Der Mehrwert von weniger E-Mails

Die Bedeutung von E-Mails als Kommunikationsmittel ist ungebrochen. Der jährliche Report der Radicati Group zur Anzahl versandter E-Mails legt nicht nur dar, dass E-Mails im Geschäftsalltag trotz Aufstieg von Social Media, Instant Messaging und Chats weiterhin die gängigste Art des Informationsaustausches sind, sondern auch, dass in den kommenden Jahren mit weiterem starken Wachstum zu rechnen ist.

Auch wenn in den Zahlen der unteren Grafik der Anteil an filterbarem Spam einen grossen Anteil ausmacht, wissen wir vom typischen Büroalltag, dass Dutzende, oder gar mehr als hundert zu bearbeitende beziehungsweise versandte E-Mails pro Mitarbeiter/in keine Seltenheit sind. Bis zu einem Viertel der Arbeitszeit werden hierfür oft eingesetzt.

(Prognostizierte) Anzahl versandter und erhaltener E-Mails weltweit in Milliarden pro Tag (Grafik: eigene Darstellung in Anlehnung an The Radicati Group, 2018)

Selbstexperiment mit positiven Folgen

Gerne teile ich mit Ihnen an dieser Stelle einen Bericht über mein Selbstexperiment, in welchem ich während zwei Wochen die Anzahl selbst versandter E-Mails zum Vergleichszeitraum um 68 Prozent reduziert habe:

Als Dozierender im Bereich Leadership pflege ich zwar über den negativen Einfluss der E-Mail-Flut zu unterrichten. Doch habe ich mich bisher davor gescheut, meinen persönlichen Umgang mit der Thematik vertiefter zu reflektieren. Als ich mich dann aufraffte, die Anzahl von mir versandten E-Mails pro Tag zu zählen, musste ich mir eingestehen, dass ich mit oft mehr als 50 wohl der Kategorie der E-Mail-Junkies angehöre. Um mich zu verbessern, heftete ich ein Post-It an meinen PC-Bildschirm, das mich daran erinnern sollte, nur dann per E-Mail zu kommunizieren, wenn es keine bessere Alternative gab. Das Resultat des Selbstversuchs war vielfältig:

1. Ich begann mich generell mehr zu bewegen, um meine Anliegen Face-to-Face zu besprechen. Dies trug zu mehr Ausgleich und Regeneration bei.

2. Ich realisierte, dass ich in manchen Fällen deutlich bessere Resultate erreichte: Während mit dem schriftlichen E-mailverkehr jeweils viele implizite Annahmen und Interpretationen einhergingen, wurden diese durch die Face-to-Face-Kommunikation weitgehend aus dem Weg geräumt.

3. Es kam vor, dass Interaktionen, die seit Wochen oder gar Monaten nur über E-Mailverkehr aufrechterhalten wurden, durch das vermehrte persönliche Engagement wieder neu auflebten.

4. Manchmal gelang es mir zudem, auf jegliche Form der Kommunikation zu verzichten, weil mein Beitrag nicht wirklich nötig war.

5. Ich beobachtete zuweilen, wie ich in scheinbar „langweiligen“ Sitzungen nicht mehr dem Drang nachgab, E-Mails zu beantworten. Dadurch wurde ich zu einem aufmerksameren Zuhörer, der sich aktiver an den Diskussionen beteiligte.

Es mag durchaus sein, dass ich zukünftig nicht mehr dieselbe Disziplin an den Tag legen werde, wie ich das in meinem Selbstexperiment getan habe, und als Folge weiterhin zu viele E-Mails verfasse. Jedoch bin ich angetan von der Idee, bewusster mit E-Mails umzugehen, und ich werde wo möglich und sinnvoll darauf verzichten.

Ich lade Sie ein, das Experiment selbst zu versuchen und eigene Wege für einen besseren Umgang mit der E-Mail-Flut zu finden.

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Quellen und weiterführende Informationen

The Radicati Group (2018): E-Mail Statistics Report 2018-2022.

Alexander Roitinger, Verfasser dieses Beitrags, ist Dozent in den Studiengängen CAS FH in Leadership und Management und CAS FH Leadership Advanced der Kalaidos Fachhochschule.