Virtuelle und reale Bürowelten (1/2)

Die Digitalisierung verändert die Art, wie wir arbeiten. Annina Coradi und Muriel Bouakaz, zwei Forscherinnen und Designer der Witzig The Office Company, berichteten am Swiss Green Economy Symposium zum Thema Digitalisierung und Arbeitswelten. Regula von Büren spricht mit ihnen über Innovation am Arbeitsplatz, Post-it und die Mafia. 

Wie wirkt sich die Digitalisierung auf unsere Arbeit aus?

Coradi: Die Digitalisierung bietet uns viele Chancen für eine innovative und lustvolle Zusammenarbeit. Für mich bedeutet die Digitalisierung in erster Linie einen sozialen Prozess. Verschiedene Tools ermöglichen uns neue Formen des Austausches, der Kommunikation und der Arbeitsgestaltung.

Bouakaz: Bei allen technischen Erneuerungen: Im Vordergrund steht der kulturelle Wandel, den die Digitalisierung mit sich bringt. Kreativität und Innovation sind für viele Unternehmen nicht mehr nur schöne Zusatzeffekte, sondern sehr zentral. Die digitale Transformation kann hier unterstützend wirken.

Wie hängt die Bürogestaltung mit Innovation zusammen?

Coradi: Arbeit besteht zu einem grossen Teil aus Austausch und Kreation von Wissen. Kommunikation ist eine wichtige Voraussetzung für die Entwicklung von Ideen mit hohem Innovationspotential. Man sieht auf einen Blick, ob ein Unternehmen gut unterwegs ist bezüglich Innovation, aber auch bezüglich Digitalisierung. Dies ist dann der Fall, wenn die digitalen und analogen Arbeitswelten gut miteinander verbunden werden. In solchen Unternehmen trifft man häufig auf ganz viele Post-it, Posters an den Wänden, Konzepte auf Papier – kurz: viele haptische Elemente. Prozesse, Wissen und Ideen werden geteilt. Und in einem zweiten Schritt werden eben diese Inhalte digitalisiert. Wie Räume gestaltet sind, hat auch eine starke Symbolik. Kreativräume mit Bastelelementen etc. stimulieren anders, als ein schlichter Raum mit Schreibtisch und Stuhl.

Bouakaz: Die Digitalisierung ermöglicht es uns, auf neue Weise zusammenzuarbeiten, sei es simultan oder asynchron. Wir setzen zum Beispiel gerne digitale Whiteboards ein. In der Zukunft – oder vereinzelt bereits heute – kommen dann noch Avatars und Hologramms dazu. Interessant wird es vor allem auch auf der Schnittstelle, an der man haptische Elemente mit der digitalen Welt verbindet.

Die Digitalisierung unterstützt den Austausch von Wissen. Wo gibt es dabei auch Grenzen?

Coradi: Klassischerweise sind verschiedene Büros durch Wände getrennt. Ein direkter Austausch wird dadurch erschwert. Die Digitalisierung ermöglicht zwar, dass Informationen trotzdem fliessen können. Allerdings in einer verminderten Bandbreite. Es fehlen Mimik und Gestik, und der Aufbau von z. B. Vertrauen kann erschwert sein. Wichtige Entscheidungen werden häufig nicht über digitale Kommunikationskanäle oder in nüchternen Sitzungszimmer gefällt. Sondern in gemütlichen oder prestigeträchtigen Orten vorbesprochen und vorentschieden. Ich stelle mir spontan den Salon einer italienischen Familie vor, ein bisschen wie bei der Mafia.

Bei der Mafia?

Coradi: Man kennt es aus den Filmen: Wichtige Entscheide werden an prächtigen Orten getroffen, bei denen man sich tief in die Augen schaut.

Bouakaz: Das Äquivalent heute ist wohl, wenn sich Geschäftsmänner – leider selten Geschäftsfrauen – im Trendcafé für einen Austausch treffen. Die Orte, an denen man sich trifft, und die Symbolik dahinter spielen eine wichtige Rolle. Orte, auch Bürozimmer, regen uns an, bewusst oder unbewusst, durch ihre Gestaltung, ihr Setting und ihre Symbolik.

Wie ist das ideale Büro gestaltet?

Coradi: Wenn wir neue Arbeitswelten gestalten sollen, fangen wir nicht damit an, technologische Geräte einzusetzen, wie beispielsweise Beamer, Drucker etc.. Im Vordergrund steht der Mensch, das Geschäftsmodell der Unternehmung und die Arbeitskultur. Die wirklich wichtigen Fragen sind: Wie möchte das Team zusammenarbeiten? Wie soll Kreativität gefördert werden? Darauf basierend werden die entsprechenden Tools zusammengestellt.

Bouakaz: Wichtig ist, dass man bewusst darauf achtet, wie Kollaborationen optimal durch digitale Elemente und physische Raumgestaltung gefördert werden können. Ohne Kollaborationen werden komplexe Probleme kaum gelöst, dazu braucht es häufig einen Diskurs im Team. Ansprechend und anregend gestaltete Räume können diesen Prozess unterstützen.

Mit durch die Digitalisierung ermöglichtem Homeoffice stösst man hier wohl teilweise an Grenzen.

Bouakaz: Remote arbeiten soll gezielt eingesetzt werden. Für gewisse Aufgaben und Situationen kann sich Homeoffice sehr gut eignen. Gleichzeitigt gilt es Phänomene wie soziale Vereinsamung im Auge zu behalten und zu prüfen, wie man trotz diesen Lösungen zu einem kreativen Austausch kommt.

Coradi: Wir stellen uns unter einem innovativen Arbeitsort nicht Homeoffice vor. Homeoffice ist am unteren Ende bei einer Skala mit innovativen Ansätzen. Homeoffice kann effizient sein und es ist sehr wichtig, dass Mitarbeitende diese Möglichkeit haben, um Familie und Beruf zu vereinen.

Bouakaz: Da stimme ich zu, Homeoffice ist eine wichtige Option. Man kommt aber nicht daran vorbei, persönliche Begegnungen zu fördern. Firmen wie Google arbeiten z. B. daran, dass ihr Kern, ihr Büro, möglichst attraktiv ist. Damit die Mitarbeitenden trotz aller Freiheiten immer wieder gerne dorthin kommen und vor Ort arbeiten. Nicht weil sie müssen, sondern weil sie wollen.

Weiterführende Informationen und Quellen:

Coradi, A., & Schweingruber, D. (2017). Workspace Design für höhere Innovation und Effizienz. In Strategie für Industrie 4.0 (pp. 87-100). Springer Gabler, Wiesbaden.

Witzig The Office Company

Swiss Green Economy Symposium, Innovationsforum IF.13 (Digitalisierung: Virtuelle und reale Welten gewinnbringend zusammenführen).

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