diese Tools bieten Führungskräften Unterstützung, um Teammitglieder online zu involvieren. Sie können Photos, Weblinks, Videos aufschalten und zusammenfügen.
• Miro.com bietet ein weisses Board. Das Team bearbeitet dieses online aktiv und verschafft sich damit einen Überblick. Eine Fülle an Templates kann auf die spezifische Situation des Teams angepasst werden.
• Pretty Random: Ein virtueller Würfel entscheidet zufällig über die Reihenfolge der SprecherInnen und nicht der/die TeamleiterIn. Damit ist Neutralität gewahrt.
• Mentimetor.com: Am häufigsten genannte Begriffe gestalten eine Wolke. Je häufiger ein Begriff vorkommt, desto grösster, zentraler und fetter ist er in der Wolke repräsentiert. So erkennen Sie auf einen Blick, was für Ihr Team in Bezug auf ein Thema oder eine Frage zentral ist.

3. Interaktivität im Team stärken.

Oben erwähnte Tools erhöhen die Interaktivität im Team ebenso wie Umfragen, mit Namen der Teammitglieder versehene vorbereitete Kommentarkästchen, Chats etc. Interaktivität ist wichtig, weil die Aufmerksamkeitsspanne im Virtuellen gering ist. Teilnehmende schweifen schnell ab. Alle drei Minuten empfiehlt sich eine neue Aktivität. Aber sie muss nicht immer interaktiv sein. Interaktivität lässt sich ausbalancieren durch:

• Einzelarbeit dazwischen: Aufgaben / Templates bearbeiten; über eine Frage reflektieren.
• Ruhe als Gegenpol: zu Beginn, um anzukommen oder Wichtiges zu vergegenwärtigen.

4. Für klare Kommunikation sorgen.

Folgende Tipps schaffen Klarheit in der Kommunikation:

• Sagen Sie viel in wenigen Worten. Einfache, kurze Fomulierungen sind besser verständlich als ausschweifende Wortbeiträge.
• Mehr Zuhören als Sprechen schafft Raum für Andere, um sich in das Gespräch einzubringen. Alle Teammitglieder haben das Recht, gleich viel sagen zu dürfen. Zuhören, um das Gesagte zwischen den Zeilen zu verstehen, ist insbesondere in der virtuellen Zusammenarbeit wichtig. Aktive Feedbacksuche, wertschätzende Kommentare zu den Aussagen der Anderen erhöhen die Qualität des Dialgos.
• Die Diskussion, wer was bis wann erledigen soll, fällt leichter, wenn Verantwortlichkeiten geklärt sind.

5. Homeoffice effektiv und produktiv nutzen.

Stellen Sie sicher, dass die vom Team benötigten digitalen Plattformen und Tools im Unternehmen vorhanden sind. Die neuen Techniken bieten allen einen technisch sicheren digitalen Raum an. Nun gilt es, diesen zum psychologisch sicheren Raumangebot auszugestalten. Der nächste Schritt besteht darin, in Teamdynamiken und -beziehungen zu investieren.

6. Virtuelles Teamcoaching: Teamprozesse moderieren.

Als Führungskraft haben Sie über die Moderation von Prozessen Gelegenheit, mit dem Team in Verbindung zu bleiben. Wie sie diesen Prozess gestalten, entscheidet, ob Sie Engagement und Momentum im Team halten, gar erhöhen. Wie sieht ein Prozess idealtypisch aus ? Soll sich dieser möglichst am gewohnten Ablauf im realen Sitzungszimmer orientieren oder an Ihnen als Führungskraft, die das Beste auch online dem Team zur Verfügung stellen möchte?

So gestalten Sie eine idealtypische virtuelle Sitzung (eventuell mit Co-Moderator):

Voraussetzung: Zeitbudget von einer Stunde.

Beginn: Check-in-Runde und Ziel der Sitzung, zum Beispiel ein Pulscheck oder eine Standortbestimmung. Hierfür gibt die Führungskraft die Leitfragen vor oder das Team formuliert diese zusammen. Beispielsweise könnten relevante Fragen sein:

• Was ist unser grösster Erfolg bisher? Was ist uns gut gelungen?
• Was ist unsere grösste Herausforderung aktuell?
• Was ist unsere grösste Herausforderung in Zukunft?

Diskussion in Kleingruppen: Der (Co)-Moderator teilt die Teilnehmenden in Kleingruppen ein (Stichwort Breakoutsessions). Technisch versetzt er die Teilnehmenden gleichzeitig in unterschiedliche virtuelle Räume. Ziel ist, in Kleingruppen die Themen/Fragen zu diskutieren. Die Diskussion in Kleingruppen dauert sieben bis fünfzehn Minuten.

Diskussion im Team: Das gesamte Team wird technisch wieder zusammengeschaltet. Die GruppensprecherInnen berichten die Erkenntnisse ihrer Diskussion. Der virtuelle Würfel bestimmt die Reihenfolge der GruppensprecherInnen. 

Priorisierung der Themen: Aus den Rückmeldungen aller GruppensprecherInnen ergeben sich Themen/Problemfelder; deren Priorität wird ad hoc mittels Umfrage (z.B. Zoom Pro) bestimmt. Die Durchführung der Umfrage dauert wenige Minuten.

Nächste Schritte: Die Teammitglieder organisieren sich im Chat. Sie geben an, woran sie bis wann mit wem weiterarbeiten wollen.

Abschluss: Die Check-out-Runde beschliesst die Sitzung. Im Nachgang der Sitzung überlegen Sie als Führungskraft, welche Check-in-Angebote zwischen den Sitzungen sinnvoll sind, um Befindlichkeiten, Schwierigkeiten und weitere Erkenntnisse in Erfahrung zu bringen und zu klären.

Zusammenfassung und Fazit

Beschrieben wurden Techniken des Teamcoachings, nicht seine Kunst: die Präsenz der Führungskraft. Bringen Sie sich als Führungskraft im Virtuellen erst mal genau so ein wie im realen Sitzungszimmer. Je vertrauter Sie werden mit den neuen Techniken, desto ungezwungener können Sie aktiv experimentieren und im Team um Feedback dazu bitten. Die Reflektion im Team darüber, was wirkt, hilft, die Effektivität des virtuellen Teams auszubauen.

Quellen und weiterführende Informationen

Mikel, B. (2020). How to Build an Empathetic Culture on Zoom.

Misha (2020).How to Host a Cocktail Party on Zoom (and have better classes, conferences and meetings, too). The Startup.