E-Rechnung in der MWST (2/3)

Wenden Unternehmen keine elektronische Signatur bei einer E-Rechnung an, so entstehen für diese während einer Mehrwertsteuer (MWST)-Revision gewisse Risiken, wenn das interne Kontrollsystem als nicht genügend angesehen wird.

E-Rechnungen ohne elektrische Signatur können in der Geschäftswelt ein MWST-Risiko darstellen (Symbolbild)

In einem ersten Blogbeitrag sind wir genauer auf die Voraussetzungen der Anerkennung einer E-Rechnung und auf die Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) betreffend einer elektronischen Signatur eingegangen. In diesem Blogbeitrag geht es um die praktischen Auswirkungen bzw. Risiken in der Mehrwertsteuerwelt für die Unternehmen bei Nichtanwendung von elektronischen Signaturen.

Risiko für Unternehmer

Die praktische Erfahrung der Autorin hat gezeigt, dass die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) auch nach einer offiziellen Anfrage nicht bereit und willig ist, im Voraus zu bestätigen, dass ein konkretes geschildertes Kontrollsystem der steuerpflichtigen Person als genügend für die Sicherstellung der Beweiskraft einzustufen ist.

Folglich wird man erst im Rahmen einer Revision erfahren, ob das System genügend ist, was schon ein zu später Zeitpunkt dafür ist.

Aufgrund der neuesten Entwicklung der Praxis der ESTV ergeben sich diverse Risiken für die Unternehmen, wenn sie keine elektronische Signatur anwenden, sondern versuchen, die Beweiskraft mit ihrem internen Kontrollsystem sicherzustellen. Die Unternehmen sind dem Risiko ausgesetzt, dass wenn ihr internes Kontrollsystem als nicht genügend während einer Revision angesehen wird, bei dem Rechnungsaussteller die elektronischen Rechnungen als nicht eindeutiges Beweismittel anerkannt werden. Wenn die Unternehmen keine anderen Beweise erbringen können, kann die ESTV anschliessend die Bemessungsgrundlage sowie die zu zahlende MWST selbst schätzen, was zu Mehrkosten der Unternehmen führt.

Des Weiteren haben die Rechnungssteller ein Risiko, dass aufgrund der nicht genügenden Belege ihre Buchführung als nicht genügend und nicht ordnungsgemäss befunden wird, was zu einer Verwerfung der Buchführung führen kann. Aufgrund dessen kann das Unternehmen auch mit einer Busse bestraft werden.

Der/die Empfänger/in einer elektronischen Rechnung hat auch ein Risiko, wenn er/sie sein/ihr System auf die elektronischen Rechnungen umstellt, dass sich die elektronisch empfangenen Rechnungen als nicht eindeutiges Beweismittel der Zahlung erweisen werden und dadurch der Vorsteuerabzug verweigert wird. Dies wiederum führt zu empfindlichen finanziellen Kosten.

Es entstehen sowohl handelsrechtliche als auch strafrechtliche Risiken für die Unternehmen, wenn sie nicht achtsam die Anforderungen an die elektronischen Rechnungen sicherstellen, wie z.B. eine Geldbusse für ordnungswidrige Führung der Bücher, eine Freiheitsstrafe für die Unterlassung der Buchführung etc.

Fazit

Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens könnte beispielsweise in der Schweiz wie folgt definiert werden, um die Rechtsunsicherheit / Risiken der Unternehmen zu verringern:

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das die korrekte Übermittlung, ordnungsgemässe Buchung mit der vollständigen und nachvollziehbaren Prüfspur und anschliessend die korrekte Aufbewahrung sicherstellen soll.

In einer Fortsetzung erfahren wir, was Unternehmen in der Schweiz bei der Absetzung oder nicht Anwendung einer elektronischen Signatur zu empfehlen ist.

Lesen Sie hier mehr zum Thema Voraussetzungen der Anerkennung einer E-Rechnung in der MWST (1/3) und was man bei einer elektronischen Signatur einer E-Rechnung in der MWST (3/3) beachten muss.