Ein wichtiger Prozessschritt in der Rekrutierung besteht in der Beurteilung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen. Zum einen werden die Unterlagen einer formalen Prüfung unterzogen und zum anderen einer inhaltlichen Prüfung.

Die formale Prüfung der Bewerbungsunterlagen beurteilt Art und Form der Bewerbungen und erfolgt anhand folgender 8 Kriterien und Schlüsselfragen.

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8 formale Kriterien       Fragen des HR-Managements
Vollständig
  • Sind die Bewerbungsunterlagen vollständig?
  • Liegen alle angeforderten Unterlagen und Angaben vor?
Ordentlich
  • Erfüllen die Unterlagen klassische Kriterien wie korrekte
  • Adresse, Angabe des Datums?
  • Ist insgesamt Sorgfalt bei der Erstellung erkennbar?
Angemessen
  • Entspricht die Aufbereitung der Unterlagen der Funktion und Position?
Strukturiert
  • Sind alle Unterlagen klar strukturiert und übersichtlich?
  • Erlauben die Unterlagen einen raschen Zugriff auf relevante Informationen?
Plausibel
  • Sind die Angaben und Daten nachvollziehbar und verständlich?
Wahr
  • Werden die Angaben und Daten im Lebenslauf bzw. im Motivationsschreiben durch Zeugnisse bestätigt?
Lückenlos
  • Wird die Chronologie eingehalten? Gibt es Zeiträume, die nicht geklärt sind?
Aktuell
  •  Sind die Unterlagen auf dem neuesten Stand?

Formale Prüfung von Bewerbungsunterlagen. (Grafik: HR-Management 1/4. Compendio Verlag.)

Die inhaltliche Prüfung befasst sich mit der Frage, welcher Bewerber die Anforderungen am ehesten erfüllen kann und will.

Es handelt sich also um eine vergleichende Betrachtung, bei der die Bewerbung mit dem Inserat und dem Anforderungsprofil abgeglichen wird. Ziel der inhaltlichen Prüfung ist es, eine möglichst auf Fakten basierende Idee davon zu erhalten, ob ein Bewerber sich für die Stelle eignet, und alle Bewerber nach ihrer Eignung aufzulisten. Diese Liste schafft eine Grundlage für die Entscheidung, mit welchen Bewerbern ein erstes Vorstellungsgespräch geführt werden soll.

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8 inhaltliche Kriterien .....Schlüsselfragen ...Anmerkungen
Anschluss
  • Nimmt der Bewerber Bezug auf das Inserat und das Unternehmen?
Berufs-erfahrung
  • Welcher Bewerber kann die angefragte Berufserfahrung am ehesten nachweisen?
  • Sind die Erfahrungen übertragbar?
...Vergleich mit ...Anforderungsprofil
Qualifikation
  • Welcher Bewerber kann am ehesten nachweisen, dass eine passende Qualifikation besteht?
...Vergleich mit ...Anforderungsprofil
Anforderungen
  • Welcher Bewerber erfüllt die Anforderungen etwa auf der fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Ebene am besten?
...Vergleich mit ...Anforderungsprofil
Führungs-kompetenz
  • Wenn es sich um eine Führungsaufgabe handelt: In welcher Bewerbung werden am deutlichsten Kenntnisse und Fähigkeiten sowie Erfahrungen aufgezeigt, die für die Erfüllung der Führungsaufgaben unerlässlich sind?
...Vergleich mit ...Anforderungsprofil
Motivation
  • Welcher Bewerber ist besonders motiviert?
Mehrwert
  • Welcher Bewerber bietet den grössten oder einen besonderen Nutzen für das Unternehmen?
...z. B. Vernetzung, ...Vielfalt, internationale ...Erfahrungen
Offene Punkte
  • Wo sind Lücken und Unklarheiten, die geklärt werden sollen.

Inhaltliche Prüfung von Bewerbungsunterlagen. (Grafik: HR-Management 1/4. Compendio Verlag.)

Im Allgemeinen gilt: Bewerbungsunterlagen nicht voreilig interpretieren. Kleinere formale Mängel (z. B. eine Lücke im Lebenslauf) sollte im Vorstellungsgespräch thematisiert und geklärt werden.

Vergleichbarkeit der Bewerber

Anhand einer Nutzwertanalyse lassen sich die Anforderungsprofile der Bewerber bewerten und untereinander vergleichen:

Anforderungsprofil Bewerber

Anforderungsprofil und Erfüllungsgrad durch Bewerber X. (Grafik: HR-Management 1/4. Compendio Verlag.)

Die Bewerber, deren Bewerbungsunterlagen den höchsten Deckungsgrad mit den gestellten Anforderungen haben, sollten eine Einladung zum Gespräch erhalten. Die Bewerbungsunterlagen geben vor allem Hinweise auf die Qualitäten eines Bewerbers auf der Sachebene. Im Lauf eines Vorstellungsgesprächs können Personalverantwortliche bzw. Vorgesetzte einen Eindruck von der Person gewinnen und sich eine Vorstellung von den sozialen Kompetenzen der Bewerber machen, sowie davon, ob diese zur Position und zum Unternehmen passen. Ausserdem bietet das Vorstellungsgespräch eine Gelegenheit, offene Fragen zu klären.

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