Effiziente & effektive Sitzungskultur

Man könnte annehmen, dass die geschickte Nutzung von Social Media zur schnelleren und besseren Entscheidungsfindung beiträgt und damit Sitzungen überflüssig macht. Sitzungen scheinen zudem von nicht allzu hoher Bedeutung zu sein: Werden sie doch oft als Unterbrechung der eigentlichen Tätigkeit oder gar als Nummer 1 der Zeitverschwender bezeichnet. Hat die gute alte Sitzung im Zeitalter der Netzwerkkommunikation also ausgedient? Wenn nicht, mit welchen konkreten Techniken lassen sich Sitzungen effizienter und effektiver gestalten?

Forschungsergebnisse weisen darauf hin, dass digitale Medien vorrangig der besseren Information dienen, während qualitativ bessere oder schnellere Entscheide sowie das Einbringen von Interessen und Meinungen im Vergleich dazu einen geringeren Stellenwert einnehmen (Genner S., Probst L., Huber R., Werkmann-Karcher B., Gundrum E. & Majkovic, A.-L., 2017). Die Schlussfolgerung liegt nahe: Die digitale Kommunikation kann Sitzungen ersetzen, wenn keine grossen oder komplexen Entscheidungen zu treffen sind. Für solcher Art Entscheidungen braucht es den Dialog von Angesicht zu Angesicht. Nicht einmal Videokonferenzen können in schwierigen Verhandlungssituationen ohne persönlichen Kontakt auskommen.

Konzentrieren wir uns nun darauf, wie die herkömmliche Sitzung, die über den reinen Informationsaustausch hinaus geht, geführt werden kann. Wie wird diese zum wertvollen und zeitsparenden Instrument für das Generieren von qualitativ guten und nachhaltigen Resultaten?

Ergebnisorientierte Vorbereitung: „Wie holen wir das Beste aus der Sitzung heraus?“

Als erstes bereiten Sie sich anhand eines Fragenkatalogs vor, den Sie immer wieder für zukünftige Sitzungen benutzen und ergänzen können:

• Wozu soll die Sitzung dienen: zur Problemlösung, Entscheidungsfindung oder Lancierung eines Projekts?
• Was soll das Ziel bzw. das Ergebnis der Sitzung sein?
• Gibt es Schlüsselpersonen, Verbündete oder Direktbetroffene, die eingebunden bzw. eingeladen werden müssen?
• Was würde passieren, wenn die Sitzung nicht stattfindet?

Versenden Sie nun eine gezielte Vorbereitungsaufgabe für die Teilnehmenden: Dabei sollen nicht nur die Traktandenliste und allfällige Dokumente studiert werden. Lassen Sie Ihre Teilnehmenden überlegen, welche Ziele sie mit der Sitzung verbinden und mit welcher Vorgehensweise das Beste aus der Sitzung herausgeholt werden kann.

Arbeitsfähigkeit herstellen und aufrechterhalten

Die eigentliche Sitzung starten Sie, indem Sie die Ziele erläutern und die Erwartungen der Teilnehmenden abholen, sowohl in Bezug auf die Resultate als auch auf die Zusammenarbeit. Vergessen Sie nicht, Befürchtungen anzusprechen: „Was darf an der Sitzung heute nicht passieren?“ und beziehen Sie auch die emotionale Ebene mit ein: „Wenn ich an die heutige Sitzung / unsere Problemstellung / die bevorstehende Entscheidung etc. denke, worüber bin ich froh? Was macht mich traurig? Was stimmt mich bedenklich? Was macht mich wütend?" Damit bauen Sie frühzeitig Spannungen ab und beugen Sie Konflikten vor.

Diskutieren Sie auch die vorbereitete Frage der besten Vorgehensweise und geben Sie bekannt, welche Rolle Sie als Sitzungsleiter/in einnehmen (z.B. Leitung und Beteiligung). Entwickeln Sie gemeinsame Regeln der Zusammenarbeit: „Alle fassen sich kurz.“ – „Wir lassen einander ausreden, und geben konstruktives Feedback.“ – „Handys bleiben ausgeschaltet.“ etc. Zur Einhaltung des Zeitplans kann ein/e Teilnehmer/in als Timekeeper eingesetzt werden. Auch eine beschränkte Redezeit kann hilfreich sein. Diese lässt sich einfach mit einer Sanduhr kontrollieren.

Steuern Sie den Arbeitsprozess mit einer fragenden Haltung und fassen Sie die Ergebnisse immer wieder zusammen. Vermeiden Sie ausufernde Diskussionen, indem Sie Themen in einen „Speicher“ zurücklegen und diese allenfalls in einer Folge-Sitzung behandeln. Meinungsverschiedenheiten lassen sich auch schriftlich mit Hilfe von Kärtchen diskutieren: Sammeln Sie die Pro- und Kontra-Argumente sowie Fragen Ihrer Teilnehmenden auf Karten und ordnen Sie diese auf einer Pinnwand entsprechend an.

Wirksamkeit messen und Nachhaltigkeit fördern

Nach der inhaltlichen Bearbeitung Ihrer Sitzungsthemen vereinbaren Sie Massnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine. Schliessen Sie nun den Bogen zum Anfang der Sitzung und holen Sie Feedback bei Ihren Teilnehmenden ein: „Wie zufrieden sind Sie auf einer Skala von 1 - 10 mit den Resultaten der heutigen Sitzung?“ und: „Wie zufrieden sind Sie mit der Zusammenarbeit?“ Visualisieren Sie die Bewertungen auf einer x- und y-Achse und lassen Sie die Antworten kurz kommentieren. Danach entscheiden Sie gemeinsam, ob und was beim nächsten Mal anders gemacht werden soll.

Zum Schluss empfiehlt sich noch eine Frage zu stellen, die der Google-Sitzungskultur entlehnt ist: „Was haben Sie heute gelernt?“ Sie wollen ja nicht nur Ihre eigene Methodenkompetenz sondern auch jene Ihrer Teilnehmenden erweitern.

So lässt sich mit Hilfe von einfachen Sitzungstechniken - konsequent angewendet und von allen getragen - eine Sitzungskultur etablieren, die zu schnelleren Entscheidungen, besseren Resultaten und vielleicht sogar zufriedeneren Teilnehmenden führen kann.

Quellen und weiterführende Literatur

Genner S., Probst L., Huber R., Werkmann-Karcher B., Gundrum E., Majkovic A.-L. (2017). IAP Studie 2017. Der Mensch in der Arbeitswelt 4.0. Zürich: IAP Institut für Angewandte Psychologie der ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften.

Markgraf , D. (2013). Arbeitswelten im Wandel. Auswirkungen von etablierten Kommunikationsmitteln und sozialen Medien auf die Effizienz modernen Arbeitens. AKAD-HS Leipzig.

Seifert, W. (2016). Visualisieren - Präsentieren – Moderieren. Offenbach: GABAL Verlag.