Kommunikation fördert Unternehmenskultur

Die Werte einer Unternehmenskultur sind bekanntlich nur dann wirksam, wenn sie gelebt werden und Führungskräfte dabei als Vorbild vorangehen. So beeinflusst auch die Führung gemäss dem aktuellen HR-Report 2015/2016* der Hays Group die Unternehmenskultur massgeblich. Der wichtigste Einflussfaktor auf die Unternehmenskultur ist laut den Ergebnissen jedoch die Kommunikation. Trotz deren hoher Bedeutung beurteilen nur 42 Prozent der Befragten ihre Unternehmen im Bereich der Kommunikation als sehr gut aufgestellt. Folglich stellt sich die Frage nach dem Handlungsbedarf für Führungskräfte und den wichtigen Aspekten der Kommunikation als kulturstiftender Faktor.

Diskrepanz zwischen Ist und Soll

Von den 532 befragten Führungskräften und Mitarbeitenden aus Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Branchen und Grössen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bezeichnen 81 Prozent den offenen Umgang mit kritischen Themen als am meisten kulturstiftend. Wertschätzende Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden wird an zweiter Stelle (72 Prozent) genannt, gefolgt von der Etablierung einer Feedbackkultur (69 Prozent). Auch hier gibt es grosse Diskrepanzen zwischen der Ist- und der Soll-Situation. Die praktische Umsetzung scheint vom Idealbild weit entfernt zu sein. Insbesondere wenn man die Einschätzungen nach der Position der Befragten betrachtet.

So bestätigen 45 Prozent der befragten Topmanager, dass in ihren Unternehmen mit kritischen Themen offen umgegangen werde. Gleicher Meinung sind dagegen nur 20 Prozent der Führungskräfte aus Fachabteilungen, 16 Prozent der Führungskräfte aus dem HR-Bereich und 17 Prozent der Mitarbeitenden. Auch sind deutliche Unterschiede zu erkennen, was die Umsetzung der Wertschätzung in der Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden betrifft. Während nur 28 Prozent der Mitarbeitenden der Meinung sind, dass wertschätzend kommuniziert wird, sehen 38 Prozent der Führungskräfte aus Fachabteilungen, 40 Prozent der Führungskräfte aus dem HR-Bereich und knapp die Hälfte der Vertreter der Geschäftsleitungen die Wertschätzung in der Kommunikation als umgesetzt.

 Abb.: Hays Group Studie: HR-Report 2016. Schwerpunkt Unternehmenskultur (Januar 2016)

Handlungsbedarf für die Führung

Die Unternehmenskultur beeinflusst das Denken und Handeln der Führungskraft und ihrer Mitarbeitenden in grossem Masse. Gemeinsam gelebte Werte tragen wesentlich dazu bei, dass die Vision, Strategien und Ziele eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Teams aktiv verfolgt werden. Die Kommunikation dient dabei als wichtigster Einflussfaktor. Als Ergänzung zu den Ergebnissen des HR-Reports der Hay Group seien an dieser Stelle einige Empfehlungen zur praktischen Umsetzung der wichtigsten Aspekte der Kommunikation für Führungskräfte genannt:

Offener Umgang mit kritischen Themen

Gehen Sie die Thematisierung von Fehlern, Krisen und Risiken aktiv und offen an.

• Entwickeln Sie in Ihrem Team ein gemeinsames Verständnis davon, dass Fehler nicht nur als etwas Negatives zu betrachten, sondern auch als Lernchance zu nutzen sind. So kann ein Team zum Beispiel gemeinsam reflektieren, welche Faktoren gewisse Fehler begünstigen bzw. welche Handlungen Fehler hervorbringen und was ab sofort geändert werden soll.    
• Kommunizieren Sie in Krisenzeiten proaktiv, regelmässig und offen. Vermitteln Sie, was Sache ist, beschönigen Sie nichts, aber drücken Sie auch Zuversicht aus. Orientieren Sie Ihre Mitarbeitenden darüber, welche Massnahmen wann zu erwarten sind. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten, indem sie diese in die Lösungsfindung einbinden. Nehmen Sie Bedenken und Ängste ernst und stehen Sie für persönliche Anliegen zur Verfügung. Betonen Sie auch die kleinen Schritte und Erfolge im Umgang mit einer Krise.    
• Risiken sind weder zu bagatellisieren noch zu dramatisieren sondern zu objektivieren. Diskutieren Sie im Team, wie Risiken identifiziert, bewertet und bewältigt werden können.

