Virtuelles Meeting auf Laptop
Was gilt es bei der Planung und der Organisation einer virtuellen Mitarbeiterveranstaltung zu beachten? (Symbolbild)

Schon bevor Corona die (Arbeits-)Welt auf den Kopf gestellt hat, war sie ein Begriff: die Digitalisierung. Viele Unternehmen schickten ihre Mitarbeitende quasi über Nacht ins Homeoffice, Equipment musste organisiert, Software installiert und der Arbeitsplatz zuhause eingerichtet werden. Soziale Kontakte wurden auf ein Minimum beschränkt. Waren vor Corona Online-Meetings noch eher die Ausnahme, zählen sie mittlerweile zum festen Bestandteil eines Arbeitsalltags. Doch wie verlieren Unternehmen den Kontakt zu den Mitarbeitenden im Homeoffice nicht? Eine Möglichkeit ist, Informationsveranstaltungen für Mitarbeitende in den digitalen Raum zu verlegen. Was gilt es bei der Planung und der Organisation einer solchen Veranstaltung zu beachten? Wie die Durchführung zum Erfolg wird …

Voraussetzungen schaffen

Wie so oft, ist die sorgfältige Einführung von Neuerungen entscheidend für deren Akzeptanz. Mit einer vorausschauenden Planung und einer adäquaten Kommunikation werden wichtige Grundsteine für eine erfolgreiche Durchführung gelegt. Wie bei Präsenzveranstaltungen auch, müssen Rollen und Aufgaben klar definiert und adressiert werden. Bei Online-Meetings ist ein besonderes Augenmerk auf die eingesetzte Technik zu legen. Wichtig ist, für alle Teilnehmenden identische Voraussetzungen zu schaffen und sie sorgfältig an das Thema heranzuführen. Berücksichtigen die Organisatoren in der Vorbereitungsphase die nachstehenden Punkte, werden bereits wichtige Grundsteine gelegt:

  • Planung & Zeitmanagement für die Organisation und Vorbereitung aufstellen
  • Ablauf strukturieren und Rollen klären
  • Identische Betriebssysteme und Softwareversionen einsetzen
  • Anleitungen und Verhaltensregeln zugänglich machen

Die Mitarbeiterinformation ist frühzeitig anzukündigen und alle wichtigen Informationen sind zur Verfügung zu stellen. Dabei sollte auf eine vernünftige Länge geachtet werden, allenfalls ist es ratsam, Pausen einzuplanen.

Wird die Planung des Events initiiert, stellen sich einige Fragen:

  • Was ist das Ziel des Anlasses?
  • Wie viele Teilnehmende werden erwartet?
  • Soll ein Monolog oder ein Dialog stattfinden?
  • Welche Inhalte werden vermittelt?

Begrüssung und Verabschiedung tragen zu einem gelungenen Anlass bei, wobei der Prozess mit Letzterem nicht endet. Es empfiehlt sich, nach dem Event eine Umfrage bei den Mitarbeitenden durchzuführen. Die Erkenntnisse daraus können bei der Organisation von Folgeveranstaltungen äusserst wertvoll sein. Treten die GastgeberInnen bereits vor dem Event als solche in Erscheinung, wird das positive Erlebnis abgerundet.

Mitarbeitende einbinden

Der Einbezug der Mitarbeitenden kann die Akzeptanz des (neuen) Formats erheblich beeinflussen. Erhalten Mitarbeitende bereits im Vorfeld die Möglichkeit, die Informationsveranstaltung aktiv mitzugestalten, trägt dies zu einem positiven Grundtenor bei. Mögliche Varianten des Einbezugs sind:

  • Mitarbeitende können die Inhalte mitbestimmen
  • Mitarbeitende präsentieren ein Thema
  • Verschiedene didaktische Formen einsetzen
  • Themen in Breakout Sessions bearbeiten
  • Austauschmöglichkeiten während des Anlasses mittels Chatfunktion, Q&A, Live-Umfragen anbieten
  • Whiteboards verwenden

Mitarbeitende schätzen die geschaffenen Mitwirkungsmöglichkeiten, indem sie sich verstärkt einbringen. Zudem: Wird vorgängig beispielsweise ein Gegenstand mit einer Aufgabe oder ein Apéro-Package verschickt, kann auch dieses Element in den Event integriert werden.

