KI-Revolution in der Personalgewinnung Wie das Recruiting automatisiert wird

Positiv nachdenklich stimmt das brandheisse Thema «Automatisierung». Wir werden geradezu überrollt mit Entwicklungen rund um KI, Bots, GPT oder Dall-E. Kein Tag, an dem damit nicht die erlösende Rettung des Arbeitskräftemangels gepriesen und gleichzeitig mit Horrorszenarien vor der Übernahme der Welt durch künstliche Intelligenz gewarnt wird. Egal welche Perspektive man dazu haben mag, Fakt ist: Die Automatisierung und damit die weitere fundamentale Anpassung diverser Jobs steht vor der Tür. Erneut – nach den gefühlt eher langsamen Veränderungen durch den Vorgänger «Digitalisierung». Ich werde den Eindruck nicht los: Das Jahr 2023 wird zum Durchbruchsjahr für die «Power-Automatisierung rund um KI». Und zitiere die NZZaS vom 23.04.23: «KI-Revolution: wer jetzt nicht aufpasst, wird abgehängt» - ein Querblick in die HR-Abteilungen der Schweiz bestätigt dies auf bedenkliche Art und Weise.

Next Generation People Attraction ist nicht länger ein Buzzword

Strategische Revolution und Innovation ist in vielen HR-Abteilungen mangelhaft bis nicht vorhanden. Vielerorts wird nach alten Mustern gearbeitet und dem Wissen aus vergangenen HRM-Studiengängen oder Lehrmitteln nachgeeifert. Wer das Mindset noch nicht auf «Next Generation HR» (vgl. Abb. 1) eingestellt hat, sollte dies raschmöglichst tun.

Was heisst das konkret für die Personalgewinnung?

• Die Rolle des Recruiters verändert sich dahingehend, so dass die klassischen Disziplinen der Selektion oder das Führen von Interviews weiter in den Hintergrund rücken können.
• Das (proaktive) persönliche Generieren von Kandidat:innen und das Pflegen von Netzwerken und Talenten rückt in den Vordergrund.
• Die Operational Excellence – also die Professionalisierung - des Recruitings wird zwangsweise durch die Ansprüche der Kandidat:innen und den Fachbereichen sowie der Situation auf dem Arbeitsmarkt weiter zunehmen.
• Recruiting-Administration – respektive Teil der HR-Administration – wird obsolet. Das Erstellen von Terminvereinbarungen, Stellenbeschreibungen oder Verträgen braucht kein menschliches Zutun.
• Operatives Personalmarketing kann automatisiert und mittels Algorithmen zielgruppenspezifisch persönlich erstellt und ausgespielt werden.
• Reportings und Zahlen werden nicht mehr als mühselig betrachtet. Im Gegenteil wird es einfacher werden, verlässliche Reports abzufragen und genaue Auswertungen zu erhalten. Power Automate sei Dank. Glauben Sie nicht? Fragen Sie den Kompetenzcenterleiter vom CAS FH in People Attraction Excellence.

Die Tür zur Automatisierung ist geöffnet

Ein aktuelles Beispiel aus der Unternehmenspraxis veranschaulicht, wie ein smartes Effizienzziel für die Personalgewinnung lauten kann:

«Mittels Automatisierung werden Prozesse und (administrative) Routinearbeiten bis Ende 2024 so ausgeführt, dass eine Ressourcenoptimierung von 30% - 35% resultiert, die Service-Qualität um 20% gesteigert wird und der Personalisierungsgrad 100% ausweist.»

Bei 15 Vollzeitstellen sind dies fünf Positionen. Im Vordergrund steht dabei kein Ressourcenabbau, sondern das Einsetzen der freien Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten der Kandidatenfindung, zielgruppenspezifisches Netzwerken und Führungskräfte-Befähigung in Sachen Candidate Experience Excellence.

Diese Effizienz-Berechnung basiert auf der Analyse sämtlicher Aufwände, welche im Verantwortungsbereich der Personalgewinnung liegen und – ohne Einbusse der Servicequalität – automatisiert werden können. Betroffen von der Automatisierung sind die Eliminierung von E-Mailanfragen, das Content Management im Personalmarketing oder das Pre- und Onboarding. Zudem basiert das Wissensmanagement auf dem Prinzip des personalisierten Self-Services für die Mitarbeitenden. Tools und Bots helfen vom Upskilling bis zur Informationsbeschaffung rund um relevante Recruiting-Touchpoints.

Der eingangs erwähnte Personalisierungsgrad bezieht sich auf das geforderte Kundenbedürfnis nach individuellem und personalisiertem Service. Das heisst konkret: Beim Onboarding werden sämtliche neuen Mitarbeitenden automatisiert auf die Reise mitgenommen bei gleichzeitigem Eingehen auf die einzelnen Bedürfnisse der neuen Kollegen und  Kolleginnen. Und Führungskräfte erhalten eine auf ihr Problem zugeschnittene Lösung.

Konsultiert man ChatGPT zur möglichen Ressourceneinsparung im HR durch Workflow Automation, erhält man folgende Zahlen (siehe Abb. 2). Dabei wird ersichtlich, dass das Effizienzziel des oben beschriebenen Praxisbeispiels im Mittelfeld liegt.

Pikantes Detail: Die zitierten Studien stammen aus den Jahren 2017 bis 2020. ChatGPT hat «nur» Zugriff auf Wissen bis September 2021. Es ist also davon auszugehen, dass sich gemäss der aktuellen Entwicklung die Optimierungsberechnungen weiter erhöhen, je nach Entwicklungsstand des HR, der Art der zu automatisierenden Tätigkeiten oder der zum Einsatz kommenden Automatisierungstechnologien.

Wie umsetzen? Stellen Sie einen «WASPA» ein!

Schaffen Sie eine neue Funktion in Ihrem HR, respektive der Personalgewinnung: die des «Workflow Automation Specialist People Attraction».

Zur Veranschaulichung (und als Vorlage) formuliere ich eine solche Rolle in Form eines möglichen Stelleninserates (Abb. 3):

Die im Stelleninserat beschriebene Rolle illustriert nicht nur den zwingenden Bedarf, Wissen in den Bereichen IT, Data und Engineering im HR aufzubauen, es zeigt gleichzeitig ein realistisches HR-Rollenbild. Eine kleine Marktrecherche zu solch einer Funktion zeigt: dies ist ein «hard to fill» Berufsbild, also schwierig zu finden, da noch wenig vorhanden, eine Funktion, die sich «on the job» in und mit der Rolle entwickeln muss.

Fazit

Je mehr man sich mit dem Thema Automatisierung im Recruiting konkret auseinandersetzt, umso klarer wird die auf uns zurollende mögliche Revolution. Was geht Ihnen, liebe Leserin, lieber Leser, beim Lesen dieses Beitrages durch den Kopf? Ich bin gespannt auf Ihre Expertise.

ChatGPT.

ciaramella & partner GmbH. Excellence in Holistic People Attraction.

Schöpfer, L. (2023). KI-Revolution: wer jetzt nicht aufpasst, wird abgehängt. NZZ am Sonntag magazin.