Document Management auf Schreibunterlage
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein mehrstufiger Prozess. (Symbolbild)

Einen guten Dokumentenscanner anschaffen, Dokumente in die Cloud auslagern und fertig ist das papierlose Büro! Nein, so einfach ist es nicht. Das papierlose Büro bedeutet nicht nur die Digitalisierung einzelner Daten, sondern auch die Automatisierung ganzer Unternehmensprozesse. Und damit verbunden ist eine digitale Plattform, auf der alle Informationen, Daten und Anwendungen ortsunabhängig und gemeinsam genutzt werden. Die Realisierung ist nicht immer reibungslos und ohne Hürden. Eine grosse Hilfestellung ist sicherlich zu wissen, wie die richtige Implementierung funktioniert.

Warum sollen Unternehmen papierlos werden?

Der Nutzen des papierlosen Büros für Unternehmen ist vielversprechend. Laut Anbietern für digitale Lösungen soll das papierlose Büro die Produktivität erhöhen, die Sicherheit von Daten optimieren sowie Kosten und Ressourcen einsparen. Das heisst:

  • Das Digitalisieren und zentrale Speichern von Dokumenten sowie das Automatisieren von wichtigen Prozessen machen die Arbeitsabläufe schneller.
  • Die Mitarbeitenden werden entlastet: Das Finden und Austauschen von Dokumenten gelingt mit wenigen Mausklicks.
  • Werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mit weiteren digitalen Lösungen wie Ressourcen-, Kundenmanagement oder Buchhaltungssystemen verknüpft, sorgt dies für einen ungehinderten Informationsfluss im Unternehmen.
  • Moderne Dokumentenmanagement- und Workflow-Systeme verfügen über ein entsprechendes Rechte- und Zugriffsystem. So lässt sich der Zugriff auf geschäftskritische und vertrauliche Daten viel besser kontrollieren.
  • Mit einem DMS entfallen Kosten für Papier, Drucker, Tinte und Toner sowie Porto. Die elektronische Ablage ersetzt das physische Archiv. Damit werden auch Raumkosten eingespart.
  • Der Verzicht auf Papier reduziert den Verbrauch an Ressourcen wie Holz, Wasser, Chemikalien und Energie. Die Umwelt wird geschont.

Wie papierlos sind Unternehmen unterwegs?

Fast jedes vierte Unternehmen in Deutschland will mehr Geld in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen investieren. Knapp neun von zehn Unternehmen wollen ihre Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen. Und 75 Prozent verfolgen bereits eine digitale Strategie. Dies lässt sich einer im Jahr 2020 durchgeführten Studie des Digitalverbands Bitcom entnehmen. Dabei wurden 1’104 Unternehmen in Deutschland aller Branchen ab 20 Mitarbeitenden befragt.

Eine weitere Bitcom-Studie aus dem Jahr 2021 offenbart, dass bei jedem zehnten Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden Büro- und Verwaltungsprozesse ganz ohne Papier ablaufen. Ausserdem erstellen knapp die Hälfte der Unternehmen ihre Rechnungen etwa zu gleichen Teilen papierbasiert und elektronisch aus. Knapp ein Drittel führen diese nur elektronisch aus.

Allerdings gibt es noch viel Potenzial bei den digitalen Anwendungen für das papierlose Büro. So digitalisieren laut der besagten Bitcom-Studie nur knapp die Hälfte der Unternehmen Dokumente. Nur vier von zehn Unternehmen nutzen digitale Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen oder zur Archivierung von Dokumenten. Und nur fünf von zehn Unternehmen wenden digitale Signaturlösungen an.

Welche Hürden gibt es bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems?

Allen voran scheint die zögerliche Umsetzung des papierlosen Büros an fehlenden Standards zu liegen: Nicht überall ist bekannt oder ist man sich einig, welchen Anforderungen beispielsweise elektronische Rechnungen zu genügen haben. Auch werden hohe Ansprüche an den Datenschutz und die IT-Sicherheit gestellt. Die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten sowie dem Verlust von Daten ist gross. Ausserdem hindern der hohe Investitionsbedarf und fehlende Zeit Unternehmen daran, physischen Dokumenten ein Ende zu setzen.

