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Wie sollen KMU darauf reagieren, wenn die Steuerverwaltung Aktenunterlagen einfordert? (Symbolbild)

Ein auf den ersten Blick harmloses Schreiben der Steuerverwaltung mit dem Titel "Einforderung Aktenunterlagen" kann für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) weitreichende Folgen haben. Im folgenden Blog wird aufgezeigt, wie darauf richtig reagiert wird und welche Fragen sich in der Praxis häufig stellen.

Immer häufiger erhalten KMU eine Akteneinforderung, worin die Steuerverwaltung ausführt, dass für die Veranlagung bzw. Einschätzung noch weitere Abklärungen erforderlich seien. Dabei werden oft Kontoauszüge und Verträge einverlangt und es wird eine Frist zur Beantwortung angesetzt. Für die Steuerpflichtigen stellt sich dann die Frage, ob und wie auf ein solches Schreiben richtig reagiert werden soll.

Muss und soll die Aktenauflage beantwortet werden?

Die Steuergesetze sehen vor, dass Steuerpflichtige alles tun muss, um eine vollständige und richtige Veranlagung zu ermöglichen. Sie müssen Auskunft erteilen und insbesondere Geschäftsbücher, Belege und Urkunden vorlegen. Die Steuerbehörde prüft die Steuererklärung und nimmt die erforderlichen Untersuchungen vor. Ein Teil dieser Untersuchung kann eben eine solche Akteneinforderung sein.

Es ist grundsätzlich so, dass Steuerpflichtige auf ein solches Schreiben antworten müssen und auch sollten. Die dabei angesetzte Frist kann verlängert werden, wenn dafür plausible Gründe angeführt werden können. Es muss dabei grundsätzlich alles eingereicht werden, was die Steuerbehörde verlangt. Andernfalls riskieren die Steuerpflichtigen, dass die Steuerbehörde – nach erfolgter Mahnung – nach eigenem Ermessen einschätzt. Solche Schätzungen sind naturgemäss ungenau und oft zum Nachteil der Steuerpflichtigen. Zusätzlich kann den Steuerpflichtigen eine Busse auferlegt werden.

In der Praxis ist daher ein überlegtes Vorgehen nötig und die Unterlagen vorzugsweise bereits mit weiteren Informationen und einer steuerlichen Würdigung einzureichen. In sehr seltenen Fällen müssen Unterlagen oder Informationen nicht eingereicht werden, wo beispielsweise gar kein Konnex zur steuerlichen Situation besteht. Liegen allenfalls steuerstrafrechtliche Tatbestände vor (z.B. Steuerhinterziehung oder -betrug) sollte geprüft werden, ob mit den Steuerbehörden kooperiert werden soll oder eine Verweigerung der Aussage sinnvoll sein könnte.

Nachfolgend werden einige Sachverhalte aufgeführt, welche in der Praxis häufig geprüft werden. Zu beachten ist dabei die Regel, dass steuermindernde Tatsachen (Aufwandspositionen) von der steuerpflichtigen Person nachzuweisen sind.

Reise- und Repräsentationsspesen

In der heutigen Zeit mit vielen internationalen Geschäftspartnern, sind Reisespesen – ausserhalb der Coronakrise – häufig anzutreffen. Auch fallen Kosten an, um gute Geschäftsbeziehungen aufrecht zu erhalten, beispielsweise mit Geschenken oder Restaurantbesuchen etc. Diese Positionen der Erfolgsrechnung erfahren immer mehr Aufmerksamkeit bei den Steuerbehörden, da diese sicherstellen möchten, dass keine privaten Aufwendungen verbucht werden.

Die Steuerpflichtigen sind daher gut beraten, für die Reisetätigkeit ihrer Mitarbeitenden klare Vorgaben zu machen und die Reisen gut zu dokumentieren. Die Kosten müssen mittels Belege nachgewiesen werden können, wobei die Kreditkartenabrechnungen dafür nicht ausreichen. Weiter sollte auf dem Beleg vermerkt werden, warum die Ausgaben für den Geschäftszweck notwendig waren und wer beispielsweise bei einem Restaurantbesuch anwesend war. Bei Reisen sind weitere Dokumentationen, wie beispielsweise Fotos, hilfreich.

Pauschalspesen

Arbeitnehmer/innen erhalten oft Pauschalspesen, womit alle Kleinspesen bis CHF 50.00 abgegolten sind. Vorzugsweise liegt zudem ein Spesenreglement vor, welches von der kantonalen Steuerbehörde genehmigt wurde. Jedoch können gemäss Rechtsprechung auch ohne Spesenreglement (hohe) Pauschalspesen an die Arbeitnehmer/innen als Aufwand geltend gemacht werden, wobei aber eine Aufrechnung bei Nahestehenden durch die Steuerbehörden zulässig sei. Dennoch ist ein Spesenreglement häufig sinnvoll, damit es zu keiner Besteuerung als Einkommen bei den Arbeitnehmer/innen kommt (steuerbarer Lohn statt Spesenersatz).

