Digitalisierung in Payroll, Accounting und Controlling
Marcel Hofer
Industrialisierung 4.0, Digitalisierung, digitalisieren – omnipräsente Begriffe im Alltag und in den Medien – ein trendiges Thema, welches beinahe alle Leute in ihrem (beruflichen) Alltag beschäftigt. Im Bereich Accounting und Controlling gibt es laufend Neuerungen. Dieser Post zeigt auf, wie diese Neuerungen unser Leben – und damit sind alle Stakeholder des Accounting und Controllings gemeint – vereinfachen werden.
HR / PAYROLL: Personaldaten von Mitarbeiter/-innen
Die Erfassung und Mutation von Mitarbeiterdaten erfolgt grundsätzlich durch die Meldung der Mitarbeiter/-innen an die HR Abteilung, welche diese im System entsprechend ein- bzw. nachtragen. Eine zeitraubende Schnittstelle mit Fehleranfälligkeit.
Neuerung I:
Via Mobile App oder Internetportal kann den Mitarbeitenden Zugriff auf ihre persönliche Daten erteilt werden. Mutationen wie bspw. Umzug oder Zivilstands-Änderung können Mitarbeitende selbständig erfassen. Alle Änderungen werden durch die HR Abteilung nur noch überprüft und freigegeben bevor diese in der Datenbank final geändert werden. Dies spart Zeit und erhöht die Qualität der Daten.
ACCOUNTING: Elektronische Belege in der Buchhaltung
Die Grundsatzregel lautete schon immer: Jede Buchung benötigt ein Beleg. Die Suche nach einem Beleg zu jeder Buchung gestaltet sich je nach Ablagesystem einfacher oder schwieriger. Weshalb also nicht die Belege direkt im System an die jeweilige Buchung anhängen (und digital signieren)? Somit ist das Accounting-System auch Archiv zugleich. Ein Archiv, das Platz spart, sicher ist und auf welches von überall her zugegriffen werden kann. Hört sich an wie eine eierlegende Woll-Milch-Sau? Ist es.
Der Zugriff auf die Daten wird enorm vereinfacht. Die Aufbereitung von Daten/Unterlagen für MWSt-/Steuer-/Revisionen, Due Diligence, etc. werden in äusserst kurzer Zeit erledigt und können schnell, einfach und überall zur Verfügung gestellt werden.
CONTROLLING: Live-Reportings
Live-Zugriff auf die Geschäftszahlen gehört zum new-normal für Manager/-innen und Unternehmer/-innen! Durch entsprechende Konnektivität und einfach handhabbare Reporting-Tools ist das Warten auf Reportings, Excel-Tabellen und A3-Kontroll-Listen passé. Gewünschte Reports lassen sich einfach kreieren und als Standard auf einer mobilen App hinterlegen. Diese greift live auf die Zahlen der Buchhaltung zu.
Einmal mehr: keine Zwischenberechnungen / Excel-Sheets mehr und damit weniger Zeitaufwand für Accounting und Controlling und besserer Qualität der Daten.