Digital macht den Unterschied

Wird eine Mitarbeiterinformation in den digitalen Raum verlegt, erhält sie einen neuen Charakter. Es ist nicht damit getan, eine Präsenzveranstaltung 1:1 in die virtuelle Welt zu überführen. Allerdings spricht nichts dagegen, einzelne Elemente physischer Veranstaltungen zu kopieren und allenfalls zu adaptieren.

Wichtig ist, daran zu denken, dass nicht alle Mitarbeitende digital affin sind. Daher empfiehlt es sich, bereits im Einsatz stehende oder einfach zu bedienende Programme in die Veranstaltung einzubinden. Diese können relativ einfach und niederschwellig integriert werden. Hier stehen den Meeting-Hosts eine Vielzahl an Apps und Tools zur Verfügung.

Bekannte Apps für die Durchführung von Online-Meetings sind:

Folgende Tools sorgen für Abwechslung und erlauben unterschiedliche Interaktionsmöglichkeiten unter den Teilnehmenden:

Medienbrüche sollen gezielt eingestreut oder bewusst vermieden werden. Nicht vergessen: Neue Programme unbedingt vorgängig testen.

Tipps für die digitalisierte Mitarbeiterinformation:

  • Bewährte Programme oder solche mit intuitiver Bedienung einsetzen
  • Funktionen etablierter Programme ausschöpfen
  • Mehrheitsfähige Lösungen anwenden
  • Technik-Checks anbieten
  • Interaktive Elemente einbauen
  • Verknüpfen mit einem Apéro oder einem informellen Austausch

Die Art der Veranstaltung muss zur Unternehmenskultur und der gängigen Kommunikation passen. Wird diese mit einem Apéro oder einem informellen Austausch verknüpft, wird der Austausch weiter gefördert. Unter einer Vielzahl an Möglichkeiten gilt es, die richtigen auszuwählen.

Digitale Events sind eine gute Möglichkeit, den Kontakt zu den Mitarbeitenden im Homeoffice nicht zu verlieren, ersetzen können sie diesen jedoch nicht. Hier sind auch die Vorgesetzten in der Pflicht, Mitarbeitende im Homeoffice eng zu begleiten. Zu erfassen, was das Präsentierte bei den Mitarbeitenden auslöst, ist bedeutend schwieriger als bei einer Präsenzveranstaltung. Daher sollten sich Organisatoren bereits im Vorfeld mit der Fragestellung befassen, welche Bedürfnisse Mitarbeitende haben und was sie erwarten. Eine strukturierte Vorbereitung hilft dabei eine hohe Qualität der Veranstaltung zu erreichen. Ganz im Sinne von New Work und Empowerment können Unternehmen die Gelegenheit nutzen und ihre Mitarbeitenden in die Gestaltung von virtuellen Mitarbeiterinfos einbeziehen. Angestellte danken es ihnen durch ein aktives Engagement und vielfältige Beiträge. Die Vorteile liegen auf der Hand, die Herausforderungen aber auch.

Quellen und weiterführende Informationen

Lindner, D. (2020). Virtuelle Teams und Homeoffice. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH.

Zerfass, A. et al. (2020). Benchmarking Digitale Mitarbeiterkommunikation 2020. Universität Leipzig.

Engelhardt, K. (2019). Erfolgreiche Interne Kommunikation im Digital Workplace. Wiesbaden: Springer Gabler.

Günther, J. (2017). Digital Workplace – Herausforderungen und Implikationen für die Gestaltung. HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik 54, (6), 859-873.

Schermuly, C. C. (2019). New Work – Gute Arbeit gestalten: Psychologisches Empowerment von Mitarbeitern (2. Aufl.). Freiburg im Breisgau: Haufe.

Autor/in
Michelle Bianchi

Michelle Bianchi

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CAS FH in Digitale Transformation von Unternehmen

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