HR und Leadership

Interne Kommunikation als Chance im Veränderungsprozess

20. August 2012

Veränderungsprozesse zählen heute zu einer permanenten Herausforderung in Organisationen: Wachstumsinitiativen, Kostensenkungsprogramme, Restrukturierungen, IT-Innovationen und neue Personalkonzepte sind nur ein paar Beispiele, welche Veränderungsprozesse im Unternehmen auslösen. Und es sind nicht nur die spektakulären Fusionen von internationalen Unternehmen, die professioneller Veränderungskonzepte bedürfen, sondern auch kleinere Firmen und Institutionen.
Theorie und Praxis zeigen dabei deutlich, dass die Veränderung nicht nur fachlich und ökonomisch fundiert geplant sowie umgesetzt werden muss, sondern hohe Priorität hat gleichermassen das Einbeziehen der „weichen“ Reaktionen. Das heisst, die Veränderung muss auch von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Organisation akzeptiert und getragen werden. Das setzt voraus, dass sich die Verantwortlichen mit den konkreten Bedürfnissen einzelner Personen und Gruppen befassen.

Die Verbindung zwischen dem Projekt und den Betroffenen stellt in erster Linie die interne Kommunikation her; sie begleitet ein Veränderungsprojekt in allen Phasen. Denn: Häufig werden die Mitarbeitenden vor vollendete Tatsachen gestellt und können sich nicht in die Planungen der Veränderung einbringen.
Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, sie bestmöglich und frühzeitig zu informieren und somit auf ihre Rolle in dem weiteren Prozess vorzubereiten. Dabei gilt es die Balance zu finden zwischen den beiden Extremen „zu viel“ versus „zu wenig“ Information. Denn neben zu knapper oder lückenhafter Kommunikation besteht auch das Risiko der Desorientierung, wenn Mitarbeitende von Informationen „überflutet“ werden.
Fazit: Gekonnte interne Kommunikation hat in Veränderungssituationen einen positiven Einfluss und es lohnt sich, ein massgeschneidertes Kommunikationskonzept zu entwickeln. Die nachfolgende Abbildung zeigt wichtige Elemente für die gezielte Kommunikation in fünf Schritten:

Quelle: Elemente von Informationsprozessen nach Kalcher (2008)
 

Professionelle interne Kommunikation bewirkt bei den Mitarbeitenden zum Beispiel, dass sie

  • die Veränderung akzeptieren.
  • bereit sind, die Veränderung mitzutragen.
  • von dem Sinn und der Notwendigkeit der Veränderung überzeugt sind.
  • sich bei der Umsetzung der Veränderung engagieren.

Change-Kommunikation als Führungsaufgabe

Auffallend ist, dass der Stellenwert der zwischenmenschlichen Kommunikation vor der Wirkung der schriftlichen Medien rangiert. Das direkte Gespräch mit seinen verschiedenen Facetten (Zweiergespräche, Gruppensitzungen, Workshops etc.) trägt wesentlich zur Vermittlung von Kernbotschaften bei – und damit zur Verdeutlichung der Sinnhaftigkeit und Akzeptanz der Veränderung. Die schriftlichen Kommunikationsmedien, einschliesslich der klassischen Form des Newsletters, haben durchaus ihre Berechtigung als unterstützendes Fundament für die zwischenmenschliche Interaktion. Eine tragende Rolle nimmt letztlich die vorgesetzte Person der Mitarbeitenden ein, weil sie als zentrale Schlüsselfigur zwischen dem obersten Management und der Belegschaft agiert. Die besondere Herausforderung liegt also darin, die Führungskräfte auf diese Aufgabe frühzeitig und prozessbegleitend einzustimmen, indem ihnen Hintergrundinformationen, Sprachregelungen und Verfahrensleitlinien zur Verfügung gestellt werden.

Der Blogbeitrag ist ein kurzer Auszug aus dem Artikel "Auf die Balance kommt es an"; erschienen am 22. Juni 2012 im Alpha-Kadermarkt.

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