Digital Workspace im Aufbruch Digitalisierung – Ich kann es nicht mehr hören! Oder ist es erst der Anfang?

2020 ist ein Jahr, das in die Geschichtsbücher eingeht. So negativ es auch behaftet sein mag, hat das Jahr 2020 auch sehr viel Positives herbeigeführt, insbesondere in der Digitalisierung. Bereits kursiert im Netz die Umfrage, die als Witz zu verstehen ist: Wer ist in Ihrer Organisation für die Digitalisierung verantwortlich? A) der CEO, B) der CTO oder C) Covid-19. Tatsächlich hat das Jahr 2020 einen grossen Sprung in der Digitalisierung bewirkt. Trotzdem hat man das Gefühl, die letzten Jahre waren geprägt durch das Wort Digitalisierung, beinahe schon ein Unwort. In den meisten Fällen hat es damit zu tun, dass man den eigenen Anwendungsfall nicht kennt.

„Nur wer im Büro ist, arbeitet auch hart.“

Tagtäglich pendeln Menschen zu Fuss, mit dem Fahrrad, dem Auto oder dem Zug aus der ganzen Schweiz von ihrem Zuhause an ihren Arbeitsort. Auf der A1 vor dem Gubrist im Stau zu stehen, das ist normal. Im überfüllten Intercity von Zürich nach Bern zu stehen, das ist normal. Wir haben das bisher immer so gemacht, warum sollten wir daran etwas ändern - das ist normal.

Die Menschen, die im Büro arbeiten, haben dort ihren PC. Der geringere Teil hat einen Laptop. Man hat das festinstallierte Telefon im Büro, seine Kaffeemaschine und nicht zu unterschätzen, seine Arbeitskolleginnen und -kollegen. Der Vorgesetzte ist vor Ort und kann die Anwesenheit der Mitarbeitenden kontrollieren. Wer also von 8 bis 17 Uhr anwesend ist, hat auch gearbeitet.

Homeoffice und weitere Herausforderungen

Machst Du auch Homeoffice? Wie oft wurde Ihnen diese Frage gestellt? Nun hat uns das Jahr 2020 gezeigt, dass man durchwegs mit vielen Jobs auch von zu Hause aus arbeiten kann. In der Theorie klingt das sehr einfach. Aber wir sind mit sehr vielen Herausforderungen konfrontiert. Ist ein Laptop mit Internet vorhanden? Welcher Sicherheit bedarf es, damit Mitarbeitende von zu Hause auf die Systeme der Firma zugreifen dürfen? Haben die Mitarbeitenden zu Hause einen eingerichteten Arbeitsplatz, der es zulässt, fokussiert und in Ruhe zu arbeiten?

Es ist die Sternstunde für Video-Konferenz-Software. Aber auch für viele andere Tools, die die Zusammenarbeit begünstigen, wurde 2020 ein erfolgreiches Geschäftsjahr. Cloud Software ist plötzlich der heilige Gral. Für die Arbeit wie auch die Zusammenarbeit aus der Ferne gibt es einige Lösungen. Wichtig hierbei ist es, dass man mit dem Arbeitgeber und seinen Arbeitskolleginnen und -kollegen eine klare Regelung hat.

Regeln, die nicht zum Brechen gedacht sind

Vermutlich die wichtigste Regel ist, dass man sich auf Sie verlassen kann. Natürlich wäre das auch wünschenswert, wenn man nicht im Homeoffice ist, aber insbesondere wenn man auf Distanz miteinander arbeitet, ist es wichtig, dass versprochene Punkte erledigt werden. Der Kalender muss aktuell sein. Das gibt jedem die Möglichkeit zu sehen, wer verfügbar ist.Erwartungshaltung und die Kommunikation untereinander müssen klar definiert sein.

Ein kleiner Tipp am Rande: Für das Gemüt und das persönliche Wohlbefinden macht es Sinn, ab und zu einen Videotermin im Team zu haben, ohne dass man über geschäftliche Punkte spricht. Dieses Meeting kann man zum Beispiel dafür nutzen, um per Video die eigene Arbeitsumgebung zu zeigen. Das fördert das Verständnis des Gegenübers, wenn man dann doch mal ein schreiendes Kind oder ein Haustier hört.

Philosophie und Tools der Zusammenarbeit

Für die Philosophie der elektronischen Zusammenarbeit spielt es keine Rolle, wo man sich gerade befindet. Ob im Büro, zu Hause, im Zug, in den Bergen oder vielleicht sogar am Strand. Man benötigt ein elektronisches Gerät wie ein Mobiltelefon, ein Tablet oder einen Laptop mit Internetzugang. Die Cloud ist in aller Munde. Cloud heisst nichts anderes, als dass die Daten oder eine Software auf einem Rechner laufen, der über das Internet verfügbar ist.

Es gibt unzählige Tools. Eines davon ist Microsoft 365 bzw. Office 365. Diese Applikation lässt sich gleichermassen für KMUs wie auch Grossunternehmen einsetzen. Was zeichnet dieses Tool aus und welche Philosophie steckt dahinter? Die Daten sind zentral gespeichert und sind für die gewünschten Personen zugänglich. Einfache Dateien kann man in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Das verhindert zum Beispiel, dass man unnötig Dateien per E-Mail versendet und nicht weiss, wer jetzt welche Version bei sich hat. Man führt Kanäle nach Themen, wo die Mitarbeitenden, welche es etwas angeht, sich dazu austauschen oder entsprechende Dateien ablegen können. Das hat den Vorteil, dass man sich nicht von unnötigen Informationen ablenken lässt und sichergestellt ist, dass alle, die darüber in Kenntnis gesetzt werden müssen, dies auch erfahren. Man kann sich telefonisch oder per Video austauschen. Das ist an sich keine neue Erfindung, es rundet aber das Gesamtpaket ab.

Nehmen Sie das mit nach Hause

Mit vielen Herausforderungen wurden wir im letzten Jahr auf die Probe gestellt. Dies zeigt aber auch auf, zu welcher Adaption der Mensch innert kurzer Zeit fähig ist. Um solche Adaptionen werden wir auch in Zukunft nicht herumkommen. Folgende Punkte gebe ich Ihnen gerne mit nach Hause:

• Schaffen Sie sich zu Hause eine angenehme Arbeitsumgebung, wo Sie ruhig und fokussiert arbeiten können.
• Kommunizieren Sie mit Ihren Arbeitskolleginnen und -kollegen lieber ein Mal zu viel als zu wenig.
• Setzen Sie sich mit einer Cloud-Software auseinander, die den Bedürfnissen Ihrer Arbeitssituation gerecht wird.
• Hinterfragen Sie auch, ob das neue Arbeitsmodell auch für die Zukunft Sinn macht und Sie sich damit anfreunden können.

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