Candidate Experience im Online-Recruitingprozess

Abhängig von der Grösse der Organisation existieren heute sehr unterschiedliche Recruiting-Prozesse in Bezug auf Form, Vorgehen, Digitalisierungsgrad und Antwortrate. Vereinfacht gesagt: In einem globalen Konzern geht es nun mal länger als in einem Kleinbetrieb. Das liegt in der Natur der Sache. Und doch zeigen Umfragen und Studien: Wirklich zufrieden sind Kandidaten auf der Candidate Journey selten.

Abb.: Definition wichtiger Begriffe in der Personalgewinnung (Grafik: Angelo Ciaramella)

Ein fortschrittlicher und digitaler Recruitingprozess orientiert sich an der Erwartungshaltung der Kandidaten. Doch wie können Unternehmen dies im digitalen Auswahlverfahren sicherstellen? Gerade kleinere Unternehmen stehen vor der schwierigen Frage der Notwendigkeit einer kostspieligen automatisierten Software-Lösung versus einem einfachen aber administrativ aufwändigem Handling. Ein gewichtiges Kriterium ist die durchschnittliche Anzahl zu besetzenden Funktionen.

Schnelle Rückmeldungen während dem ganzen Bewerbungsprozess

„Die gesellschaftliche Haltung, dass Bewerber auf Ihre Kandidatur keine Antwort, wenn, dann eine unpersönliche und erst nach langer Zeit Rückmeldung erhalten, ist noch tief im allgemeinen Bewusstsein verankert“, meint Angelo Ciaramella, Talent Attraction Experte. Laut einer Umfrage von Softgarden (2020) wollen Bewerber zehn Minuten oder weniger in ihre Online-Bewerbung investieren, da Aufwand und Ertrag aus Sicht der Kandidaten oft nicht im Verhältnis stehen. In der Regel erwarten Kandidaten eine konkrete Rückmeldung innerhalb von 14 Tagen, bspw. ob sie zu einem Interview eingeladen werden oder ob sie noch im Rennen sind oder nicht.

Was Bewerbende an Bewerbermanagementsystemen bemängeln

Zwecks Pflege von Datenbanken und Wahrung des Datenschutzes sind moderne Bewerbermanagementsysteme (sog. ATS - Application Tracking Systems) oft mit einer Profil-Registrierung vorgelagert, diese werden von Kandidaten jedoch als hinderlich empfunden. Weitere No-Gos sind, wenn die geläufigsten Dateitypen beim Upload von Dokumenten nicht akzeptiert werden oder extreme Begrenzungen für Datenvolumen bestehen. Lästig wird es erst recht, wenn jede Station aus dem Lebenslauf noch einmal manuell in das ATS eingegeben werden muss. Wenn dann noch Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen, die für die ausgeschriebene Stelle nicht relevant sind oder nur amerikanische Abschlüsse in der Auswahl erscheinen (Highschool/College), verspielt man weitere Kreditpunkte in der positiven Candidate Experience.

Tipps vom Experten, wie Sie als Unternehmen bei der Candidate Experience punkten können

