Accounting und Controlling

Notationskonzept für lesbare Berichte – Ein Vorher-Nachher-Beispiel Teil 2/2

06. Februar 2015

Wie im letzten Blogpost angekündigt (siehe Notationskonzept für lesbare Berichte – Neuer Schub mit IBCS-Association Teil 1/2) , zeige ich anhand eines Vorher-Nachher-Beispiels, wie sich die Lesbarkeit und Verständlichkeit von Berichten verbessert lässt.

Das Vorher-Beispiel kurz vorgestellt

Der veb.ch – 1936 gegründet und laut Eigenwerbung grösster Schweizer Verband für Rechnungslegung, Controlling und Rechnungswesen – publiziert sogenannte Schweizer Controlling Standards. Gegenstand des Standards Nr. 3 ist das Reporting. Als Vorher-Beispiel verwende ich die Muster-Auswertung im Excel, die auch auf der Homepage zum Download zur Verfügung gestellt wird (http://veb.ch/publikationen/controlling.html#c48).

Schweizer Controlling Standards - Nr. 3 Reporting – Viel Raum für Verbesserungen

 Für grössere Ansicht aufs Bild klicken.
Wenn wir diese schematische Muster-Auswertung anhand der IBCS-Empfehlungen kritisch beurteilen, fallen folgende Kritikpunkte auf:

1. Titelkonzept: Das Titelkonzept ist nicht vollständig.
2. Die Spaltenbezeichnungen sind nicht rechtsbündig, dadurch sind die vertikalen Striche notwendig.
3. Alle Spaltenüberschriften sind fett, dadurch wird die Möglichkeit, die aktuelle Spalte hervorzuheben, vergeben.
4. Positive Abweichungen werden ohne Vorzeichen dargestellt, dadurch wird die Lesbarkeit erschwert.
5. Die zeitliche Reichenfolge von Ist, Budget, Vorjahr entspricht nicht dem normalen Zeitverlauf von Vorjahr, Ist und Budget. Zudem ist die Gruppierung von Kumuliert (YTD), Berichtsmonat und Jahreszahlen nicht logisch.
6. Durch die vielen Spalten ist die Lesbarkeit erschwert.
7. Ohne eine Botschaft stellt dieses Muster nur eine Statistik dar, denn bei einem Bericht sollte dem Leser eine nachvollziehbare Analyse geboten werden.

.

Vorgabe für das Nachher-Beispiel

Ich zeige Varianten des Nachher-Beispiels, einerseits in Form einer Statistik, d.h. ohne Botschaft, dann andererseits als Bericht mit einer entsprechenden Analyse.
Um die Problematik der Subtotale und Totale besser zu beleuchten, habe ich das Beispiel etwas erweitert.
 Für grössere Ansicht aufs Bild klicken.

Beurteilung:

  • Durch die Trennung der Datenspalten (Mai vor der Produktbezeichnung) wird die Tabelle etwas besser lesbar.
  • Beim Beispiel ist es eher ungewöhnlich, dass die Überleitung von der Handelsbilanz (HB) zum Ist (AC) offen ausgewiesen wird.
  • Nicht optimal ist die Vermischung von Deutsch und den englischen Abkürzungen für Vorjahr (PY), Ist (AC).
  • Die Auswertung ist eher überladen, aus diesem Grund habe ich auf die Balkendiagramme bei den absoluten Abweichungen verzichtet.


Für grössere Ansicht aufs Bild klicken.

Beurteilung:

Mit der Botschaft wird der Bericht seinem Anspruch erst gerecht. Der Empfänger erhält nun zusätzliche Informationen im Hinblick auf die bisherige Abweichung beim Lebensmittel D, die getroffene Massnahme und den erwarteten Nettoumsatz. Hier nimmt der Controller seine Aufgabe eigentlich erst richtig wahr.

Verwandte Artikel