Wertschätzende Kommunikation

• Wertschätzende Kommunikation beginnt mit einer positiven Einstellung gegenüber Menschen. Nehmen Sie sich ab und zu Zeit für kurze, informelle Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden. Stellen Sie die richtige Balance her zwischen Interesse zeigen und Selbstkundgabe.
• Machen Sie wertschätzende Kommunikation zum Thema an einer Teamentwicklung oder Teamsitzung: Formulieren Sie gegenseitig Ihre Erwartungen bezüglich des konstruktiven Umgangs miteinander und wertschätzender Kommunikation. Diskutieren Sie gemeinsam, wie Sie mit Konflikten umgehen wollen und definieren Sie Eskalationspfade.
• Hören Sie Ihren Mitarbeitenden insbesondere bei wichtigen Anliegen und Problemen aktiv zu: Versuchen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers zu versetzen. Drücken Sie Anteilnahme und Wertschätzung aus: "Das ist ein interessanter Gedanke, erzählen Sie ..". Geben Sie den Inhalt Ihres Gesprächsbeitrags mit eigenen Worten wieder: „Sie haben gerade gesagt...“. Sprechen Sie die Gefühlslage Ihres Mitarbeiters oder Ihrer Mitarbeiterin an: „Es hört sich an, als ob Sie darüber verärgert sind.“ So fühlt sich Ihr Gegenüber nicht nur gehört sondern auch verstanden.

Etablierung einer Feedbackkultur

• Institutionalisieren Sie Feedback als wertvolles und konstruktives Instrument zur persönlichen Entwicklung und Erweiterung des eigenen Handlungsrepertoires. Erläutern Sie, wozu Feedback dient: Stärken zu optimieren, Schwächen zu vermindern und gewünschte Verhaltensänderungen zu ermöglichen.
• Führen Sie Feedbackregeln ein und gehen Sie mit gutem Beispiel als Feedbackgeber/in voran: Beginnen Sie mit einer positiven Rückmeldung, verwenden Sie Ich-Botschaften ("Ich sehe das so…") und bewerten Sie nicht die Person. Machen Sie möglichst konkrete Rückmeldungen zu bestimmten Verhaltensweisen in spezifischen Situationen. Verwenden Sie positive Formulierungen für das zu ändernde/gewünschte Verhalten: "Ich stelle mir vor…" Wenn Sie Feedback entgegen nehmen, lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden, hören Sie aufmerksam zu und fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist und rechtfertigen Sie sich nicht. Lassen Sie die Rückmeldung wirken und ziehen Sie Ihre Schlüsse daraus.
• Implementieren Sie Feedbackinstrumente als Bestandteil von Sitzungen und Meetings. Als Beispiel sei hier die Skalierung genannt: Wie beurteilt jeder einzelne auf einer Skala von 1 bis 10 (1=schlecht; 10=ausgezeichnet) die Zusammenarbeit im betreffenden Meeting? Die Einschätzung wird von den einzelnen jeweils kurz kommentiert und danach wird gemeinsam entschieden, ob und was beim nächsten Mal anders gemacht werden soll. Auch lässt sich ein Teamworkshop eigens zum Thema „Führung und Zusammenarbeit“ durchführen, in welchem gegenseitiges Feedback als zentrales Instrument zur Einschätzung und Optimierung des Umgangs miteinander im Arbeitsalltag dient.

Kurz gesagt, Kommunikation bedeutet viel mehr als offizielle Verlautbarungen an Mitarbeitende zu richten. Gerade die Bedeutung der kurzen informellen Gespräche und ein offenes Ohr für die Belange der Mitarbeitenden sind nicht zu unterschätzen. Das Etablieren einer Feedbackkultur und der offene Umgang mit kritischen Themen geschieht jedoch nicht von heute auf morgen. Veränderungsprozesse dieser Art brauchen in der Regel das Commitment auf allen Hierarchiestufen und Menschen, die die gewünschten Einstellungen und Verhaltensweisen im Arbeitsalltag leben.

*Quelle: Hays Group Studie: HR-Report 2016. Schwerpunkt Unternehmenskultur (Januar 2016)