Prozessautomatisierung – Welche Möglichkeiten gibt es?

Automatisierung von Geschäftsprozessen ist in aller Munde und ein entscheidender Aspekt der Digitalisierung. Das Automatisieren von Fachprozessen ist jedoch nicht neu. Allerdings kommen aufgrund der steigenden Nachfrage und des technologischen Fortschritts viele Lösungen auf den Markt. Das führt bei Anwendern und Entscheidern oftmals zu Zurückhaltung und Nichtstun. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche technologischen Möglichkeiten es für die Automatisierung von Prozessen gibt, welche Vorteile sich damit verbinden und wie die typischen Anwenderszenarien gestaltet sind.

Was ist Prozessautomatisierung und welche Resultate können erwartet werden?

Bei der Automatisierung von Prozessen wird Technologie eingesetzt, die in einer Kette aufeinanderfolgender Aktivitäten die menschlichen Eingaben entweder teilweise oder vollständig automatisiert.

Automatisierte Prozesse erfüllen im Wesentlichen drei Funktionen: den Arbeitsablauf teilweise oder vollständig zu automatisieren, Informationen zu zentralisieren und den Bedarf an Eingaben, die von Menschen gemacht werden, zu verringern. Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologie lassen sich zudem Engpässe beseitigen, Fehler minimieren, Durchlaufzeiten beschleunigen, die Qualität steigern und Kosten senken.

Prozessautomatisierung erhöht auch die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit, indem die Software alle mit dem Workflow verbundenen Eingaben protokolliert und in einem Dashboard zur Ansicht ausgibt. Damit ist der Stand des Prozesses jederzeit ersichtlich. Das Minimieren monotoner Eingaben verringert die Durchlaufzeit und Fehler, was ebenso die Mitarbeitenden- und Kundenzufriedenheit positiv beeinflusst. Somit hat die Prozessautomatisierung nicht nur monetäre, sondern ebenso qualitative Vorteile.

Welche Formen von Prozessautomatisierung gibt es?

Bei der Automatisierung von Prozessen gelangen unterschiedliche technologische Ansätze zum Einsatz. Je nach Voraussetzung oder Anwenderszenario können sie alleine oder komplementär genutzt werden. Wo eine Automatisierungslösung sozusagen endet, kann eine andere übernehmen.

Die drei wichtigsten Automatisierungstechnologien werden hier vorgestellt:

Prozessautomatisierung durch ERP-Systeme

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Diese Technologie ist seit vielen Jahren in Unternehmen etabliert und weit verbreitet. ERP-Systeme bilden in vielen Unternehmen die Grundlage der IT-Landschaft. Vorwiegend werden sie dazu eingesetzt, um bei der Beschaffung von Personal und Ressourcen zu unterstützen.

Auf dieser technologischen Grundlage können auch Aktivitäten automatisiert werden. Beispielhaft ist der automatisierte Versand von E-Mails nach Eingang eines bestimmten Inputs. Wie in der Abbildung dargestellt, betrifft das unternehmerische Tätigkeiten, die sehr oft durchgeführt werden und wenig komplex sind.

Obwohl ERP-Systeme in vielen Unternehmen bereits vorhanden sind, nehmen die hohen Kosten für Beschaffung, Implementierung und Anpassungen bei Prozessänderungen ihnen den Glanz.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung, kurz RPA, wird im Gegensatz zu den beiden anderen Technologien nicht dazu eingesetzt, einen gesamten Prozess automatisiert zu steuern. Der Fokus liegt hier bei der Automatisierung einzelner Tätigkeiten oder Aufgaben in einem Prozess.

Sie führt Front-End-Aktivitäten aus, indem sie Arbeitsschritte in ähnlicher Weise verrichtet, wie diese ein Mensch tut. Im Grunde schaut diese Technologie dem menschlichen Nutzer bei der Ausführung seiner Tätigkeiten über die Schulter. Anschliessend wird ein Bot erstellt, der diese Aufgaben selbständig ausführen kann. Diese Bots können mit verschiedenen Anwendungen, Websites, Benutzerportalen und anderen Applikationen interagieren, durch diese navigieren, Daten identifizieren und extrahieren sowie die nötigen menschlichen Tastatureingaben vornehmen.

Der grosse Nachteil von RPA ist, dass sie eine sehr hohe Datenqualität benötigen, um die Aufgaben durchführen zu können. Zudem wird ein gewisses technisches Verständnis der Nutzer vorausgesetzt.

Prozessautomatisierung mit Low-Code/No-Code

Innerhalb des Spektrums von RPA bis zur Automatisierung mit ERP-Systemen ist in den letzten Jahren eine wachsende Nachfrage entstanden.

Prozessautomatisierung mit No-Code/Low-Code ermöglicht die Organisation, einen gesamten Workflow – inklusive den darin enthaltenen Tätigkeiten – zu steuern und zu verwalten. Das Besondere dieser Methode ist, dass wenig bis keine tiefen Programmierkenntnisse erforderlich sind. Entweder muss gar kein („No Code“) oder nur wenig Software-Code („Low Code“) generiert werden. Funktionen, Freigaben, Verknüpfungen, und Formularfelder können einfach per Drag & Drop zu einem digitalen Workflow zusammengestellt werden. Die verringerte Involvierung der IT-Abteilung macht die Automatisierung mit No-Code/Low-Code Unternehmen effizient und agil. Die Fachabteilungen erhalten Zugang zur Prozessautomatisierung und werden befähigt, entsprechende Automatisierungsprojekte selbständig zu planen und zu implementieren.

Bei dieser Technologie werden jedoch weiterhin menschliche Eingaben, wie z.B. das Ausfüllen von Formularen, erforderlich sein. Dementsprechend werden mit Low-Code-/No-Code Prozesse nur teilweise automatisiert.

Fazit

Es gibt verschiedene technologische Ansätze, mit denen Arbeitsabläufe oder spezifische Tätigkeiten in Unternehmen automatisiert werden können. Die unterschiedlichen Ansätze automatisieren ein bestimmtes Anwenderszenario und dementsprechend variieren die Voraussetzungen und Vorteile ihres Einsatzes. Die drei wichtigsten Automatisierungstechnologien, Robotic Process Automation, Automatisierung mit ERP-Systemen und die Prozessautomatisierung mit No-Code/Low-Code können daher nebeneinander in Unternehmen eingesetzt werden. Unternehmensziele oder eine Digitalisierungsstrategie helfen bei der Entscheidung, die richtige Technologie auszuwählen.