5 Grundsätze für die agile Projektsteuerung

Agiles Projektmanagement bewährt sich bekanntlich dann, wenn Projekte mit höchster Geschwindigkeit abgewickelt werden müssen, die Anforderungen an das Projektergebnis am Anfang noch nicht klar sind und mit vielen Abweichungen vom Plan gerechnet werden muss. Neben dem gezielten Einsatz von konkreten Methoden und Techniken zur agilen Projektabwicklung ist eine entsprechend angepasste Steuerung der Projektteammitglieder für einen erfolgreiches Projektmanagement entscheidend. 

Was es zur agilen Projektsteuerung braucht, ist eine professionelle Projektleitung, die flexibel ist, vernetzt denkt und mit unvorhersehbaren Änderungen kompetent umgeht. Wesentlich ist es dabei, sich einige Grundsätze in der Teamführung zu eigen zu machen. Folgende Empfehlungen sollen dazu als Anregung dienen:

1. Vertrauen aufbauen

Erfolgreiche Zusammenarbeit beruht auf Vertrauen. Zeigen Sie Präsenz, stellen Sie Fragen und hören Sie zu. Ihre Teammitglieder müssen spüren, dass sie sich auf Sie verlassen können und sie wirklich gebraucht werden. Reagieren Sie unmittelbar auf allfällige Fehler und nutzen Sie diese als Lernchance. Reflektieren Sie mit Ihrem Team, welche Handlungen Fehler hervorbringen und was ab sofort geändert werden soll.

2. Verantwortung übergeben

Als Führungskraft eines agilen Projektteams müssen Sie loslassen können. Übertragen Sie Ihren Teammitgliedern wichtige Aufgaben, aber schauen nicht dauernd über deren Schultern im Sinne eines Mikro-Managements, sondern vertrauen Sie darauf, dass sie zu Ihnen kommen, wenn sie Fragen haben. Reissen Sie auch in schwierigen Situationen Dinge möglichst nicht an sich, sondern belassen Sie sie in der Verantwortung Ihrer Teammitglieder. Damit ermöglichen Sie ihnen, Verantwortung zu übernehmen und sich selbst weiterzuentwickeln.

3. Auf Stärken fokussieren

Rekrutieren Sie Teammitglieder für Ihr Projektteam, die dieses agile Verständnis der Projektarbeit bereits mitbringen. Halten Sie auch deren Stärken im Fokus, damit Sie bei einer allfälligen Neuverteilung von Aufgaben schnell agieren und Ihre Teammitglieder mit Aufgaben betrauen können, die möglichst ihren Stärken und Neigungen entsprechen. Auf diese Weise können sich alle am besten einbringen, effizient arbeiten und zu einem leistungsstarken Team heranwachsen.

4. Entscheidungsfreudigkeit fördern

Vertagen Sie wichtige Entscheidungen nur so lange wie nötig. Treffen Sie Entscheidungen klar, rasch, bewusst und entschlossen. So verhindern Sie Lähmung und Ungewissheit. Prüfen Sie die Ideen aller Teammitglieder. Dies erleichtert einen Entscheid, zu welchem alle stehen können. Wiederholen Sie am Ende einer Besprechung die wichtigsten Entscheide, Termine und Verantwortlichkeiten.

5. Effektivität verbessern

Auch im agilen Projektmanagement zählt am Schluss das Ergebnis. So werden in einem agilen Projektteam die Effektivität von Prozessen und Vorgehen laufend hinterfragt und optimiert. Implementieren Sie beispielsweise Fragen zur Effektivität als festen Bestandteil von Projektsitzungen. Vor dem Meeting: «Wie holen wir das beste aus dem Meeting heraus?» Und nach dem Meeting: «Wie beurteilt jeder einzelne auf einer Skala von 1 bis 10 jeweils die Zusammenarbeit und das Ergebnis des Meetings? Und: «Was hat jeder einzelne gelernt?»

Zur erfolgreichen Steuerung des Projektteams gehört neben einer agilen Projektleitung und entsprechenden Teammitgliedern natürlich auch ein Unternehmen bzw. eine Organisation, welche die Rahmenbedingungen schafft, flexibel, aktiv, anpassungsfähig und mit klarer Ergebnisorientierung agieren zu können.

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