Die Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) im Bereich der Sicherstellung der Beweiskraft von elektronischen Rechnungen ist zwar flexibler geworden, aber es gibt keine genauen Anweisungen, wie die internen Prozessen zu gestalten sind, damit keine Risiken im Rahmen der Mehrwertsteuer (MWST-) Revision für Unternehmen entstehen (vgl. Blogbeitrag Teil 1 und Teil 2). 

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Punkte auf, die ohne elektronische Signatur bei einer E-Rechnung von Unternehmen zu beachten sind.

Auswirkungen der Liberalisierung der Praxis zur Sicherstellung der Beweiskraft von E-Rechnungen

Ob die Liberalisierung der Regelung durch die ESTV nun bei vielen Unternehmen zur Absetzung einer elektronischen Signatur oder zur vermehrten Anwendung der elektronischen Rechnung führen wird, ist fraglich. Die Unternehmen sind an elektronische Rechnungsstellung / -empfang interessiert, aber das Nicht-Vorhandensein der Klarheit der Anforderungen kann die Unternehmen noch davon abhalten.

Möglich erscheint, dass es zu einer vermehrten Anwendung der elektronischen Rechnung kommen könnte, wenn sich aufgrund der Erfahrungen herauskristallisiert, was zu beachten und wie genau der ganze Prozess aufzusetzen ist, damit eventuelle Risiken vermieden werden.

Punkte, die ohne elektronischen Signatur einer E-Rechnung zu beachten sind

Aufgrund einer durchgeführten Analyse im Rahmen einer Masterarbeit für den MAS VAT FH / LL.M. an der Kalaidos FH bzw. dem SIST Schweizerisches Institut für Steuerrecht ist zusammenfassend festzuhalten und den Unternehmen in der Schweiz zu empfehlen, bei der Absetzung oder nicht Anwendung einer elektronischen Signatur folgende Punkte zu beachten:

  • gut aufgesetztes innerbetriebliches Kontrollsystem, durch das die Authentizität, die Integrität und die Nichtabstreitbarkeit des Versands/ des Empfangs sichergestellt sind;
  • Vorhanden sein einer einwandfreien Prüfspur;
  • nachweisliche Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen zur ordnungsgemässen Buchführung;
  • korrekte Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen bis zur Verjährung;
  • Vorhanden sein einer detaillierte Verfahrensdokumentation.

Bevor sich die Unternehmen endgültig entscheiden, auf die Anwendung einer elektronischen Signatur zu verzichten, empfiehlt es sich über alle gesetzlichen Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnung zu informieren und das interne System entsprechend aufmerksam aufzusetzen. Denn nur ein gut aufgesetztes Kontrollsystem zusammen mit einer vollständigen Verfahrensdokumentation kann:

  • die Risiken der Unternehmen bei der Absetzung der elektronischen Signatur minimieren und 
  • als ein eindeutiger Beweis für die Gleichstellung zwischen der elektronischen Rechnung und Papierrechnungen dienen.

Das interne Kontrollsystem soll eine dauerhafte Lösung sein, da das innerbetriebliche Kontrollverfahren wichtigen Grundsätze und die Anforderungen an elektronische Rechnungen sogar bis zur Verjährung der Archivierung sicherstellen muss.

Bedeutung der E-Rechnung in der Zukunft

In der Zukunft wird -voraussichtlich- die Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung noch grösser sein. Mit der Digitalisierung der ganzen Welt ist es nur eine Frage der Zeit, wann auf die Papierrechnung verzichtet wird. Die elektronische Rechnung wird sich auch in der Schweiz, in Deutschland und in der EU wesentlich mehr verbreitet sein, wenn die rechtlichen Rahmen und u.a. die Position der Steuerbehörden dazu klar werden.

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