Massanzug wird genäht
Projektmethoden lassen sich wie vom Schneider passgenau anfertigen. (Symbolbild)

Was genau ist Projektmethoden-Tailoring? In diesem Begriff befinden sich drei wichtige Begriffe: einmal das Wort Projekt, dann Methode und zu guter Letzt Tailoring (was, wie wir wissen, "schneidern" heisst). Was passiert, wenn wir diese drei Worte zusammen benutzen, ist phänomenal. Wir sind in der Lage, unsere eigene Projektmethode zu konzipieren und können diese dann in unserem Unternehmen anwenden. Was genau bedeutet das?

Das tapfere Schneiderlein

Unumstritten: Nicht jedes Unternehmen findet gleich beim ersten Mal die zu ihm passende Projektmethode. Sei es Scrum, HERMES 5, IPMA, Wasserfall, PRINCE2 oder weitere. Wie also stellen Unternehmen sicher, dass eine Methode zu den zur Verfügung stehenden Ressourcen passt und sich leicht in das betriebliche Umfeld integrieren lässt? Na, ganz einfach. Wir nehmen die Schere, Nadel und Faden und schnippeln sie uns zurecht!

Das mag sich im ersten Moment völlig wirr anhören, aber ich kann Ihnen sagen, dass es wunderbar funktioniert und schon viele Firmen damit einen signifikanten Pluspunkt in ihrer Projektarbeit verzeichnen konnten.

Die Suche nach der Basis

Bei der Suche nach der Basismethode kann man locker auf fast alle gängigen Projektmethoden, die sich individuell anpassen lassen, wie beispielsweise PRINCE2, zurückgreifen. HERMES 5 ist da noch etwas speziell, da die Basis auch eine Studie beinhaltet, was nicht überall benötigt wird. HERMES 5 ist die Basismethode des Bundes sowie der staatlichen Institutionen in der Schweiz. Bei manchen Behörden ist sie Pflicht, bei manchen anderen Behörden kann man die Methode wählen. Alles in allem gilt allerdings: Wenn man bestehende Verfahrensweisen stark verändert, darf man allerdings den Originalnamen nicht verwenden. Sie dürfen aber "Methode XY in Anlehnung an …" schreiben. Das ist erlaubt.

Dies ist unter anderem wichtig zu wissen, wenn man Audits hat und genau geschaut wird, mit welchen Methoden man im Unternehmen arbeitet. Eine veränderte Standardmethode mit der originalen Namensnutzung ist nicht nur verboten, sondern hält auch keinem Audit stand.

Lasst uns basteln

Nehmen wir als Standardgerüst einfach mal PRINCE2, PRINCE steht für "Projects in Controlled Environments". Sie ist eine prozessorientierte, skalierbare Methode, die sowohl klassisches als auch agiles Projektmanagement ermöglicht. PRINCE2 stellt eine Weiterentwicklung der ursprünglichen Version dar und enthält vier Phasen:

Standardphasen eines Projekts
Die vier Standardphasen eines Projekts (Grafik: eigene Darstellung)

Somit haben wir schon einmal unseren Grundpfeiler gelegt. Natürlich müssen Sie bei einer Tailoring-Methode nicht die originalen Phasennamen nehmen, die Sie in der Abbildung sehen. Wichtig ist, dass man unterscheiden kann, wo man sich im Projekt in welcher Phase befindet und dass die im Unternehmen alle die gleichen Namen verwenden. Man stelle sich vor, wenn jeder das separat für sich benennen würde …!!

PRINCE2 hat sagenhafte 26 unterschiedliche Dokumentationen. Das ist etwas sehr viel für kleinere Projekte oder KMU-Unternehmen. Damit würden Sie von der Administration erschlagen werden. Beschränken wir uns also auf die wichtigsten Dokumentationen, die vom Manpower der Firma auch bewältigt werden können, wie z. B.:

  • Der Projektauftrag (inklusive Zeit, Budget und Mitarbeitende im Projekt)
  • Projekt-Rollenplan (wer hat welche Verantwortungen und Pflichten)
  • Projektstatusbericht (wo stehen wir, wo hängt das Projekt fest, was braucht es, um weiter zu machen)
  • Risikoanalyse und potenzielle Gefahren
  • Beschreibung der Arbeitspakete (User Stories, Epics, usw.)
  • Notfallplan (was passiert bei Ausfällen, monetärem Engpass, Krankheit)
  • Erfassen des Projektfortschritts
  • Änderungen (Change Requests)
  • Projektübergabedokument

Diese können von jedem Umfeld gestemmt werden. Nun geht es darum, diese Dokumente den Phasen zuzuweisen. Somit sind Sie auf der sicheren Seite, dass zum Einen alle Beteiligten das Projekt verstanden haben und zum anderen, dass alle Fortschritte und die Übergabe jeweils festgehalten werden.

Im nächsten Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die Dokumente am sinnvollsten auf die jeweiligen Phasen verteilen und was das Ihnen bringt. Bis hierher besten Dank für das Lesen.

Ihr Torsten Hollerbach

Facebook Twitter Xing LinkedIn WhatsApp E-Mail