• Schnell und persönlich: Geschwindigkeit ist DER Erfolgsfaktor schlechthin. Reaktionszeit auf Bewerbungseingang, Zwischenstand der Selektion und konkrete Anhaltspunkte machen den Prozess aus Sicht des Kandidaten zu einem positiven Erlebnis, selbst wenn es letztlich in einer Absage mündet. Geben Sie schnelle, ehrliche und nachvollziehbare Rückmeldungen.
• "Candidate First, Linie Second": Der Paradigmenwechsel ist für viele Führungskräfte oft schwer nachvollziehbar, erst recht wenn die "Ich wähle aus; Bewerber gibt es genug"-Mentalität vorherrscht. Zeigen Sie den Führungskräften mantra-artig auf, dass der Mangel an Skills und passenden Bewerbern eine andere Herangehensweise verlangt. Auch hier ist der Verzicht auf ein Motivationsschreiben oder gar Zeugnisse ein erster Wendepunkt.
• Individualisierung statt Standardisierung: Gestalten Sie individuelle Prozesse für unterschiedliche Vakanzen und Kandidaten. Grundlage sind Komplexität der Stelle, Schwierigkeit der Besetzung und Bedürfnisse der Zielgruppe. Bestimmte Berufsgruppen möchten bspw. keine Motivationsschreiben verfassen, ansonsten sie sich gar nicht bewerben.
• Umfassendes ATS: Nutzen Sie ein Application Tracking System, welches den ganzen Rekrutierungsprozess abdeckt - von der Stellenausschreibung, dem Abgleich der geforderten Kompetenzen (Matching), der integrierten Terminkoordination bis zur Zu- oder Absage. Eine moderne Lösung bezieht alle Beteiligten – Kandidaten, Personalverantwortliche und Vorgesetzte – in den Selektionsprozess ein. Zudem ist so sichergestellt, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
• Suchmaschinenoptimierte Stellenanzeigen: Investieren Sie Zeit in Ihre Stellenanzeige. Für das Storytelling ist Kreativität gefragt, für die Auffindbarkeit Ihrer Inserate im Internet gilt es, ausgewählte Keywords an die gewünschten Zielgruppen auszuspielen. Eine Stellenanzeige im Internet ist für viele der erste Touchpoint und entscheidet massgeblich über das Einreichen des Dossiers mit. Erfinden Sie keine Fantasienamen für Stellentitel. Google und Job-Suchmaschinen finden diese nicht - und auch nicht Ihre Bewerber.
• "Sharing is caring": Teilen Sie Ihre Stelle auf den bekannten Netzwerken und vor allem: animieren Sie die verantwortlichen Führungskräfte dies ebenfalls zu tun: teilen, liken und kommentieren. Man bedenke: Nicht HR sondern die Bereichsspezialisten haben ein Netzwerk, wo sich die Kandidaten befinden.
• Fokus und Einfachheit: Gestalten Sie die Prozesse im Online-Bewerbungsverfahren entlang den Bedürfnissen und Erwartungen der Kandidaten. Versuchen Sie dabei, so viel wie möglich zu vereinfachen: Welche Informationen brauchen Sie wirklich für den ersten Auswahlschritt? Können Bewerber ihre wichtigsten Berufsstationen aus Online-Businessnetzwerken hochladen – oder müssen sie jeden Schritt mühsam eingeben? Insgesamt sollte die Benutzeroberfläche klar und gut zu bedienen sein und darf auch gerne attraktiv wirken. 
• Mobile Selektion als New-Work- Modell: Ob mit einem ATS oder per Mail: Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte möglichst einfach Rückmeldung über die Qualifizierung der Kandidaten geben können. Versehen Sie dies mit automatisierten Erinnerungen. Bestenfalls kann so über das Handy kurz und knapp die notwendige Beurteilung vorgenommen werden.
• Transparente und konkrete Kommunikation: Halten Sie Bewerber über die Schritte auf dem Laufenden. Lassen Sie diese wissen, wie der Zwischenstand ist und wie lange die Bearbeitungsphasen dauern. Tipp: die Eingangsbestätigung eignet sich ideal, um Kandidaten gleich über den Prozess zu informieren, anstatt nur den "Bewerbungs-Eingang" zu bestätigen.

Ziel eines jeden Einstellungsprozesses ist das Zusammenfinden eines Kandidaten mit den benötigten Skills in der Firma. Zur Erreichung bedarf es eines durchdachten, angepassten und adäquaten Gewinnungsprozesses, der sich an den Bedürfnissen der gesuchten Zielgruppe orientiert. Die Gestaltung des Rekrutierungsprozesses und die Ausrichtung dessen an den Wünschen der Kandidaten ist zentral für eine gelungene und erfolgreiche Stellenbesetzung. "Mit jedem positiv empfundenen Touchpoint – sei es analog oder digital – prägen Sie Ihre Marke als attraktive Arbeitgeberin aber auch als Firma mit. Sind wir doch alles Kandidaten und Kunden zugleich“, bekräftigt Transformationsspezialist Angelo Ciaramella.

Quellen und weiterführende Informationen

CareerBuilder und die Macromedia Hochschule (2017). Die Candidate Journey. So sehen Bewerber heute die Reise zum neuen Job.

Careerplus. (2020). White Paper Stelleninserate: online und wirksam.

Softgarden e-Recruing. (2020).Umfrage: Candidate Experience 2020. Teil 1: Einstiegspunkte, Eigenmedien, Arbeitgeberbewertungen.

Softgarden e-Recruing. (2020).Umfrage: Candidate Experience 2020. Teil 2: Bewerbungsprozesse und Kandidatenwahrnehmung.

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