Sind Papierrechnungen für eine ordnungsgemässe Buchführung noch zeitgemäss (Symbolbild)?

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) hat sich zwar in der Schweiz und in der EU bzw. in Deutschland aufgrund der unterschiedlichen Herangehensweise autonom entwickelt, die heutige Rechtslage ist allerdings vergleichbar. Die elektronische Rechnung ist in der Schweiz, in der EU und in Deutschland der Papierrechnung gleichgestellt.

Voraussetzungen der Anerkennung einer E-Rechnung

In allen drei Rechtssystemen müssen die elektronischen Rechnungen spezielle Voraussetzungen erfüllen, damit die gleiche Beweiskraft wie bei den Papierrechnungen anerkannt ist.

In der Schweiz, in der EU und in Deutschland muss bei den elektronischen Daten die Authentizität und die Integrität sichergestellt bzw. nachgewiesen werden.

Das dritte Kriterium unterscheidet sich:

  • in der Schweiz spricht man von der Nichtabstreitbarkeit des Versands bzw. des Empfangs der Rechnung, 
  • während in der EU und in Deutschland die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung sichergestellt werden muss.

Neben der Authentizität und der Integrität müssen sowohl in der Schweiz als auch in Deutschland die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung und der korrekten Aufbewahrung eingehalten werden, wenn eine elektronische Rechnung versendet oder empfangen wird.

Elektronische Signatur zwecks Sicherstellung der Beweiskraft?

Die Anforderungen an die Sicherstellung der Beweiskraft der elektronischen Rechnungen haben sich in der Schweiz, in der EU bzw. in Deutschland auf unterschiedliche Art und Weise entwickelt. Bis 2010 war es sowohl in der Schweiz als auch in der EU bzw. Deutschland bestimmt, dass die Beweiskraft der elektronischen Rechnung nur mittels einer elektronischen Signatur sichergestellt werden kann.

Neuste Entwicklung bei der E-Rechnung

Nach der neusten Entwicklung der Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) hat sich jedoch die Rechtslage in der Schweiz der Lage in der EU und in Deutschland angenähert. Jetzt ist es sowohl in der Schweiz als auch in der EU und in Deutschland keine Pflicht, eine elektronische Signatur für die elektronische Rechnungsstellung anzuwenden.

Die EU und anschliessend Deutschland haben die Beschränkung der Methoden der Sicherstellung der Beweiskraft bereits im Jahr 2011 aufgehoben, in dem die Gesetzgebungen die Möglichkeit eingeführt haben, die Authentizität und die Integrität auf andere Art und Weise zu gewährleisten, d.h. durch sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren.

Praxis der ESTV vor 2016

Bis zur Präzisierung der Praxis der ESTV war die rechtliche Situation wegen der Methoden der Sicherstellung der Beweiskraft nicht eindeutig. Einerseits galt das Prinzip der Beweismittelfreiheit, aufgrund dessen man nicht zu einem bestimmten Beweismittel verpflichtet war.

Auf der anderen Seite war in anderen Rechtsakten (ElDI-V) vorgesehen, dass die elektronische Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen werden muss.

Praxis der ESTV ab September 2016

Nach der Präzisierung der Praxis der ESTV im September 2016 können nun die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnung auch in der Schweiz, so wie in der EU und in Deutschland, durch z.B. die innerbetrieblichen Kontrollverfahren gewährleistet werden. Die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung und der Aufbewahrung wurden aber nicht geändert, was dazu führt, dass auch bei der Nicht-Anwendung einer elektronischen Signatur diese Grundsätze erfüllt werden müssen.

Die Regulierung wurde in der Schweiz liberalisiert, aber die Regeln sind weniger klar umrissen; die ESTV hat keine Präzisierung und keine Stellung genommen, was unter dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren zu verstehen ist und wie der Prozess zu gestalten ist, damit die Integrität und Authentizität gewährleistet sind.

Folglich führt dies zu einer Rechtsunsicherheit der Unternehmen, da sie nicht sicher sind, was genau sie tun sollen, wenn sie keine elektronische Signatur anwenden wollen.

In einem zweiten Teil erfahren wir, welche Risiken für Unternehmen aufkommen, wenn die ESTV das interne Kontrollsystem in einer Mehrwertsteuerrevision als nicht genügend ansieht.

In einem dritten Teil zeigen wir die Punkte auf, die ohne elektronische Signatur bei einer E-Rechnung von Unternehmen zu beachten sind.

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Weiterführende Literatur:

Verordnung und Erläuterungen des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V)

FeRD - Praxisleitfaden elektronische Rechnung

Medienmitteilung der ESTV zum elektronischen Geschäftsverkehr EGV

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