Fehlende oder unvollständige Buchhaltung

Schwierig ist die Situation, wenn keine oder ungenügende Aufzeichnungen vorliegen. Gemäss Rechtsprechung darf beispielsweise eine Kasse nie einen negativen Saldo aufweisen. Bei einem negativen Saldo gehen die Steuerbehörden davon aus, dass nicht sämtliche Umsätze verbucht wurden und rechnen diesen Umsatz entsprechend auf. Auch zu beachten ist, dass die Steuerverwaltungen aufgrund der Daten branchenspezifische Erfahrungszahlen haben und insbesondere überprüfen, ob Margen plausibel sind. Liegen keine oder ungenügende Unterlagen vor, muss die Steuerbehörde wie oben beschrieben eine Ermessenseinschätzung vornehmen.

Ob eine einfache Buchhaltung (sog. "Milchbüchleinrechnung") oder eine doppelte Buchhaltung nötig ist, hängt bei Selbständigerwerbenden oder Personengesellschaften vom erzielten Umsatz ab (CHF 500'000). Kapitalgesellschaften müssen immer eine doppelte Buchhaltung führen, Stiftungen und Vereine auch, wenn sie sich im Handelsregister eintragen müssen. Werden die Buchführungsvorschriften nicht eingehalten, wird die Steuerbehörde die Richtigkeit der Aufzeichnungen bezweifeln und allenfalls wiederum ihr Ermessen anwenden.

Geschäftsfahrzeuge

Bei Selbständigerwerbenden kann sich bereits die Frage stellen, ob ein Fahrzeug Geschäfts- oder Privatvermögen darstellt. Hier gilt der Grundsatz, dass wenn das Fahrzeug mehr als 50% geschäftlich genutzt wird, es dem Geschäftsvermögen zugeordnet wird. Bei Kapitalgesellschaften folgt die steuerliche Zuweisung von Fahrzeugen dem Zivilrecht. Wird also ein Fahrzeug durch eine Kapitalgesellschaft gekauft, wird dies steuerlich anerkannt, selbst wenn dem Fahrzeug keine oder nur geringfügig betriebliche Verwendung zukommen sollte.

Oft wird durch Aktenauflagen geprüft, welche und wie viele Geschäftsfahrzeuge vorhanden sind und wie diese genutzt werden. Die Steuerverwaltung zielt dabei darauf ab, ob sog. Luxusfahrzeuge vorhanden sein könnten. In der Praxis wird oft ein Privatanteil von 0.8% (ab 1. Januar 2022 0.9%) pro Monat (berechnet vom Kaufpreis oder Leasingwert) angewendet. Liegt nach Einschätzung der Steuerbehörde ein Luxusfahrzeug vor (z.B. ein Sportwagen im Wert von mehr als 120'000 Franken), so ist ein der erwähnte Privatanteil nicht genügend. Weiter wird geprüft, ob zum Beispiel einer/einem Inhaber/in mehr als ein Auto zur Verfügung steht. Die Steuerbehörden sind dabei nur selten davon zu überzeugen, dass ein/e Inhaber/in zwei Geschäftsfahrzeuge tatsächlich geschäftlich benötigt.

Arbeitszimmer

Bei Selbständigerwerbenden oder bei kleinen und inhabergeführten Kapitalgesellschaften werden häufig keine separaten Geschäftsräume angemietet. Damit können Kosten gespart werden und der Beruf wird unkompliziert in der eigenen Wohnung ausgeübt. Hier prüfen die Steuerbehörden, ob private Räumlichkeiten tatsächlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden und ob der Anteil richtig berechnet wurde. In der Praxis wird in der Regel die Formel Miete geteilt durch (Anzahl Zimmer + 1) angewendet und es wird der Nachweis verlangt, dass ein Zimmer ausschliesslich geschäftlich genutzt wird. Dies kann mittels Fotos und Beschreibung der Tätigkeit nachgewiesen werden.

Abschluss der Prüfung

Nachdem die Steuerbehörde die Unterlagen und Angaben geprüft hat, wird es der steuerpflichtigen Person die Einschätzung oder einen Vorschlag dazu eröffnen. Sofern eine Einschätzung vorliegt, ist die Einsprachefrist von 30 Tagen unbedingt einzuhalten, da diese nicht verlängert werden kann und danach die Einschätzung nur in wenigen Ausnahmefällen angefochten werden kann.

Wurden Aufrechnungen vorgenommen, sind diese zu überprüfen. Liegen grössere Aufrechnungen vor, ist abzuklären, ob weitere Risiken bestehen und wie mit anderen Steuerbehörden kooperiert werden soll. Hier ist insbesondere an Mehrwertsteuer- und Verrechnungssteuerrisiken infolge verdeckter Gewinnausschüttung zu denken. Schliesslich können aufgrund des Verhaltens der involvierten Personen auch steuerstrafrechtliche Tatbestände vorliegen, welche eine umfassende Analyse benötigen.

Autor/in
Peter von Burg

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