Digitalisierung verändert das Berufsbild der Assistenz

Mit der Veränderung des Berufsbildes ändern sich auch die Anforderungen an die Assistenzen. Unsere Kompetenzcenterleiterin für Digital Office Management (DOM) und Referentin Mastersemester, Kim Gunkel, gibt einen Einblick in dieses spannende, aktuelle Themenfeld und wie das Office Management der Zukunft aussehen könnte. Fünf ehemalige Studentinnen, die den CAS FH in Digital Office Management erfolgreich an der Kalaidos Fachhochschule abgeschlossen haben, berichten zudem über ihre Erfahrungen, wie sie die Weiterbildung in ihrem Berufsalltag unterstützt hat.

Kalaidos FH: Wie hat sich das Berufsbild von Assistenzen in den letzten Jahren verändert?

Kim Gunkel: Insgesamt haben sich die Anforderungen an die Assistenzen in den letzten Jahren stark verändert. Sie müssen sich heute mit einer Vielzahl von Softwareprogrammen vertraut machen. Das können Projektmanagement-Tools oder auch Microsoft-Tools sein. In der heutigen Geschäftswelt sind Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative und Problemlösungskompetenz von grosser Bedeutung. Assistenzen müssen in der Lage sein, diese Fähigkeiten zu demonstrieren und im Berufsleben anzuwenden.

Kalaidos FH: Wie sieht das Office Management der Zukunft aus?

Kim Gunkel: Das Office Management der Zukunft wird weiterhin stark von der Digitalisierung und neuen Technologien geprägt sein. Viele manuelle und repetitive Aufgaben werden durch automatisierte Workflows ersetzt, wodurch die Effizienz gesteigert und Fehler reduziert werden können. Künstliche Intelligenz und maschinelle Lernsysteme werden komplexe Datenanalysen und Prozessoptimierungen ermöglichen und damit Effizienz und Genauigkeit steigern. Wie in der Produktion werden Prozesse auch in der Verwaltung «lean» gestaltet, um möglichst ohne Unterbrechungen und Verzögerungen durchlaufen zu können. Die Rolle der Assistenz wird sich weiterentwickeln und sich den vielfältigen Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes anpassen. Sie wird in Zukunft eine grössere Vielfalt an Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen. Die Fähigkeit, sich schnell an sich verändernde Arbeitsumgebungen und Technologien anzupassen, ist dabei von entscheidender Bedeutung.

Kalaidos FH: Wieso ist heutzutage eine Weiterbildung (für Assistenzen) Ihrer Meinung nach wichtig?

Nina Schwyter: Einerseits für die persönliche Entwicklung: Eine Weiterbildung kann dazu beitragen, die persönliche Entwicklung zu fördern, indem sie die Fähigkeit verbessert, komplexe Probleme zu lösen, kritisch zu denken und effektiv zu kommunizieren. Andererseits für die Aktualisierung von Wissen und Fähigkeiten: Die Welt verändert sich ständig, auch das zukünftige Berufsbild der Assistenz. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen wir auf dem neuesten Stand bleiben und uns kontinuierlich weiterbilden.

Nadja Bucher: Weiterbildungen waren meiner Meinung nach schon immer wichtig. Wer stets in Bewegung bleibt, entwickelt sich auch weiter. Aus meiner Sicht wird dem Netzwerk heute ein grösseres Augenmerk geschenkt, wozu eine Weiterbildung unterstützend wirken kann.

Kalaidos FH: Wie geht es Ihnen heute und wo stehen Sie nach der Weiterbildung im Beruf?

Corinne Giannini: Die Weiterbildung im CAS DOM hat mir einen noch näheren Zugang zu Themen wie Digitalisierung, New Work, etc. gebracht. Dadurch bin ich (noch) offener dem gegenüber, was sich aktuell und auch in Zukunft im Arbeitsmarkt diesbezüglich verändern wird. Mir persönlich machen diese Themen enorm Spass und das CAS DOM hat mir aufgezeigt, wo es konkrete Möglichkeiten für mich gibt. Das finde ich sehr spannend und darauf möchte ich stetig aufbauen.

Regula Thöni: Seit meiner letzten Weiterbildung habe ich den Job gewechselt und eine Führungsfunktion übernommen und damit mein Aufgabengebiet verändert und mehr Verantwortung übernommen.

Kalaidos FH: Wo haben Sie eine besondere Weiterentwicklung in Bezug auf Ihre Fähigkeiten während des Studiums bemerkt?

Lorena Caccese-Pasquotto: Durch das Schreiben der Transferarbeit habe ich gelernt, systematischer und analytischer an ein Projekt heranzugehen. Ein Beispiel: Ich bin dabei innerhalb des Unternehmens den Zeiterfassungsreport, der jeden Monat manuell für die Führungskraft aufbereitet wird, zu automatisieren. Dadurch können Qualität und Effizienz gesteigert sowie Kosten gesenkt werden. Eine gute Vorbereitung ist Voraussetzung, wenn es darum geht, mit den Stakeholdern zu verhandeln, um dann in die Umsetzung gehen zu können.

Nadja Bucher: Zum einen habe ich festgestellt, dass mir das Schreiben einer wissenschaftlichen Arbeit deutlich einfacher fällt als angenommen. Dies hat mir den Respekt vom Schreiben einer möglichen Masterarbeit minimiert. Weiter habe ich in meiner wissenschaftlichen Arbeit die Zusammenarbeit im Assistenz-Pool mit den richtigen Arbeitstools bearbeitet und eine Lösung erarbeitet, welche ich im Unternehmen umsetzen durfte.

Kalaidos FH: Was hat Ihr Umfeld zu Ihrer Weiterentwicklung gesagt?

Nina Schwyter: Mein Umfeld und mein Arbeitgeber haben mich unterstützt, was für mich sehr wertvoll war. Eine Person in meinem Umfeld hat fast zur selben Zeit angefangen mit einem CAS und daher ergaben sich trotz des komplett unterschiedlichen Fachbereichs ein wertvoller Austausch und ein guter gegenseitiger «moral support». Mein damaliger Arbeitgeber hat mich ebenfalls finanziell unterstützt und daher war ich sehr motiviert, das Bestmögliche aus der Weiterbildung herauszuholen.

Regula Thöni: Meine Arbeitgeberin unterstützt mich bei meiner gezielten Weiterentwicklung. Lerninhalte sollen immer einen Bezug zu meiner Arbeit haben (in den Hauptaufgabengebieten) und einen entsprechenden Nutzen (z.B. Steigerung der beruflichen Handlungskompetenzen) generieren. Weiterbildung steigert meinen Wertbeitrag in der Organisation und damit den eigenen Grad der Anerkennung.

Fazit

Um mit dem stetigen Wandel mithalten zu können, bedingt unter anderem durch die fortschreitende Digitalisierung, ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben und sich weiterzubilden. Nur so ist man gewappnet für die Zukunft und kann neue Chancen ergreifen. Wir wünschen unseren Studierenden viel Erfolg auf Ihrem weiteren Weg!

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Möchten Sie auch optimal auf die Veränderungen im Bereich Assistenz vorbereitet sein und einen Meilenstein in Ihrer persönlichen Weiterentwicklung erreichen? Dann melden Sie sich gerne für unseren CAS FH in Digital Office Management oder CAS FH in Organizational Office Transformation an. Auch können Sie sich bei einem unserer Infoanlässe unverbindlich informieren. Wir freuen uns auf Sie!