Bessere Berichte dank IBCS (2/3)

Im ersten Teil dieser Serie hat Heinz Steiner über die Entwicklung der International Business Communications Standards IBCS in der Schweiz und vom jährlichen Treffen der Aktivmitglieder, welches dieses Jahr in Wien stattgefunden hat, berichtet. Im zweiten Teil geht es um die Bestrebungen, die Standards weiter zu vereinfachen. Ziel sind nicht nur gute und leserfreundliche Berichte. Die Standards sollen auch für diejenigen, die die Berichte erstellen, einfach anzuwenden sein. 

Halbherzige Umsetzung der IBCS-Standards

Die Umsetzung der IBCS-Standards wird häufig nur halbherzig vollzogen. Bisher wurde die IBCS-Idee mit dem Akronym SUCCESS vorgestellt, siehe dazu meine Blogbeitrag «Lesbare Berichte dank SUCCESS-Formel» vom 17.9.2018.

Der SUCCESS-Ansatz funktioniert für den Berichtsempfänger gut, da er den Idealzustand für einfach lesbare Berichte beschreibt. Diejenigen, die die Berichte erstellen, sind jedoch oft überfordert mit diesem Approach.

Der ideale Weg von den Daten zu den Informationen

Abbildung 1 zeigt den idealtypischen Weg von den Daten zu den Informationen, ergänzt durch die Analyse des Controllings als Entscheidungsvorbereitung. Die Praxis sieht allerdings meist nicht so aus. Die Controller erstellen die Monatsberichte, doch eigentlich sind es Monatsstatistiken. Die Diagramme sind vorgegeben und die Ergebnisse der Analyse fliessen in den Kommentar zum Bericht ein. Es werden kaum eigentliche Botschaften zu den Diagrammen erarbeitet und die Aussagen im Diagramm hervorgehoben, so dass der Leser die Botschaft einfach nachvollziehen kann.

Abbildung 1, Quelle: www.ibcs.com

Diese Erkenntnis hat die Autoren Rolf Hichert und Jürgen Faisst bewogen, im neuen Buch « Gefüllt, gerahmt, schraffiert » eine neue Sicht auf IBCS zu erarbeiten.

Konzentration auf die fünf wichtigsten Punkte von UNIFY

Es ist für die Berichtsersteller einfacher, wenn sie sich auf die Einheitlichkeit der Berichtsgestaltung konzentrieren.

 

Abbildung 2, Quellen: www.ibcs.com

Die fünf Punkte sind:

1. Gefüllt, gerahmt und schraffiert wird verwendet für die Darstellung von Ist-, Plan- und Forecast-Daten

 

Abbildung 3

2. Zeit vs. Struktur: Die Zeit wird immer von links nach rechts dargestellt (horizontal). Für Strukturdarstellungen wird ein Balken-Diagramm verwendet (vertikal)

Abbildung 4

3. Titel-Konzept: einheitlicher Aufbau und vollständige Bezeichnung des Diagramm-Inhalts

Abbildung 5

4. Abweichungen immer mit Vorzeichen, absolute und relative Abweichungen unterschiedlich

Abbildung 6

5. Hervorhebungen

 

Abbildung 7

Die Abbildungen 2- 7 stammen aus dem oben erwähnten Buch.

Wenn sich die Berichtsersteller auf die IBCS-Empfehlungen zu UNIFY konzentrieren, erfüllen sie automatisch die meisten der SUCCESS-Regeln:

 

Quelle: www.ibcs.com

Im dritten Teil stellen wir Ihnen frei verfügbare Diagramm-Templates zum Loslegen zur Verfügung.

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Quellen und weiterführende Informationen

Rolf Hichert, Jürgen Faisst; Vahlen (2019). Gefüllt, gerahmt, schraffiert: Wie visuelle Einheitlichkeit die Kommunikation mit Berichten, Präsentationen und Dashboards verbessert (ISBN-10: 3800659824)

www.ibcs.com