Sieben Schritte zum papierlosen Büro

Eine optimale Umsetzung des papierlosen Büros geschieht nicht von heute auf morgen. Dazu bedarf es eines gut geplanten, mehrstufigen Prozesses. Die Handlungsempfehlungen lauten:

  1. Vorbereitung: Definieren Sie die Projektziele und Personen, welche die Projektleitung bzw. Teilprojektleitungen übernehmen. Erstellen Sie Zeitplan und Budget. Überlegen Sie, welche Personen vom Projekt betroffen sind und holen Sie diese frühzeitig an Board. Beziehen Sie Ihre Meinungen und Bedenken mit ein. Bestimmen Sie, wie Sie die Neuerung intern kommunizieren und wer für die Einführung zuständig ist.
  2. Bestandsaufnahme: Ermitteln Sie, welche Prozesse, Dokumente und Abteilungen betroffen sind. Und analysieren Sie: Wie sehen die Prozesse im Detail aus? Welche Dokumententypen sind für die entsprechenden Prozesse von zentraler Bedeutung? Welche Anwendergruppen gibt es und wo liegen deren Bedürfnisse und Prioritäten? Gibt es Spezialfälle? Wie steht es um die interne IT-Infrastruktur?
  3. Lösung konzipieren: Erarbeiten Sie verschiedene Lösungsvarianten und evaluieren Sie Vor- und Nachteile ebenso Chancen und Risiken. Kosten-/Nutzen-Überlegungen sollten dabei einfliessen. Dieser Schritt kann unter Umständen zu einer Repriorisierung Ihrer Projektziele führen.
  4. Software- und Partnerwahl: Die Wahl der richtigen Software und des passenden Anbieters hängen von Ihren Anforderungen ab: Benötigen Sie "nur" reine File-Sharing-Systeme oder umfassende Unternehmenslösungen? Stellen Sie Ihren potenziellen Digitalisierungspartnern wichtige Fragen wie: "Lassen sich Dateien aus unterschiedlichen Systemen im DMS erfassen?", "Bleibt das ursprüngliche Dateiformat dabei bestehen?", "Kann die Oberfläche des Systems personalisiert werden?" und "Ist ein ortsunabhängiger und zentraler Zugriff auf alle Informationen gewährleistet?"
  5. Implementierung: Schnüren Sie einzelne, sinnvolle Arbeitspakete, die sich innert kurzen Zeitabständen realisieren lassen. Holen Sie jeweils Feedback zu provisorischen Lösungen (Prototypen) bei Ihren Anspruchsgruppen ein und überarbeiten Sie diese bis Sie die passende DMS-Lösung gefunden haben. Eine solch agile Art der Umsetzung hat den Vorteil, dass Sie neu auftretende Anforderungen schnell und einfach integrieren können.
  6. Einführung: Kommunizieren Sie bereits während des Projekts die Prozessfortschritte und spätestens jetzt den Erfolg des Gesamtprojekts. Beispielsweise inwiefern das DMS die Prozesse optimiert, wie es die Arbeit der Betroffenen erleichtert und wie viel Zeit und Geld damit eingespart werden können. Vergessen Sie nicht, dass eine Schulung über alle Abteilungen hinweg nötig ist, um die Mitarbeitenden optimal auf die Nutzung der neuen Systeme vorzubereiten.
  7. Gemeinsame Nutzung: Für das gemeinsame Arbeiten und Teilen von digitalen Daten braucht es eine gut durchdachte Struktur und einheitliche Benennung von Dokumenten. So gelangt man schnell und ohne Umwege an die Daten. Beim Arbeiten mit neuen Prozessen fällt man gerne in alte Muster zurück. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente zentral an einem Ort und nicht mehrfach abgelegt werden. Halten Sie die Dokumente ausserdem stets aktuell.

Ein Praxistipp zum Schluss

Die Implementierung des papierlosen Büros kostet Zeit, Geld und oft auch Nerven. Während der Umsetzung sind Mitarbeitende mit Mehrarbeit und neuen Prozessen konfrontiert. Das sorgt nicht immer für Begeisterung, manchmal auch für Widerstand. Gehen Sie als Chef/in mit gutem Beispiel voran, indem Sie Ihre Mitarbeitenden so früh wie möglich über die Veränderung informieren und sie bei der Einführung unterstützen. Offerieren Sie Hilfe bei Fragen und Problemen. Hören Sie sich auch Verbesserungsvorschläge an. Vergewissern Sie sich aber auch, ob die Prozesse tatsächlich eingehalten werden. Last but not least können Sie für die geleistete Mehrarbeit je nachdem einen Zeitausgleich oder eine andere Form der Entlohnung anbieten.

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