Mehr Fokus mit Collaboration Tools

Erhalten sie auch noch immer E-Mails mit einem Link auf eine weitere Plattform, um dann auf die Daten zugreifen zu können, diese zu bearbeiten und wieder per E-Mail auszutauschen? Womöglich noch auf eine Plattform mit eigenen Zugangsdaten und einem separaten Account und Passwort? Oder ist das E-Mail-Ping-Pong mittlerweile so real, dass es gar nicht mehr wahrgenommen wird? Hier bieten sich viele Collaboration Tools an, um gemeinsam, effizient und in Echtzeit ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Dabei reicht die Palette von Notizen, Aufgaben, Brainstorming, Ideenfindung, Projektmanagement bis zu Benachrichtigungen und Live-Chat.

Einfache Zusammenarbeit in Echtzeit

Die meisten Collaboration Tools sind grösstenteils problemlos integrierbar und können miteinander verknüpft werden. Dies erleichtert die gemeinsame Zusammenarbeit beispielsweise an Projekten, ermöglicht ein Update in Echtzeit und schafft Transparenz. Zudem wird nicht nur die E-Mail-Flut reduziert. Auch das lästige und umständliche Ablegen in Ordnern und das spätere Suchen entfällt. 

Viele Anwendungen in der Basisversion sind für eine bestimmte Zeit oder Anzahl Nutzer gratis. Problematisch wird es hingegen in Firmennetzwerken / Plattformen, da hier eine Integration nicht immer möglich ist. Aber generell gilt es, einfach mal auszuprobieren, aber auch zu fokussieren. Es bringt keinen Nutzen, wenn beispielsweise die Anzahl der E-Mails einfach auf verschiedene andere Kanäle verteilt werden und in der Summe gleich bleiben. Nutzen entsteht auch hier nur aus der Reduktion. Hier eine Auswahl von sechs Collaboration Tools und deren Anwendungsmöglichkeiten in Kürze:

Backlog: Projektmanagement für Entwickler

Hier können Entwicklungsprojekte durchgängig verwaltet werden. Dieses Tool unterstützt die Zusammenarbeit von Anfang bis zum Ende eines Projekts, somit vom Start bis zur Freigabe inklusive Wartung sowie Fehler- und Versionenmanagement. Hinzu kommen viele weitere Funktionen wie Aufgabenverteilung, Wissensmanagement, Checklisten, Meilensteine.

Hive: Projektmanagement und Kollaboration

Hier können beispielsweise  –  ähnlich wie bei einem Kanban Board  – Aufgaben gemeinsam bearbeitet und dargestellt werden. Eine Integration verschiedenster Collaboration Tools ist möglich und die Darstellungsmöglichkeiten sind flexibel. Hierbei handelt es sich um ein umfassendes Tool, das mit Künstlicher Intelligenz das Arbeiten unterstützt und von vielen renommierten Firmen angewendet wird.

Milanote als digitale visuelle Boards

Ein in der Handhabung einfaches und nicht zu überladenes Tool, in dem man Ideen, Projekte, Aufgaben etc. darstellen, ergänzen und gemeinsam bearbeiten kann. Dies ermöglicht eine Zusammenarbeit von der reinen Ideenfindung und -sammlung bis zur Zuweisung und Ausführung von Aufgaben. Mit Drag&Drop können verschiedenste Dateien, Bilder, Notizen etc. hinzugefügt werden. Diverse Vorlagen ermöglichen den schnellen Start. Somit ein perfektes Tool für Brainstorming-Workshops mit internen und externen Teams.

MindMeister: virtuelles Brainstorming +

Durch das Anlegen der Mindmap können Ideen strukturiert, verwaltet, bearbeitet und nahezu grenzenlos weiterverfolgt und ergänzt werden. Ob alleine oder im Team können hier innerhalb eines Themas verschiedenste Unterthemen hinzugefügt und gut visuell dargestellt werden. Auch eine Zusammenarbeit in Echtzeit mit Zuweisung von Aufgaben, Terminen und Prioritäten ist möglich. Das Ergänzen mit Notizen, Bildern und Videos ermöglicht eine umfassende Sammlung und Darstellung der Ideen. Dies erleichtert das Planen und Strukturieren von Projekten sowie das Entwickeln von Strategien. Dieser “Gedanken-Baum“ kann auch sehr gut als Präsentationsform genutzt werden.

Trello: Projektmanagement-Board

Das wohl bekannteste Collaboration-Tool ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit ortsunabhängig und transparent. Zu den Projekten können unter anderem Aufgaben, Deadlines, Notizen etc. zugewiesen und individuell gestaltet werden. Dies macht die Bearbeitung auch verschiedenster Projekte beinahe zu einem Kinderspiel. Das lästige Ablegen und Suchen entfällt und die Bedienung ist sehr einfach.

Zoho: Präsentation gemeinsam sehen und bearbeiten

Dieses alternative Tool zu PowerPoint bietet neben dem schnellen Erstellen und dem optisch ansprechenden Design das schnelle und einfache Integrieren von diversen Vorlagen (Bildern, Formen, Tabellen, Diagrammen etc.) und Einbetten verschiedenster Dateien. Dabei ist das Freigeben, Veröffentlichen und Übertragen der Präsentation möglich und die Zugriffsrechte können individuell zugewiesen werden. Das Web-Tool gestattet neben dem Anzeigen das gemeinsame Bearbeiten oder auch Veröffentlichen / Einbetten in Blogs, Foren und Webseiten. Somit ein einfach zu handhabendes Präsentationstool zum gemeinsamen Ansehen, Nutzen und Bearbeiten. 

Nun geht es an das gemeinsame Ausprobieren und Selektieren verschiedenster Tools, die aufgrund des Umfangs hier nicht alle genannt werden können und dann im Team zu integrieren. Aber bitte führen Sie nicht einfach ein neues Tool ein, welches nun auch noch bewirtschaftet werden muss, sondern machen sie damit andere überflüssig und eliminieren sie solche, die sie nicht mehr brauchen.