Der Stress aus der Mailbox

Fühlen Sie sich am Arbeitsplatz gestresst oder sogar sehr gestresst? Damit sind Sie nicht allein. Stress ist ein Dauerthema: Laut dem Job-Stress-Index von Gesundheitsförderung Schweiz sind 24,8% der Erwerbstätigen an ihrem Arbeitsplatz übermässig gestresst. Zu ähnlichen Ergebnissen kommt auch die Studie des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO), gemäss der sich gut ein Drittel der Erwerbstätigen im Land häufig oder sehr häufig gestresst fühlt. Eine Ursache dafür könnte unser Kommunikationsverhalten sein, genauer gesagt unser Umgang mit den Nachrichten, die täglich scheinbar unermüdlich in die Mailbox flattern.

E-Mails sind das meistgenutzte Kommunikationsmedium unserer Tage. Einer Hochrechnung des Technologie-Marktforschers The Radicati Group zufolge wurden im vergangenen Jahr pro Tag 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails versendet und empfangen (Radicati & Levenstein, 2013). Wobei die Analysten eine jährliche Steigerung der Anzahl der Geschäftsmails von drei Prozent erwarten. Angesichts dieser Zahlen kann einem schwindlig werden. Und vielen macht diese Mailflut ordentlich Dampf: Laut einer Studie des Softwareentwicklers GDI beantwortet jeder dritte US-Angestellte seine E-Mails innerhalb von 15 Minuten. Gleichzeitig klagen viele Menschen über den Stress, den das elektronische Postfach auslöst. Immer wieder wollen neue Nachrichten Aufmerksamkeit, wirken wichtig und ziehen einen aus dem Kontext der Aufgabe, in die man gerade vertieft ist. Aus Neugier und aus (unbewusster) Angst, etwas zu verpassen, schaut man in den Posteingang, sei es im Büro oder von unterwegs. Am Abend fragt man sich erschöpft und ausgelaugt, wo vor lauter E-Mails nur die Zeit geblieben ist.

E-Mails stehen schon lange in Verdacht Stress auszulösen und es finden sich entsprechend diverse Empfehlungen, den täglichen Blick ins Postfach zeitlich zu begrenzen. Aber was ist dran an unserem Eindruck, dass sich die elektronische Post direkt auf unser Wohlbefinden auswirkt? Verursachen E-Mails wirklich Stress? Studien, die sich mit dieser Fragestellung beschäftigen, kommen zu ähnlichen Erkenntnissen: viele E-Mails steigern die Arbeitsbelastung (Barley, Meyerson & Grodal, 2010) und senken die Zufriedenheit im Job (Merten & Gloor, 2009). Bis dato konnten die Untersuchungen zwar einen Zusammenhang zwischen E-Mails und Stress herstellen, aber noch nicht nachweisen, dass die E-Mails den Stress tatsächlich direkt verursacht hatten. Diese Forschungslücke schliessen nun zwei kanadische Forscher der Universität von British Columbia. Die im renommierten Fachblatt „Computers in Human Behavior“ publizierte Studie von Kushlev und Dunn (2015) widmet sich der Frage, wie sich der Umgang mit E-Mails auf das geistige Wohlbefinden auswirkt.

124 Freiwillige (Studenten und Angestellte aus diversen Berufsbereichen) sollten dazu über 2 Wochen ihr Kommunikationsverhalten folgendermassen ändern: In Woche 1 war die Auflage exakt dreimal täglich E-Mails zu checken, den Posteingang ansonsten zu meiden und sämtliche Benachrichtigungen über neue Posteingänge abzustellen. In Woche 2 forderten Kushlev und Dunn die Probanden auf, so häufig wie möglich E-Mails zu checken, den Posteingang möglichst permanent im Blick zu haben und sämtliche Benachrichtigungsfunktionen über neue E-Mails zu nutzen. An jedem Werktag jeweils um 17 Uhr sendeten die Forscher den Teilnehmern eine Nachricht mit einer Befragung. Sie sollten dort angeben, wie oft sie an dem jeweiligen Tag E-Mails gecheckt hatten. Ausserdem machten sie Angaben zu ihrem Wohlbefinden – zur Schlafqualität, ob sie sich zerstreut, nervös oder gestresst fühlten, inwieweit sie das Leben im Griff zu haben glaubten, wie glücklich und entspannt sie waren.

Wie Sie wohl schon vermuten, ging es allen Probanden in jener Woche, in der sie auf ihre E-Mails möglichst selten zugriffen, signifikant besser. Sie waren entspannter, schliefen besser, empfanden weniger Stress, waren glücklicher und konnten sich konzentrierter wichtigen Aufgaben widmen. Genau umgekehrt verhielt es sich in der Woche, in der sie sich möglichst oft in den elektronischen Briefkasten schauten – dann waren sie gestresster, weniger konzentriert und generell unglücklicher.

Warum das so ist, erklären sich Kushlev und Dunn so: Menschen stehen nur begrenzte geistige Ressourcen zur Verfügung. Je häufiger sie E-Mails checken, desto öfter unterbrechen sie dafür eine andere Tätigkeit – und dieser ständige Wechsel lässt ermüden. Und fatalerweise: Je müder wir sind, desto leichter lassen wir uns ablenken – und checken umso häufiger E-Mails. Also ein klassischer Teufelskreis. Zudem sind diese geistigen Ressourcen nötig, um Emotionen zu regulieren. Je erschöpfter man also ist, desto schlechter funktioniert das.

Verfallen Sie also nicht in den alten Reflex: Neue Mail = Wichtig = Sofort öffnen!
Begrenzen Sie stattdessen den Blick ins elektronische Postfach strikt (z. B. auf zweimal täglich) und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie selbst keine entbehrlichen E-Mails mehr versenden. Zum Wohle aller. 

Weiterführende Informationen und Quellen:

Barley, S. R., Meyerson, D. E., & Grodal, S. (2011). E-mail as a source and symbol of stress. Organization Science, 22(4), 887–906.

Kushlev, K., & Dunn, E. W. (2015). Checking email less frequently reduces stress. Computers in Human Behavior, 43, 220-228.

Merten, F., & Gloor, P. (2010). Too much e-mail decreases job satisfaction. Procedia – Social and Behavioral Science, 2(4), 6457–6465.

Radicati, S. & Levenstein, J. (2013). Email statistics report, 2013–2017.