Accounting und Controlling

Stopp – Budget überschritten! [EXCEL]

20. Juli 2015

Selbst ein Kleinstunternehmen erstellt oft ein Budget. Da keine spezifischen Hilfsmittel vorhanden sind, wird auf Excel ausgewichen.

Doch wie kann – gerade im Bereich der kleineren Unternehmen – auf einfachste Art und Weise verhindert werden, dass das Maximalbudget überschritten wird?

Beispielsweise mit der Verwendung der „Gültigkeit“. Schauen wir uns dies genauer an.

Grundgerüst

Da derzeit Sommerferien sind, planen wir ein kleines Fest.

Auf der linken Seite listen wir ein paar Positionen auf, die wir benötigen. Auf der rechten Seite setzen wir den jeweiligen Maximalwert ein. Die Zahlen sind zufällig gewählt worden.

Hinweis:
Die Budget-Daten können überall stehen. Auf dem gleichen Tabellenblatt, auf einem anderen Tabellenblatt oder gar in einer anderen Tabelle bzw. einer anderen Datei. Es geht ausschliesslich darum, den Zusammenhang zu erkennen und zu verstehen.

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Gültigkeit einfügen

Die Gültigkeit (unter Daten / Datenprüfung zu finden) wird uns helfen das gesetzte Budget nicht zu überschreiten.

Klicken Sie die Zelle C7 an und öffnen Sie die „Datenüberprüfung“.

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Unter „Zulassen“ ändern wir die Einstellung auf „Ganze Zahl“. Bei „Daten“ verwenden wir „kleiner oder gleich“ und das Maximum wird durch die Zelle F7 definiert.

Abschliessen mit OK.

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Fehlermeldung anpassen

Versuchen Sie in der Zelle C7 einen höheren Wert als 220 einzutragen. Sie erhalten umgehend die folgende Meldung.

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Diese Meldung ist nicht wirklich aussagekräftig. Besser ist eine individuelle Meldung.

Dazu wählen Sie nochmals die Zelle C7 an und öffnen erneut die Datenprüfung. Im hintersten Reiter kann die Fehlmeldung frei definiert werden.

Ein Beispiel mit dem Typ „Informationen“:

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Die neue Meldung ist bedeutend verständlicher als zu Beginn.

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Die neue Meldung ist bedeutend verständlicher als zu Beginn.

Information vs. Stopp

Aufgepasst: Die gezeigte Meldung ist eine reine Information. Der zu hohe Wert wird nach der Meldung dennoch akzeptiert.

Will man auf sicher gehen, muss die Fehlermeldung durch den Typ „Stopp“ ausgetauscht werden.

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Erst jetzt ist kein zu hoher Wert mehr akzeptiert.

Weiteres Vorgehen

Fügen Sie abschliessend für alle Punkte der Spalte C die Gültigkeit wie erläutert ein.

Gültigkeit ist kopierbar

Damit diese Arbeit nicht zu lange dauert, kann die Gültigkeit kopiert werden.

Dazu kopieren Sie die Zelle C7 und wählen alle nötigen Zellen aus. Danach öffnen Sie das Menü (rechte Maustaste) und klicken „Inhalte einfügen“ an.

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In der Mitte sehen Sie die Auswahl „Gültigkeit“. Anklicken und mit Ok beenden.

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Die Gültigkeit ist nun in allen Zellen korrekt auf den Budgetwert ausgerichtet. Die Fehlermeldung ist ebenfalls vorhanden.

Wichtig: Bitte prüfen Sie die Gültigkeit stets probehalber nach dem Kopieren, damit Fehler ausgeschlossen werden können.

Viel Spass damit!

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